IA, Cloud Computing, Big data, RCO : les nouvelles technologies de la comptabilité

La comptabilité manuelle face aux nouvelles technologies

L’impact des nouvelles technologies a transformé le marché de la comptabilité. Les comptables qui ont longtemps été habitués à travailler avec des logiciels de comptabilité manuels sont passés à des processus dématérialisés, automatisables, qui permettent de gagner en temps et en productivité.

Comment la technologie fait évoluer la comptabilité ?

On pourrait poser la question autrement : quel lien existe entre la comptabilité et la technologie ?

La relation entre la comptabilité et la technologie est très étroite. La comptabilité a toujours été une profession exigeante sur le plan technologique, mais avec l’arrivée de nouvelles technologies, les experts-comptables ont plus d’outils à leur disposition que jamais auparavant. Ces progrès technologiques ont inévitablement un impact sur la manière dont les entreprises présentent leurs résultats financiers et sur les informations qu’elles fournissent à leurs clients.

Pour bien comprendre le rôle de la technologie dans l’évolution de la profession, il faut revenir sur les enjeux de la digitalisation de la comptabilité. On peut les résumer à 4 :

• La facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises à partir de 2024 ;
• L’obligation de transmission des données de transactions à l’administration (e-reporting) ;
• La protection des données des clients dans un environnement de plus en plus connecté ;
• La nécessité de repenser la relation client ;

Quel est l’impact de la digitalisation sur la profession d’expert-comptable ?

Quels sont les apports des technologies sur l’organisation des cabinets comptables ?

L’un des principaux impacts de la technologie sur les pratiques comptables est l’augmentation de la productivité. Du point de vue d’un comptable, cela signifie qu’il peut accomplir davantage avec moins d’efforts et de temps consacré aux tâches de routine grâce à :

• L’automatisation de la production comptable ;
• La récupération des données ;
• L’intégration des flux ;
• La dématérialisation des documents comptables ;
• La génération automatique des tableaux de la liasse fiscale ;
• L’interopérabilité entre la facturation, le paiement et la comptabilité.

En outre, la technologie permet d’intégrer diverses sources de données en un seul endroit, de sorte qu’il devient possible de les utiliser à des fins de prise de décision. Cela contribue également à accroître la productivité ainsi qu’à réduire les coûts associés à la gestion des données séparément les unes des autres.

Quels sont les outils de la digitalisation ?

À quoi ressemble un cabinet comptable digital ? La digitalisation de la fonction comptable s’appuie sur un certain nombre de nouvelles technologies. Au sein d’un cabinet d’expertise-comptable digitalisé, on trouve notamment des outils et solutions utilisant :

• Le Cloud Computing
• La reconnaissance optique des caractères
• L'intelligence artificielle
• Le Big data

1/ Le Cloud computing

Connu pour être l’une des plus grandes tendances du secteur informatique, le Cloud computing est utilisé par de nombreuses organisations pour résoudre les problèmes de base auxquels elles sont confrontées avec leur infrastructure actuelle.

Les services de cloud computing stockent et traitent les données sans avoir besoin de matériel ou de logiciel spécifique. Cela permet aux experts-comptables d’exercer leur activité de n’importe où et à tout moment, et facilite le télétravail.

Avec le cloud hosting, les comptables économisent sur le coût des serveurs et autres équipements. En cas de panne matérielle, les données sont sauvegardées sur le réseau. Les opérations de mise à jour et de maintenance sont assurées par le fournisseur. Ce qui réduit le coût du matériel, des logiciels et de la maintenance. Il élimine également les coûts d’investissement des salles de serveurs, la consommation d’énergie et les coûts de refroidissement.

Enfin, le Cloud computing est conçu pour être évolutif : il permet aux entreprises d’ajouter de nouvelles fonctionnalités selon leurs besoins et leur capacité, leur évitant d’avoir à acheter des équipements ou des licences logicielles supplémentaires au départ. Cela permet aux entreprises d’être agiles lorsqu’il s’agit de gérer les périodes de pointe ou les hausses inattendues de la demande de leurs services. Comme la très attendue période fiscale dans les cabinets comptables.

