Comment créer une fiche fournisseur ?

Que contient une fiche d’identification fournisseur ?

Les fichiers fournisseurs sont un moyen pour les entreprises de garder une trace de leurs fournisseurs et autres prestataires de services. Ils peuvent être utilisés comme un carnet d’adresses pour les fournisseurs de services de l’entreprise, ou servir de base de données commerciales plus générale. Les fichiers fournisseurs sont intégrés dans un système d’information (SI), de sorte qu’il est facile de les mettre à jour avec de nouvelles informations sur un fournisseur donné, lorsque cela est nécessaire. Ces fiches contiennent l’ensemble des renseignements relatifs à un fournisseur :

• Coordonnées du fournisseur (nom et adresse de la société, numéro de SIRET et de TVA, identifiant de la société, numéro de compte et l’ensemble des informations bancaires) ;
• Historique des paiements ;
• Taux de TVA applicable pour ce fournisseur ;
• Compte comptable Achat utilisé pour ce fournisseur ;
• Contrats spécifiques ;
• Commandes en cours ;

La fiche fournisseur est destinée au service des achats. Le suivi et la mise à jour du fichier fournisseur (ou base fournisseur) dans l’ERP sont assurés par le comptable fournisseur. C’est lui/elle qui s’assure de la bonne mise en œuvre des principes de contrôle interne sur ce périmètre. En l’absence de comptables, c’est le Directeur Administratif et financier à qui revient cette tâche.

Comment faire une fiche fournisseur ?

Pour ajouter un nouveau fournisseur à votre base de données, vous devez lui créer une fiche dans votre CRM (Customer Relationship Management). Pour cela, plusieurs façons de procéder :

1. En ajoutant un nouveau fournisseur manuellement dans votre liste ou depuis une fiche existante ;
2. En créant une nouvelle fiche à partir d’une fiche fournisseur existante ;
3. À partir d’une fiche client, si ce client est également fournisseur de votre organisation ;
4. À partir de n’importe quel document financier ou opérationnel (facture, bon de commande, avoir, etc.) ;

Si vous n’utilisez pas d’ERP (progiciel de gestion intégré) dans votre entreprise, vous pouvez créer vous-même vos propres fiches fournisseurs sur Excel, et les télécharger au format PDF pour éviter l’altération du contenu. Il existe aussi des modèles de fiche fournisseur sur Word et Microsoft Office.

Cette option peut convenir aux petites organisations, qui enregistrent peu de mouvements bancaires. En revanche, dès lors que vos achats fournisseurs augmentent, il est conseillé de créer une base de données fournisseurs pour simplifier la gestion et l’actualisation des informations.

exemple de fiche de processus d'achat

Le processus d'achat comporte plusieurs étapes :

La base de données fournisseurs : un avantage stratégique et financier pour l’entreprise

L’urbanisation des systèmes d’information et l’apport des nouvelles technologie ont rendu la gestion des données fournisseurs à la fois plus performante et plus complexe. Au sein des organisations, ces données sont beaucoup plus manipulées, et de façon bien plus techniques.

La complexité des nouveaux processus et systèmes de gestion est accentuée par la question de la centralisation de la donnée. Aussi, pour ne pas fausser l’information comptable et l’état des flux de trésorerie, veillez à actualiser et organiser les données fournisseurs régulièrement. C’est l’objet d’une base fournisseurs.

Ce fichier, qui recense l’ensemble des prestataires externes à l’organisation, présente plusieurs intérêts :

• Sécuriser et nettoyer les données ;
• Vérifier la création de chaque fiche ;
• S’assurer de l’intégrité/fiabilité des données dans le temps ;
• Avoir accès à l’information de manière centralisée ;
• Synchroniser la base avec l’ensemble des systèmes de l’entreprise ;
• Partager les documents grâce au paramétrage des droits d’équipe ;
• Permettre au fournisseur d’actualiser lui-même certaines données sur son compte.

Au sein des structures qui enregistrent des mouvements bancaires importants, un fichier fournisseur mal géré occasionne non seulement des problèmes financiers (retards de paiement, doublons de factures, pénalités, etc.), mais rend difficile l’élaboration d’une analyse de la dépense fiable en interne.

Un fichier non actualisé entraîne de la frustration dans la communication interne. L’encours fournisseur n’est plus à jour, et c’est toute la dette fournisseur qui est erronée. Sans parler de la dégradation de la relation commerciale, causée par les retards de paiement

Constituez votre base fournisseur fiable et sécurisée avec Libeo

Solution de paiement interentreprises SaaS, Libeo accompagne les entreprises dans la mise en place d’une gestion automatisée de leurs factures fournisseurs. Depuis votre espace Libeo, centralisez tous vos contacts (fournisseurs et clients) en créant pour chacun une fiche détaillée, qui contient :

• Les informations de contact et de paiement (compte auxiliaire, IBAN) ;
• Les dernières factures, et leur statut (payées, en attente de paiement, à valider, etc.) ;
• Les documents rattachés (CGV, catalogue, contrat) ;
• Le mode de paiement choisi (pour les fournisseurs payés en dehors de Libeo) ;
• Le solde total reçu depuis 30 jours ;
• Le solde total reçu depuis un an ;

Créer une fiche fournisseur est facile et gratuit avec Libeo : depuis votre espace Libeo, rendez-vous dans la rubrique « Contacts » puis « Ajouter un fournisseur ».

Renseignez son nom ou numéro de SIRET pour trouver le fournisseur dans le menu déroulant. Cliquez ensuite sur « Enregistrer » pour l’ajouter à votre réseau. Dans chaque fiche fournisseur, retrouvez ensuite le détail de chaque facture, commande, avoir et paiement à valider.

Pour gagner du temps, vous avez la possibilité d’importer directement vos fournisseurs dans Libeo, depuis votre PGI grâce au ficher fournisseur au format Excel à télécharger.