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Coûts de facturation : connaissez-vous les (vrais) coûts de vos factures ?

Coûts d’envoi, de réception, classement, transfert, archivage, corrections, sans parler des relances et des litiges, qui viennent gonfler le prix final...

Avant même d’être payées, vos factures fournisseurs vous coûtent déjà cher tous les mois. Quels sont ces coûts de facturation et surtout, comment les réduire ?

COMBIEN COÛTE LE TRAITEMENT D’UNE FACTURE ?

Ce sont des coûts souvent invisibles, qu’on en soupçonne pas. Pourtant, ils sont bien réels. Alors que la facture électronique va devenir obligatoire d’ici 2023, 80% des factures fournisseurs éditées aujourd’hui sont encore envoyées au format papier. Or, traiter ses factures sur papier a un prix (et pas des moindres) : 13,8 € par facture en moyenne.

Sachant qu’une entreprise de type PME/TPE traite en moyenne 67 factures par mois, la note est salée… Faites le calcul : 937 € par mois de traitement de factures. D’après une étude de la Compagnie européenne de gestion par l’informatique décentralisée (CEGID), environ 5% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papier.

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Comment expliquer ces coûts ? Le coût de traitement d’une commande facturée s’explique par les nombreux intervenants et ressources qu’elle mobilise entre :

  • Son édition par le fournisseur ;

  • Son archivage par le client.

Votre fournisseur vous envoie une facture par courrier (coût d’impression, d’envoi et d’affranchissement). Le service courrier la réceptionne et la transfère ensuite manuellement au service concerné. Cela va nécessiter du matériel : un parapheur, des bannettes, une agrafeuse. Une fois réceptionnée par le bon service, celui-ci doit s’assurer du contenu et de la validité de la facture par rapport à la commande (prix, date, taxe, quantité, etc.).

Une fois cette étape terminée, la facture est transmise au service comptable. Il doit la saisir manuellement dans un logiciel de gestion. Il va traiter le paiement, puis classer et archiver cette facture. Toute cette chaîne logistique aura coûté la modique somme de… 14 €, et duré plus d’une semaine (8,6 jours en moyenne). Comptez au minimum une semaine supplémentaire pour le paiement.

Les coûts de facturation passés au crible

Le calcul du coût d’une facture s’obtient par empilement :

  • Coûts de traitement : réception, transfert, classement, lecture, vérification.

  • Pertes de temps à analyser et corriger la facture si des erreurs s’y trouve. Cela peut notamment arriver lors de la saisie dans le logiciel comptable.

  • Coûts liés à la perte de documents en cas de contrôle fiscal ou d’audit comptable.

  • Coûts de l’espace dédié à l’archivage papier : la plupart des entreprises traitent des volumes de factures considérables par an. Or, la loi oblige les entreprises à conserver leurs factures fournisseurs pendant 10 ans. Le stockage et l’archivage de ces documents prennent de la place. Ce qui se traduit par des coûts de location  supplémentaires pour l’entreprise : armoires, classeurs, sans parler des m² supplémentaires… Sans parler des coûts d’entretien et de maintenance de ces espaces.

  • Coûts indirects : retard de paiement (qui entraînent des pénalités), non-respect des échéances de règlement (qui entraînent des litiges, des frais d’huissier, d’avocat, etc.).

Outre les coûts financiers, il faut prendre compte les ressources et les moyens mobilisés par l’entreprise. Le temps passé à traiter les factures fournisseurs nuit à la productivité des employés.

Et côté fournisseur ?

L’envoi de facture papier a un coût pour vos fournisseurs aussi : entre les coûts d’impression, de mise en pli et d’affranchissement, cela se chiffre entre 9 et 15 € par facture :

  • Impression : les coûts d’impression varient de 0,004 € avec un laser (noir et blanc), à 0,11 € par facture avec un jet d’encre.

  • Mise en pli : près de 80% des entreprises mettent leurs factures sous pli à la main. Ce qui permet de traiter environ 3 factures par minute, à raison de 0,11 € par facture. Avec une machine, comptez 0,10 € par facture, en comptant la location et la maintenance de l’appareil, l’électricité nécessaire et la main-d’oeuvre mobilisée pour déposer et retirer les factures.

  • Envoi et affranchissement : au 1er janvier 2021, les prix du timbre ont augmenté. Comptez :

    • 1,08 € pour l’envoi une lettre verte,

    • 1,28 € pour une lettre recommandée,

    • 1,56 € pour une lettre suivie.

Toutes ces dépenses non indispensables constituent d’autant plus de raisons pour convaincre vos fournisseurs d’adopter la facture dématérialisée.

RÉDUISEZ LES FRAIS AVEC LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES

Dans une étude menée en 2019 par le cabinet PWC-DFCG portant sur les priorités des DAF français, 30% des DAF interrogés affirment placer la dématérialisation des factures fournisseurs au cœur de leurs priorités. Passer à la facture dématérialisée, c’est s’affranchir de l’impression, de la mise en pli, du traitement manuel, etc. Bref, c’est se libérer de procédés chronophages et à faible valeur ajoutée. En moyenne, c’est 30% de temps gagné en entreprise. Pour les DAF, experts-comptables et autres professionnels du chiffre, c’est d’autant plus de temps libéré qu’ils peuvent consacrer à des activités de conseil, d’audit, etc.

Le coût d’une facture dématérialisée est divisé par 3, passant de 14 à 4,5 € en moyenne. Des économies non négligeables pour l’entreprise. Autre atout et pas des moindres : le temps de traitement d’une facture fournisseur est réduit de 60% avec un logiciel de dématérialisation comme Libeo.

CTA paiement

Enfin, la dématérialisation des factures est un atout du point de vue des rapports humains. Dans les entreprises qui utilisent la facture électronique, on note une amélioration sensible de la relation clients / fournisseurs : réduction des délais de paiement, des erreurs de saisie, des litiges, etc. Les rapports sont fluidifiés, simplifiés et donc plus cordiaux.

En bref…

Au-delà de la réduction de vos coûts de facturation, la dématérialisation des factures fournisseurs contribue au développement de l’entreprise. Elle offre à la fois une meilleure traçabilité de vos factures, une vision élargie de vos flux monétaires (entrants et sortants), renforce la sécurité et diminue les risqus de pertes et de fraude.

Mais quid du prix ? La dématérialisation des factures avec un logiciel comme Libeo ne nécessite pas d’investir dans du matériel informatique ou des logiciels coûteux. Libeo est une solution 100% SaaS et Cloud, accessible depuis n’importe quel support (PC, tablette, mobile). Afin de répondre aux différents besoins de votre activité, Libeo a décliné sa solution en une gamme d’offres adaptées à secteur d’activité : TPE-PME, commerce, restauration, hôtellerie, médical, startup…