Automatisation de la comptabilité : passez le cap en 2024

Pourquoi automatiser la comptabilité ?

Parce que les traitements manuels sont chronophages et sources d'erreurs

De trop nombreuses entreprises gèrent encore leur comptabilité fournisseur manuellement, occasionnant ainsi de fréquentes erreurs liées à la saisie manuelle des informations.

Autre problème lié au traitement manuel : les délais allongés de validation des factures. Cette démarche prend plus d’une journée de travail aux entreprises si le paiement d'une facture nécessite l’approbation de plusieurs personnes.

Quel est l’impact ? Un mauvais suivi du compte fournisseur, des retards de paiement qui s'accumulent, des relations commerciales dégradées. En somme, c'est toute la relation fournisseur qui se détériore. La réputation de l’entreprise peut également être affectée, de même que sa trésorerie, si les dettes et les créances ne s'équilibrent pas.

Pour réduire le nombre d'interactions manuelles

L’automatisation des processus comptables supprime les tâches chronophages et les remplace par des processus plus efficaces et mieux sécurisés. Tous les compartiments de la comptabilité sont concernés : de la saisie des écritures comptables à la gestion de la paie, des factures, en passant par la déclaration de TVA.

Pour renforcer les contrôles du cycle achats fournisseur

La sécurisation du cycle fournisseur est un vrai sujet de préoccupation. En effet, avec le cycle bancaire, c'est le cycle comptable le plus à risques : fraudes, pertes de documents, erreur de facturation, problème de livraison, etc. L’automatisation permet se fluidifier et sécuriser la chaîne d'approvisionnement, notamment en optimisant le traitement des factures fournisseurs.

Pour mieux construire sa business resilience

En plus de faire gagner du temps aux services comptables, l’automatisation de la comptabilité permet aux entreprises de mieux faire face en cas de crise. Dotées d’un outil adapté, elles ont une meilleure visibilité de leurs données financières et peuvent en faire une analyse plus poussée. Grace aux technologies utilisant la date et l'intelligence artificielle, elles ont une meilleure capacité à gérer l’imprévu. Elles bénéficient également d’une meilleure relation avec leur expert-comptable et se focalisent sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Pourquoi l'automatisation de la comptabilité est l'avenir des TPE-PME ?

Les TPE-PME représentent 99,9% du tissu économique français. Or, les retards de paiement sont responsables de 25% des faillites dans ces structures chaque année. Retards imputables notamment à une mauvaise gestion des circuits de validation des facture, des traitements manuels et l'absence de système centralisé pour les factures.

En supprimant au maximum les interventions humaines, la comptabilité automatique diminue le risque de retards de paiement. Les factures sont récupérées et centralisées automatiquement. Grâce à des technologies comme la reconnaissance automatique des caractères (OCR), les solutions digitales détectent les doublons, les fausses factures et les erreurs de saisie, diminuant sensiblement les risques d'erreur de fraude.

Grâce à l’automatisation de la comptabilité, les dirigeants de TPE-PME bénéficient d'une sécurité renforcé sur les processus et d'une visibilité accrue sur leurs flux financier. Finies, les projections à l'aveugle. CEO, CFO et DAF ont une meilleure vision de leur cash burn et maintiennent un fonds de roulement stable.

C’est d’ailleurs une véritable réponse qui est apportée à de nombreux dirigeants d'entreprise désireux de bénéficier de services plus fiables, plus rapides, et d’un meilleur accompagnement.

L'automatisation est en fait un axe d’amélioration de la performance de l'entreprise. Elle permet de renforcer son image de marque et de proposer un positionnement innovant à sa clientèle.

Comment automatiser sa comptabilité avec Libeo ?

Dans l’automatisation, le plus difficile est de passer le cap. Une fois les processus en place, l’entreprise peut évoluer sereinement vers la transformation numérique.

1/ Automatiser la saisie comptable

Pour automatiser vos opérations comptables, commencez par automatiser la saisie comptable des factures clients et fournisseurs. Ces documents représentant 90% des écritures comptables, la saisie automatique vous fera gagner un temps considérable, tout en réduisant les erreurs de saisie.

Utilisez une solution de collecte et de centralisation des factures compatible avec votre logiciel de comptabilité. C'est la meilleure façon de transformer la collecte manuelle des factures en une routine rapide et automatisée. Les solutions de collecte vont vous permettre :

• De réaliser des imports en masse depuis votre ordinateur, smartphone ou tablette, grâce à un simple “glisser-déposer”.
• D'extraire les données de vos factures par OCR et les centraliser au format électronique.
• D'automatiser la centralisation et le classement de vos factures depuis vos espaces client.
• De remplacer votre adresse de facturation actuelle pour une adresse dédiée qui va centraliser vos factures dans un espace sécurisé.