2/La reconnaissance optique des caractères (ROC)

La reconnaissance optique est l'une de ces technologies qui s'est avérée précieuse dans l'organisation des cabinets comptables. De nombreux cabinets l'utilisent désormais pour les aider à convertir les factures et les reçus papier en fichiers numériques. In fine, cette technologie participe au développement de la collecte automatique des documents.

Il faut reconnaître que la dispersion des factures est une véritable épine dans le pied des experts-comptables. Entre les factures papiers, les fichiers PDF, JPG, PNG, etc. les pièces jointes des mails, la récupération depuis les sites fournisseurs, etc. la centralisation des pièces comptables mobilise en moyenne 30% de leur temps de travail.

L'océrisation contribue à éliminer les erreurs de frappe et vous permet de saisir rapidement les données dans le système. C'est de loin l'une des meilleures options pour les cabinets qui cherchent comment automatiser la saisie comptable.

Avec un logiciel de reconnaissance optique, finie la saisie manuelle des données : un simple scanner OCR ou d'un appareil photo relié à leur ordinateur suffit pour numériser les documents dans leur système informatique. Cela leur permet de gagner en précision et d'effectuer des tâches rapidement.

3/L’intelligence artificielle (IA)

L'intelligence artificielle est une technologie qui permet aux systèmes d'apprendre à partir des données et de prendre des décisions par eux-mêmes. L'intelligence artificielle (IA) est utilisée en comptabilité pour automatiser les tâches répétitives telles que la création de factures ou le rapprochement des comptes bancaires.

La préparation des déclarations fiscales peut également bénéficier de la technologie de l'IA, qui aide à automatiser les déclarations de revenus en utilisant des algorithmes pour déterminer les déductions auxquelles une entreprise peut avoir droit en fonction de sa taille, de son type d'activité et d'autres facteurs. Les experts-comptables peuvent ainsi se concentrer sur des questions plus complexes tout en rationalisant leur charge de travail globale

Elle garantit également que chaque transaction peut être retracée jusqu'à sa source, ce qui permet aux auditeurs de trouver plus facilement d'éventuelles divergences en cas de problème ultérieur.

Enfin, l'utilisation de cette technologie signifie que toutes les informations relatives aux transactions sont stockées numériquement et peuvent être récupérées à tout moment avec facilité.

4/ Le Big data 

Dans un article du Monde du Chiffre daté du 3 juin 2022, le directeur général du cabinet d’expertise-comptable Axens, Pierre Billet, souligne l’importance de recruter un(e) Data Analyst au sein de ses effectifs :

« Nous sommes conscients que nous disposons, en interne, de la donnée, cependant, pour exploiter le plein potentiel de ces données, il nous fallait un ou une professionnel(le) capable de traiter, comprendre et exploiter cette donnée. » 

Et pour cause : les cabinets d’expertise comptable sont en première ligne pour accompagner et conseiller les chefs d’entreprise au quotidien. Pour cela, ils doivent avoir à disposition l’ensemble des informations nécessaires à la réalisation des missions comptables : activité de l’entreprise, comptes, effectifs, contacts, etc. Il s’agit donc de récupérer la donnée, mais aussi (et surtout) de la faire parler.

La collecte et l’analyse de grands volumes d’informations permettent de trouver des modèles ou prédire des tendances ; l’analyse des big data aide à comprendre le comportement des clients et à améliorer leurs relations. Le directeur d’Axens affirme que, si le travail du data analyst peut, au premier abord, « paraître très abstrait […] il est devenu primordial, surtout pour les experts-comptables. Ce métier permet d’exploiter le plein potentiel des données et surtout de les faire parler. Comprendre les facteurs de réussite et de risque dans un monde professionnel de plus en plus complexe et instable. »