5 étapes pour le suivi des factures des fournisseurs

Suivi des factures fournisseurs : la clé pour sécuriser le cycle d’achat

En matière de suivi des factures fournisseurs, l’objectif principal de votre entreprise est d’avoir une vision claire des factures que vous recevez et de leur délai de paiement.

Votre entreprise fonctionne grâce à l’élan que vous lui donnez et à l’engagement de vos équipes. Oui, mais elle fonctionne aussi grâce aux fournisseurs avec lesquels vous travaillez. Si certains d’entre eux ne sont pas indispensables à votre activité, d’autres jouent un véritable rôle stratégique dans la performance de votre entreprise.

Même s’il n’est pas un partenaire essentiel, tout fournisseur peut avoir un impact sur les performances de votre entreprise. Il est donc capital de respecter la planification des commandes fournisseurs et le suivi des factures pour vous assurer que vos fournisseurs clés restent engagés et motivés.

La gestion des comptes fournisseurs

La gestion des comptes fournisseurs englobe la réception et le paiement des factures, le suivi des paiements en suspens, la gestion des relations avec les fournisseurs et le contrôle des flux de trésorerie. La comptabilité fournisseurs a trois fonctions principales :

1. Fournir un enregistrement précis de toutes les factures en cours, y compris le montant dû, les conditions de paiement et les éventuelles clauses de pénalité.
2. Garantir que les factures sont payées à la date d’échéance ou avant, afin d’éviter les pénalités de retard ou les actions de recouvrement de la part des fournisseurs.
3. Déployer un mécanisme de contrôle de la solvabilité des fournisseurs qui peuvent représenter un risque pour la trésorerie de votre organisation.

Comment faire le suivi des fournisseurs ?

En entreprise, c’est le service des comptes fournisseurs qui est chargé d’assurer le suivi des commandes, de déterminer si les fournisseurs facturent les bons taux et les bonnes marges et d’examiner les conditions de paiement et les remises proposées par les fournisseurs. C’est également ce service qui rapproche les bons de commande et de livraison des factures fournisseurs.

Il veille à ce que toutes les factures soient payées à temps, tient à jour les registres des créances en souffrance et assure le suivi des paiements effectués aux fournisseurs.

Quels sont les moyens pour suivre et évaluer ses fournisseurs ?

Lors du suivi et de l’évaluation des fournisseurs, vous devez vous assurer qu’ils répondent à vos besoins et à vos exigences. Pour ce faire, vous devez disposer d’un ensemble de paramètres permettant d’évaluer régulièrement chaque fournisseur. Ces paramètres peuvent être les suivants :

• Respect des délais de livraison
• Qualité des biens et des services
• Performance en matière de coûts
• Respect des conditions de paiement

Comment faire l’analyse des comptes fournisseurs ?

Le suivi et l’évaluation des fournisseurs constituent une partie essentielle du processus de comptabilité fournisseur de toute entreprise.

Un bon point de départ est le tableau chronologique des comptes fournisseurs. Ce rapport fournit un résumé de toutes les factures datant de plus de 30 jours. Il indique également le montant total dû, ce qui est utile lorsque vous essayez de déterminer s’il y a un problème dans la façon dont votre entreprise paie ses factures.

Comment suivre les factures fournisseurs dans Libeo ?

Prendre du retard dans le paiement des factures de vos fournisseurs peut constituer un problème majeur pour votre entreprise. C’est pourquoi il est important d’assurer un suivi régulier.

Libeo fournit une solution intégrée de gestion des factures fournisseurs, qui consiste en une plateforme personnalisable qui collecte, centralise et contrôle vos factures. Grâce à la la création de workflows personnalisés, vous savez exactement quand la facture a été validée, payée et par qui.

1/ Faites des fiches de suivi fournisseur

La première étape du suivi des factures des fournisseurs consiste à établir des fiches de suivi pour chacun d’entre eux. Chaque fiche contient :

• les informations du fournisseur ;
• le contact ;
• les dernières factures et commandes en cours ;
• le total des montants payés dans les 30 derniers jours et depuis le début de l’année
• Les préférences de paiement ;
• les montants et les dépenses totales par fournisseur :

Pour gagner du temps, importez directement vos fournisseurs au format cSv dans Libeo. Une fois l’import terminé, rassemblez vos fiches fournisseurs dans un fichier et actualisez-le régulièrement. De cette façon, lorsqu’un de vos fournisseurs modifie ses coordonnées bancaires, vous pouvez mettre à jour sa fiche automatiquement.