Importer vos factures fournisseurs

Une fois les factures rassemblées au même endroit, celles-ci sont contrôlées avant validation. Durant la phase de contrôle, les informations sont saisies pour un pré-traitement comptable. L'utilisateur peut opter pour une comptabilité simple ou analytique :

Cette étape vise à saisir les données des factures dans la pré-comptabilité mais aussi à détecter d'éventuels doublons :

Ne reste plus qu'à programmer les paiements de vos factures fournisseurs pour ne plus y penser et payer à temps, de façon à équilibrer la dette fournisseur et maintenir un DPO stable. Choisissez entre les différentes options de paiement :

• Paiement immédiat
• Paiement à échéance
• Paiement à une autre date
• Paiement d'acompte

2/ Définir des règles d'automatisation

Les règles d'automatisation sont un ensemble d'instructions qui indiquent au système comment agir dans des circonstances spécifiques. Vous pouvez également utiliser les règles d'automatisation pour définir comment votre logiciel de pré-comptablité doit réagir à réception des factures en fonction :

• Du fournisseur
• Du montant TTC
• De la catégorie

Ces règles doivent être suffisamment précises pour déclencher des actions automatiques, mais suffisamment générales pour s'appliquer à tous les domaines sans nécessiter trop d'intervention manuelle. Voici quelques exemples de règles d'automatisation :

• Si la facture provient de tel fournisseur, alors la date d'échéance de la facture est fixée à (nombre de jours) jours après de fin de décade.
• Si la facture provient tel fournisseur, alors le compte comptable à débiter / créditer est le compte (numéro de compte).
• Si la facture provient de tel fournisseur, alors les catégories sont (catégorie-s)
• Si la facture a un montant TTC supérieur à (montant TTC) €, alors l'approbateur est (identité de l'approbateur).

Voici un ensemble de règles d'automatisations, telles qu'elles sont définies dans Libeo :

La clé de l'automatisation de votre comptabilité est la flexibilité - permettre au logiciel de trouver la meilleure façon de gérer chaque situation afin qu'elle ne nécessite aucune intervention supplémentaire de votre part.

3/ Construire un tableau de bord comptable

Pour automatiser vos opérations comptables, construisez un tableau de bord comptable pour visualiser vos indicateurs clés de performance (ICP). Le tableau de bord doit inclure les flux de trésorerie (encaissements et décaissements), les transactions bancaires et le solde des différents comptes comptables.

Accélérez le traitement de vos factures à l’aide de tableaux de bords personnalisés et d’indicateurs clés sur vos échéances de paiement :

Depuis la plateforme Libeo, retrouvez :

• Vos principaux fournisseurs / débiteurs
• Vos soldes bancaires
• Votre balance âgée
• Vos prévisionnels de trésorerie
• Le délai de paiement moyen fournisseur et client

4/ Automatisez les rapprochements

Les opérations de rapprochement bancaire et de réconciliation comptable sont deux étapes incontournables des opérations de clôture d'exercice.Pour automatiser ces processus, vous pouvez utiliser une solution comptable qui se connecte à votre compte bancaire et effectue directement le rapprochement :

La solution comparera les soldes et fera les ajustements nécessaires.

Libeo offre aux entreprises et cabinet d'experts-comptable une solution simple et intuitive pour automatiser leur comptabilité : collecte de factures, dématérialisation, saisie et export comptable, paiement des fournisseurs.

Foire aux questions

Quelles technologies proposer à un cabinet comptable ?

La profession comptable se digitalise : les cabinets et les professionnels libéraux de l'expertise-comptable sont de plus en plus nombreux à adopter les nouvelles technologies de la comptabilité.

Outre l'automatisation, les cabinets comptables peuvent miser sur les technologies ci-dessous pour développer leur activité :

• La dématérialisation
• La lecture et saisie intelligente des données des factures par OCR
• Le Big Data
• L'interopérabilité entre les systèmes
• L'analytique

Comment automatiser la facturation ?

Pour anticiper le passage à la facture électronique en 2026, commencez par automatiser votre facturation, c'est-à-dire l'ensemble des étapes depuis la création des devis jusqu'au paiement en ligne. Optez pour un logiciel d'émission de factures conformes qui comprend la gestion de la TVA, la signature électronique, les relances clients et le suivi des factures.

Bonus : adoptez un outil de facturation compatible avec votre solution de gestion des factures et votre logiciel comptable. Grâce à l'interopérabilité entre les systèmes, les factures sont directement centralisées, payées et exportées dans le logiciel de comptabilité pour en assurer la meilleure traçabilité possible.