suivi factures fournisseurs

Comment assurer le suivi fournisseur de ses factures ?

Pour maintenir une relation de qualité avec vos fournisseurs, il est essentiel d’adopter une bonne gestion des factures afin de les régler à l'heure. Découvrez comment assurer le suivi fournisseur pour vos factures avec Libeo.

ASSURER LE SUIVI DES FOURNISSEURS : LA CLÉ POUR PÉRENNISER SON ENTREPRISE

Votre entreprise fonctionne grâce à l’impulsion que vous lui donnez et grâce à l’engagement de vos équipes. Oui, mais elle performe également grâce aux fournisseurs avec lesquels vous travaillez. Si certains d’entre eux ne sont pas essentiels à votre activité, d’autres jouent un vrai rôle stratégique dans la performance de votre entreprise.

Ces fournisseurs clés doivent rapidement être mis en évidence. Vous devez assurer un suivi fournisseur de qualité avec ces derniers pour éviter les répercussions qu’aura la fin de cette relation professionnelle sur votre activité.

Si le suivi fournisseur passe par la transparence, une bonne gestion des commandes et le respect des délais de livraison, il passe aussi par la mise en place d’un process de règlement des factures efficace. L’objectif ? Satisfaire pleinement vos fournisseurs clés pour instaurer une relation de confiance entre vous et une collaboration efficace et sereine sur le long terme.

LE SUIVI FOURNISSEUR EN 4 ÉTAPES

Suivre vos factures est essentiel si vous voulez préserver votre relation avec vos fournisseurs. En adoptant une méthode de suivi adaptée, vous savez ainsi quelles sont les échéances à venir pour être dans les temps et éviter une rupture fatale pour votre entreprise.

1/ Contrôler ses factures fournisseurs

Lorsqu’un fournisseur vous envoie une facture, la première chose à faire est de la contrôler afin de vérifier qu’elle ne comporte pas d’erreurs. Vous devez par exemple contrôler :

  • Les conditions contractuelles ;

  • La désignation du produit ou du service vendu ;

  • La quantité facturée ;

  • Le prix unitaire HT et TTC ;

  • les remises négociées ;

  • Les frais de port ;

  • le délai de paiement.

Si la facture vous semble correcte, vous pouvez la placer en attente de règlement.

2/ Classer les factures reçues

Si vous gérez des factures papier, rangez-les dans des classeurs de manière chronologique. Vous pourrez ainsi facilement retrouver les factures datant du mois d’avril ou du mois de mai. Si vous utilisez un logiciel de dématérialisation, vos factures fournisseurs pourront y être rangées de manière optimale. Vous pourrez les retrouver à partir d’un simple mot clé ou de filtres et opérer un suivi fournisseur en quelques clics.

Bon à savoir : pour ne pas vous perdre dans les factures à régler et avoir une vue d’ensemble sur les paiements à réaliser, pensez à centraliser vos factures au même endroit.

3/ Respecter les délais de paiement

Vous attendez de vos fournisseurs qu’ils vous livrent dans les délais pour les marchandises ou pour le service commandé. Votre priorité est d’avoir de la qualité et qu’elle vous parvienne rapidement. Pour votre fournisseur, la priorité est d’être payé dans les délais pour le service rendu. Si une entreprise peut perdre un client non satisfait en un rien de temps, la situation est la même côté fournisseur. Un retard de paiement peut lui donner envie de se tourner vers un autre client qui se montrera plus respectueux des délais.

Si vous acceptez la facture que vous envoie un fournisseur, vous vous engagez à la régler à l’échéance. Pour continuer à entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs et payer vos factures à temps, vous devez mettre en place un process de règlement ainsi qu’un process de suivi fournisseur. Veillez par exemple à mettre en place un échéancier de règlement en identifiant les factures à venir et celles pour lesquelles vous avez encore du temps.

Si vous êtes en retard de paiement, informez sans plus attendre votre fournisseur. Il évitera ainsi de s’inquiéter inutilement et pourra anticiper ce défaut de paiement dans sa trésorerie. Si vous entretenez de bonnes relations avec lui, vous pouvez également négocier un délai de paiement supplémentaire.

Bon à savoir : attention à ne pas payer trop tôt vos factures pour ne pas dégrader votre trésorerie en augmentant le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) de votre entreprise.

4/ Gérer son suivi fournisseur à l’aide d’un outil adapté

Pour assurer un suivi efficace des factures fournisseurs, vous pouvez utiliser un outil digital qui vous permettra de planifier certaines tâches et de gérer vos échéances de manière plus efficace.

En utilisant une solution de gestion et de paiement des factures fournisseurs comme Libeo par exemple, vous anticipez les sorties d’argent et réglez vos factures au bon moment. Ces dernières sont collectées automatiquement et rangées de manière intelligente. Le paiement des factures se fait directement sur l’interface, en un clic, sans IBAN à renseigner.

Opter pour un outil de dématérialisation vous permet d’améliorer votre relation fournisseur. Vous avez un meilleur contrôle sur les factures à régler, vous identifiez mieux les délais de paiement et vous réglez les factures dans les temps. La dématérialisation est la clé pour assurer un suivi fournisseur de qualité pour ses factures.

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