Factur-X, la nouvelle norme de facturation électronique

Qu’est-ce que la Factur-X ?

La Factur-X, c’est quoi au juste ? Ce nouveau format correspond à une norme de facturation électronique répondant à la Norme sémantique européenne EN 16 931 du CEN et du Forum National de la Facture électronique (FNFE) basée sur les standards franco-allemands, qui définit précisément la nature des données contenues dans une facture dématérialisée.

On parle de facture électronique « mixte », car Factur-X se compose d’un fichier en deux formats : PDF/A-3 et XML (eXtensive Markup Langage), ce qui lui permet d’être lue à la fois par un humain et un logiciel.

La Factur-X va permettre de normaliser la facture électronique et de la généraliser dans les petites et moyennes entreprises.

Fonctionnement de la Factur-X : exemple schématisé

La Factur-X se compose d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF :

• Le PDF/A-3 contient l’image de la facture ;
• Le fichier XML contient les données structurées de la facture ;

Quels sont les langages de programmation compatibles avec Factur-X ?

Pour créer une facture sur la base d’un lisible PDF et d’un fichier de données XML, on peut utiliser les librairies Factur-X, qui utilisent des langages de programmation comme Python, PHP, Java, etc.

La Factur-X est-elle obligatoire ?

La facture électronique va devenir une obligation pour les entreprises à compter de 2024. Pour émettre et recevoir des factures électroniques, les plateformes de dématérialisation partenaires et le portail public de facturation devront utiliser l’un des formats ci-dessous :

• le format Cross Industry Invoice (CII) ;
• le format Universal Business Language (UBL) ;
• le format mixte, Factur-X.

À l’heure actuelle, rien ne permet d’affirmer que Factur-X va devenir le format par défaut.

Comment reconnaître une Factur-X ?

La Factur-X est reconnaissable à son format PDF/A-3 (Format de Document Portable pour l’Archivage de 3e génération), qui intègre :

1. Une image de la facture au format PDF, telle qu’elle serait présentée sur papier. Il mentionne toutes les informations nécessaires au traitement humain de la facture.
2. Les données structurées de la facture au format XML, un langage informatique qui permet l’échange et la lecture des données par un logiciel.

Ce double niveau de lecture lui permet d’être comprise à la fois par un être humain et un logiciel de comptabilité. Vous pouvez envoyer une Factur-X à votre client sans vous soucier de sa capacité à exploiter le fichier. Plus besoin d’adapter le format de la facture logiciel du client : Factur-X est compatible avec tous les logiciels comptables. Vous pouvez joindre à la facture d’autres documents, comme le contrat ou le bon de commande par exemple.

Pourquoi la facture X a-t-elle été créée ?

Pour réduire le temps et les coûts de traitement des factures

La facture électronique permet de réduire de 50 % le coût global de traitement, et de 30 % le temps de traitement. À terme, cette dématérialisation des documents améliore les délais de paiement et diminue les risques d’erreur de saisie et les tentatives de fraude. Deux priorités pour les directions financières en 2023.

Pour renforcer la compétitivité des entreprises

L’objectif premier de Factur-X est de permettre aux fournisseurs de créer des factures à valeur ajoutée, avec un maximum d’informations sous forme structurée. En fonction de leurs besoins et de leur maturité en matière d’automatisation, les clients recevant des Factur-X peuvent choisir d’utiliser ou non les données structurées et/ou l’image de la facture.

Ce nouveau format de facturation participe également à l’automatisation du traitement de factures par les logiciels de comptabilité. Un gain de temps non négligeable pour les services comptables, qui n’ont plus besoin de ressaisir toutes les données des factures manuellement.

C’est donc un avantage compétitif pour les TPE-PME, qui n’ont pas les ressources et le bagage technique nécessaires pour investir dans des logiciels de facturation et de comptabilité.

Pour se préparer à la facturation électronique

La facture électronique deviendra la norme pour toutes les entreprises françaises du secteur privé d’ici 2024. Pour se préparer au mieux à ce basculement numérique notable, les entreprises sont d’ores et déjà invitées à adopter les nouveaux formats de facture électronique et à choisir une plateforme de dématérialisation pour l’envoi et la réception de leurs e-factures.

Utiliser la Factur-X vous assure donc d’être en avance sur la réforme et de vous familiariser avec ce nouveau cadre règlementaire avant qu’il ne devienne obligatoire.

Pour renforcer la sécurité des transactions

La question de la sécurité des paiements et des échanges B2B est au cœur de la réforme de la facture électronique. Garantir la traçabilité des informations et l’authenticité des données des facturations est une priorité pour les directions comptables et financières.

C’est à cela que répond la Factur-X : grâce à la fonctionnalité d’archivage et au format PDF, la facture garantit l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu du document.

Comment faire une Factur-X ?

Si vous utilisez un logiciel de facturation, vérifiez dans vos paramètres si certains modèles sont conçus pour répondre à la norme mixte Factur-X. C’est le cas d’Evoliz par exemple. La liste des outils disponibles pour créer et traiter une Factur-X est disponible dans la documentation du site de la FNFE. Les voici :

Pour faciliter l’intégration de la Factur-X dans les processus de facturation et de paiement, les entreprises peuvent choisir entre 5 profils de données structurées.

• Le profil « Minimum » : qui comprend le minimum de données exigées par le portail Chorus Pro ;
• Le profil « Basic WL » correspondant aux données d’entête et pied de factures les plus couramment demandées ;
• Le profil « Basic » : qui reprend le profil BASIC WL en intégrant les données essentielles de ligne de facture ;
• Le profil « EN 16 931 » correspondant à toutes les données potentielles prévues dans la norme sémantique européenne EN16931
• Le profil « Extended » correspondant au profil EN16931, augmenté de données additionnelles.

Cette pluralité des profils permet aux entreprises d’adopter la Factur-X en fonction de leur taille, de leurs besoins en automatisation et de leur maturité numérique.

Comment déposer une facture sur le portail Chorus Pro ?

Pour préparer vos factures à un dépôt Chorus Pro, assurez-vous :

• Que vos factures sont bien au format PDF.
• Qu’elles sont éditées dans des couleurs lisibles (caractères noirs sur fond blanc).
• Que les mots-clés de votre facture (SIRET, client, fournisseur, commande, etc.) sont facilement lisibles.

Lorsque votre facture est prête à être déposée, rendez-vous sur le portail Chorus Pro et accédez à l’espace de dépôt. Cliquez sur « Factures émises » puis « Dépôt factures ». Déposez le fichier et sélectionnez le cadre de facturation (qui définit le profil du déposant et le type de document).

Vérifiez les différents blocs d’informations (cadre, identification, fournisseur, destinataire, montants, références, pièces jointes) et soumettez votre facture. Une fenêtre de confirmation s’affiche à l’écran. En cas d’erreur, vous pouvez annuler. Cliquez sur Confirmer et envoyez.