Comment se préparer à la facture électronique obligatoire dans secteur privé

Qui est concerné par la dématérialisation dans le secteur privé ?

À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront accepter les factures électroniques. Pour l'émission des factures, l'obligation sera progressivement mise en place entre 2024 et 2026.

La généralisation de la facture électronique ne s’applique qu’à certaines catégories de transactions. Pour rappel, on distingue 3 catégories d’échanges commerciaux en entreprise :

• B2C (Business to Consumer — entre une entreprise et un particulier) ;
• B2B (Business to Business – entre deux entreprises) ;
• B2G (Business to Government – entre une entreprise et une administration publique).

Seuls les échanges B2B et B2G sont concernés par la réforme de la facture électronique.

Quelle est la réglementation concernant la facture électronique et les dates de mise en œuvre ?

L’obligation de facturation électronique dans le secteur privé est détaillée dans l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

Pour l’administration fiscale, la réforme de la facturation électronique poursuit plusieurs objectifs :

• Elle s'inscrit dans la lutte contre la fraude à la TVA et le contrôle des comptes nationaux, conformément au décret du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique.
• Elle renforce la compétitivité des entreprise, en diminuant les délais de paiement et les coûts de traitement des factures ;
• Elle simplifie les obligations en matière de TVA, grâce au pré-remplissage des déclarations ;
• Elle améliore la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique, ou e-facture, est une facture qui suit tout son cycle de vie au format électronique : création, émission, réception et archivage. Pour être conforme, la facture doit remplir trois critères :

1. Authenticité : la facture doit garantir l’identité de son émetteur ;
2. Intégrité : la facture ne peut pas être modifiée ;
3. Lisibilité : elle doit être facilement compréhensible.

Il ne faut pas confondre facture électronique et facture dématérialisée :

• La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi.
• La facture électronique n’a jamais existé au format papier. Tout, depuis son édition jusqu’à son archivage, s’effectue par le biais de processus numériques.

Concrètement, ça veut dire quoi ? La reproduction digitale de la facture doit être la copie conforme de sa version d’origine (papier) : format, couleurs, contenu, présence de logo, de signature, etc., sans perdre la moindre information. Votre copie numérique doit mentionner la date et l’heure de sa création, et être conservée en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), assorti soit :

• D’un cachet « certificat conforme »,
• D’une empreinte numérique,
• D’une signature électronique conforme,
• D’un dispositif sécurisé équivalent autorisé par une autorité de certification.

Calendrier de la facture électronique

Pour tenant compte de la taille et de la maturité numérique des entreprises, le déploiement de l’obligation d'e-invoicing et e-reporting dans le secteur privé se fera progressivement :

• 1er juillet 2024 : obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA d'accepter les factures électroniques en réception.
• 1er juillet 2024 : obligation pour les grandes entreprises (GE) de l'émission de factures électroniques.
• 1er janvier 2025 : obligation pour les pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) de l'émission de factures électroniques.
• 1er janvier 2026 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (TPE-PME) et micro-entreprises de l'émission de factures électroniques.

Facturation électronique obligatoire en 2024 : PPF ou PDP ?

Pour l’envoi et la réception des factures, les organisations auront le choix entre :

• Le Portail Public de Facturation (PPF)
• Ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Les entreprises qui choisissent le Portail Public de Facturation pourront saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures gratuitement. Le PPF servira également pour les opérations de e-reporting à l’administration fiscale.

Les PDP sont des opérateurs de dématérialisation qui ont reçu de l’État une certification ainsi qu’un numéro d’immatriculation les autorisant à opérer comme prestataires de services homologués de l’administration fiscale. Les entreprises du secteur privé qui choisissent ces plateformes pourront envoyer et recevoir leurs factures électroniques, transmettre leurs données à l’administration fiscale (e-reporting).

L’administration laisse la liberté à chaque entreprise d’utiliser soit le portail public de facturation, soit une plateforme de dématérialisation partenaire.

TPE/PME : comment se préparer à la réforme

Les TPE/PME françaises auraient de quoi se réjouir de la réforme de la facturation électronique. Dans ces structures, le montant estimé des retards de paiement est estimé à 20 milliards d’euros, porté ou subi à hauteur de 80 % par les PME/TPE et 20 % par les ETI.

La mise en place sera évidemment progressive, mais on déconseille fortement aux entreprises du secteur privé d’attendre 2024 pour commencer à s'intéresser à la réforme. Au contraire, anticipez dès à présent la transformation digitale de vos processus de paiement et d'encaissement.

Formations France Num : Accompagnement des TPE/PME à la transformation numérique

Pour préparer les TPE-PME au passage à la facturation électronique, l’Ordre des experts-comptables, en partenariat avec Bpifrance et France Num, a développé un parcours d’expérimentation gratuit en 4 étapes :

1. Un diagnostic
2. Un atelier de formation collective à la facture électronique
3. Une expérimentation de 15 à 30 jours
4. Un questionnaire de satisfaction

Durant la phase d'expérimentation, les organisations peuvent tester différentes solutions pour récupérer et envoyer automatiquement leurs factures, dématérialiser les flux d'échanges et les documents.

Réforme de la facture électronique : le rôle des experts-comptables

Partenaire privilégié du dirigeant, l’expert-comptable est dans une position unique pour identifier et évaluer les forces et les faiblesses de ses clients. En tant qu’auditeur des systèmes de facturation, il est le mieux placé pour accompagner les TPE-PME dans la mise en œuvre la réforme.

Libeo et Docaposte s'allie pour construire une PDP performante et innonvante

Pour accompagner ce changement de paradigme, Libeo, spécialiste du paiement entre entreprises, et Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste, ont annoncé leur partenariat et le lancement de Scala, une plateforme de dématérialisation partenaire innovante et certifiée.

Conçue par et pour les experts-comptables et leurs clients, Scala donnera accès à une panoplie de services dont :

• L’émission, la réception et la gestion des factures électroniques
• Une centralisation des flux
• Le suivi, l’analyse et la gestion complète de la trésorerie
• Les paiements en un clic ou la délégation des paiements, relances et encaissements automatisés.

Avec cette plateforme, Libeo et Docaposte donnent aux experts comptables et à leurs clients l’opportunité de s'équiper efficacement face à ce basculement numérique notable. Pour une prise en main rapide et efficace, la plateforme propose un audit de conformité, ainsi qu’un accompagnement technique et métier.

En passant à la facture dématérialisée avec Libeo, vous prenez les devants sur ce basculement numérique notable, tout en rationalisant vos processus de gestion comptable et financière.