E-reporting : la transmission de données de transaction à l'administration

E-reporting : définition

L’e-reporting, par définition, désigne le système de transmission des données à l’administration. Basée sur un format de déclaration standardisé, cette nouvelle obligation vise au préremplissage des déclarations de TVA et à la lutte contre la fraude fiscale.

Les principales caractéristiques de l’e-reporting sont les suivantes :

• Transparence : l’entité déclarante transmet ses données directement à l’administration publique et ne fait pas appel à un tiers, ce qui facilite la transparence et accroît la confiance.
• Efficacité : le processus de transmission est automatisé et sécurisé, de sorte qu’il n’y a pas besoin d’interventions manuelles ou d’erreurs humaines. Il élimine également le besoin de documents papier ou électroniques, qui peuvent être sujets à des erreurs de traitement et de stockage.
• Interopérabilité : l’e-reporting permet à différentes entités d’échanger des données dans un format standardisé qui est accepté par toutes les parties concernées (administration, institution financière). Cela réduit les coûts liés à l’échange d’informations entre différents systèmes.

Comment fonctionne le workflow e-reporting ?

Le workflow e-reporting est conçu pour s’assurer que toutes les transactions sont transmises à l’administration en temps voulu et de manière sécurisée. Le contenu du workflow selon la nature de la transaction, mais dans l’ensemble, toutes les déclarations suivent le même circuit :

1. Transmission électronique des données par voie électronique à l’administration, qui peut alors vérifier si elles ont déjà été déclarées ou non. Cela garantit qu’il n’y a pas de déclaration en double, ce qui est important pour les deux parties, car cela réduit la quantité de travail nécessaire à des fins d’audit et de contrôle.

2. Validation de la transmission électronique des données : si une transaction a déjà été déclarée, vous recevrez un message d’erreur de votre fournisseur indiquant que cette transaction particulière doit être saisie à nouveau afin d’éviter les doublons. Outre la prévention des doubles déclarations, cette étape permet de s’assurer que vos données correspondent aux informations détenues par les autorités concernant le statut fiscal de votre entreprise.

3. Confirmation automatisée de la transmission électronique des données : une fois toutes vos transactions transmises, vous recevrez une confirmation automatisée de votre fournisseur de logiciel.

tableau des opérations situées dans le champ du e-reporting

e-invoicing, e-reporting : comprendre la terminologie

L’e-reporting désigne la procédure de transmission de données de transaction à l’administration. Cette obligation vient compléter le déploiement de l’e-invoicing. Cette disposition implique que toutes les entreprises du secteur privé assujetties à la TVA en France doivent transmettre aux autorités fiscales les informations relatives aux factures, mais exclues du champ de la facturation, à savoir :

• Les transactions BtC ;
• Les opérations intracommunautaires ;
• Les opérations réalisées avec des particuliers non assujettis à la TVA.

L’e-invoicing fait référence au procédé de l’émission et de réception de factures via une plateforme de dématérialisation. Pour garantir la sécurité du processus, l’entreprise peut utiliser des signatures électroniques, des logiciels EDI ou tout autre outil doté de contrôles documentés et permanents garantissant l’intégrité des données. Outre les mentions légales habituelles, les factures électroniques doivent comporter des données structurées pouvant être lues et comprises par un ordinateur afin de répondre aux normes de facturation électronique.

Quand le système entrera-t-il en vigueur ?

Le déploiement du e-reporting en France suit le même calendrier que celui de l’e-invoicing. À savoir qu’à compter de 2024, toutes les entreprises devront procéder au e-reporting exigé par la DGFiP : 

• 1er juillet 2024 : obligation d’émission de factures électroniques et de e-reporting pour les grandes entreprises et obligation de réception de factures électroniques pour toutes les entreprises.
• 1er juillet 2025 : obligation d’émission de factures électroniques et du e-reporting pour les entreprises de taille intermédiaire.
• 1er juillet 2026 : obligation d’émission de factures électroniques et du e-reporting pour les PME et TPE.

E-reporting 2024 : comment déclarer mes données à l’administration ?

À l’exception du numéro d’identification fiscale, les données à déclarer correspondent à celles de la facture électronique. L’e-reporting porte notamment sur les opérations suivantes :

• Livraisons intracommunautaires de biens et services. 
• Exportations de biens et produits pour la maison réalisées au bénéfice d’entreprises hors U.E. 
• Opérations vers les départements d’outre-mer. 

Le numéro d’identification standard (SIREN) sera remplacé par un numéro de TVA intracommunautaire pour les transactions au sein de l’Union européenne. Un code différent est prévu pour les transactions hors de l’U.E.

Comment envoyer mon e-reporting ?

La transmission des données admet trois scénarios, basés sur l’infrastructure technologique des entreprises.

1/ Vous utilisez un logiciel de caisse

Tous les tickets émis pendant la journée doivent être déclarés comme des tickets Z.

2/ Vous utilisez la facture électronique

Les données de facturation peuvent être transmises à l’administration par le même canal que celui utilisé pour le circuit de facturation électronique B2B, sans avoir à les transmettre au client.

3/ Vous n’utilisez pas de système informatique

Vous devrez envoyer un résumé des transactions traitées chaque semaine ou chaque mois.

Quand envoyer mon e-reporting ?

En fonction de son régime fiscal, une entreprise sera être tenue de faire des e-reportings à des fréquences différentes :

• Régime normal : le rapport hebdomadaire devra être transmis dans un délai de 4 jours.
• Régime fiscal spécial : le rapport hebdomadaire devra être transmis dans un délai de 7 jours à compter de la fin du mois.

Sous quel format envoyer mon e-reporting ?

Pour un e-reporting en bonne et due forme, vous devez transmettre vos données en utilisant les formats UBL, CII ou Factur-X.