2/ Suivez l’arrivée de vos factures

Pour avoir une vue d’ensemble sur l’arrivée de vos factures, automatisez leur récupération depuis les sites de vos fournisseurs, vos fichiers et vos boîtes mail. La collecte automatique vous permet de ne manquer aucune facture et de les centraliser dans une interface unique et d’appliquer des filtres pour les retrouver facilement :

Lorsqu’un fournisseur vous envoie une facture, la première étape consiste à la contrôler pour vérifier son intégrité et son authenticité. Pour simplifier cette étape, Libeo utilise la reconnaissance automatique des caractères (OCR) qui détecte et saisit les données de la facture :

• L’identité du fournisseur (SIRET, contact, adresse, etc.).
• La désignation du produit ou du service vendu ;
• La référence de la facture ;
• La quantité facturée ;
• Le prix unitaire HT et TTC ;
• Le(s) taux de TVA applicable(s)
• Les remises négociées ;
• Les frais de port ;
• Les modalités de paiement

Les informations lues sont saisies et retranscrites dans l’onglet correspondant, par catégorie : dates, numéro de facture, devise, compte d’achat, TVA, etc.

Une fois la facture contrôlée, vous pouvez la valider ou demander une approbation en cas de doute sur l’origine ou le contenu de la facture.

3/ Créez une liste des factures en attente de paiement

Si vous traitez des volumes importants de factures, centralisez-les dans une liste et classez-les par statut reprenant toutes les informations nécessaires pour chaque facture (date de réception, date d’échéance, montant).

Cela vous permettra de suivre toutes les factures en attente et de voir en un coup d’œil les factures par statut :

Cela vous donnera une visibilité accrue sur vos dépenses en cours et à venir, et vos échéances de paiement.

4/ Construisez une Piste d’Audit Fiable pour le suivi de vos factures

Avec Libeo, vous pouvez désormais suivre vos factures fournisseurs en un seul endroit. De la réception au paiement, Libeo reconstitue le fil d'activité de la facture grâce à une Piste d'Audit Fiable, qui détaille chaque étape et contrôle effectué sur une facture et son exécutant - vous permettant ainsi de prendre des décisions en toute connaissance de cause.

La piste d'audit vous permet de savoir avec certitude qui a accédé à vos factures fournisseurs grâce à la gestion des droits d'accès.

5/ Automatisez le suivi de vos factures

Pour optimiser le suivi efficace de vos factures fournisseurs, utilisez une solution d’automatisation des comptes fournisseurs. Ces outils rationalisent les processus et automatisent le circuit de validation des factures.

En utilisant une solution de gestion et de paiement des factures fournisseurs comme Libeo par exemple, vous anticipez les sorties d’argent et réglez vos factures au bon moment. Les factures sont collectées automatiquement et centralisées au sein d’une interface sécurisée. Le paiement des factures se fait directement depuis la plateforme, en un clic, sans IBAN à renseigner :

La solution Libeo utilise le fil d'activité pour suivre le statut des factures fournisseurs et vous assure une visibilité optimale sur l'ensemble du processus post-achat. Elle vous aide également à identifier les exceptions et les anomalies et vous permet de prendre des mesures correctives (préventives) ou de les signaler (réactives).

Foire aux questions

Comment enregistrer les factures fournisseurs ?

L’enregistrement d’une facture fournisseur en comptabilité se fait en plusieurs étapes :

• Séparer les montants HT, TTC et le montant de la TVA facturée
• Entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et/ou crédit des comptes correspondants

Enregistrer vos factures fournisseurs dans le journal le jour de l’opération. C’est-à-dire de la date de paiement. Notez que les dates d’enregistrement dépendent du mode de règlement utilisé :

• Par chèque : à la date d’émission
• Par virement bancaire : à la date d’ordre de virement
• Par carte : à la date d’ordre de paiement
• Par PayPal : débit du règlement

Comment se fait le traitement des factures ?

Elles peuvent être traitées manuellement ou automatiquement. Le processus de traitement se déroule ainsi :

• La facture est reçue par le service des comptes créditeurs.
• La facture est examinée et, en cas de doute sur son exactitude, le montant est vérifié auprès du vendeur.
• Une fois approuvée, la facture est saisie dans le système comptable et enregistrée en tant qu’écriture de débit dans les comptes fournisseurs, ce qui diminue le solde de trésorerie.
• Le fournisseur est payé, les écritures comptables sont passées.

Dans le cadre d’un processus manuel, la facture est reçue et vérifiée par le service comptable avant d’être envoyée au client pour paiement. Dans le cadre d’un processus automatique, la facture est reçue et immédiatement envoyée par voie électronique au client pour paiement.