Experts-comptables : 5 conseils pour exceller en télétravail

Cabinet comptable et télétravail : quel cadre ?

Le télétravail est une tendance croissante qui ne se limite pas aux entreprises technologiques et aux startups. Les comptables, les planificateurs financiers, les avocats et d'autres professionnels profitent également des avantages du travail à distance.

En avril 2022, l'Institut Français des Experts-Comptables et des Commissaires aux Comptes (IFEC) et le syndicat patronal Experts-Comptables et Commissaires aux comptes de France (ECF) ont signé un accord de branche avec la F3C-CFDT pour fixer le cadre réglementaire applicable aux cabinets d’expertise comptable qui souhaitent recourir au télétravail. Cet accord stipule :

• Le télétravail repose sur un volontariat réciproque des parties.
• Les salariés éligibles adressent leurs demandes à la direction qui est libre de l’accepter ou non. En cas de refus, le motif doit être expliqué par écrit.
• L’accord des parties sur le télétravail est formalisé dans un avenant contractuel.
• Le salarié doit disposer d’une autonomie et d'une ancienneté "suffisantes" pour exercer son travail à distance.
• Le salarié doit avoir un logement équipé d’une "connectivité adaptée".
• Aucune fréquence ou limite de jours télétravaillés n’est fixée : un cabinet comptable peut mettre en place autant de jours de télétravail qu’il le souhaite
• Les collaborateurs n'ont pas le droit de recevoir des clients à leur domicile.
• Les collaborateurs sont tenus de se rendre dans les locaux du cabinet à la demande de la direction ou des responsables hiérarchiques pour participer à des réunions ou rendez-vous.
• Les cabinets peuvent mettre en place une période d’adaptation d’une durée maximale de deux mois de "pratique effective" du télétravail, au cours de laquelle le salarié et l’employeur peuvent décider ensemble ou unilatéralement de cesser la pratique du travail à distance.
• Les plages horaires de télétravail correspondent en principe aux plages horaires habituelles de travail.
• Les règles sur la déconnexion s’imposent en télétravail.

Pour les cabinets comptables, proposer le télétravail est aussi un argument pour promouvoir leur marque employeur. Le télétravail est un excellent moyen d'attirer les meilleurs talents dans votre cabinet d'expertise comptable et d'aider vos collaborateurs à trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. C'est également un moyen de réduire les frais généraux et d'accroître la productivité.

GARDER DE LA VISIBILITÉ DANS LES ACTIVITÉS DE VOS COLLABORATEURS 

Pour bien réussir le management de vos équipes en télétravail, il est essentiel de conserver une bonne communication entre les différents collaborateurs. Il n’est plus possible de se rendre dans le bureau d’un collègue expert-comptable pour obtenir un renseignement. Il vous faut désormais appeler fréquemment tous les membres de votre équipe pour en apprendre plus sur leur avancement.

Attention cependant à ne pas trop empiéter sur la journée et la vie privée de vos collaborateurs. En télétravail, il est capital de bien respecter et faire respecter le droit à la déconnexion. Si vous devez joindre un collaborateur par téléphone, évitez de le faire sur les plages horaires du déjeuner. Si votre demande n’est pas foncièrement urgente, privilégiez les messages écrits (via mail, Microsoft Teams ou encore Slack).

Dans une interview accordée au quotidien actuEL expert-comptable, la professeure HDR en management directrice de la chaire IPAG "Entreprise inclusive" Maria Giuseppina Bruna souligne la nécessite de trouver un équilibre entre autonomie et responsabilité :

"Il convient de laisser au collaborateur une part de marge de manœuvre et de gestion du temps. On est dans une logique d’obligation de résultats mais en lâchant la bride sur l’utilisation des moyens. On va regarder si le travail est fait, bien fait et dans les délais fixés. Cette responsabilité est individuelle et collective. Il faut pousser les collaborateurs à partager leurs connaissances humaines et techniques. Il est donc nécessaire que la confiance règne au sein du cabinet, grâce à un pacte durable d’entreprise."

MAINTENIR UN BON ESPRIT D’ÉQUIPE 

D’après une enquête réalisée par Harris Interactive du 4 au 8 novembre 2020 pour le ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion, 4 salariés sur 10 disent se sentir isolés en télétravail, et 3 sur 10 déclarent mal vivre le fait de ne pas pouvoir venir travailler au bureau.

Comme vous ne vous retrouvez plus tous les jours pour travailler ensemble, comme vous en aviez l’habitude, vous pourriez perdre votre énergie de groupe. Pour éviter cette perte de productivité, il est important de conserver un bon esprit d’équipe. Pour cela, entretenez les liens avec vos différents collaborateurs et pensez à organiser fréquemment des visioconférences entre groupes de travail.

L'idéal ? Une organisation présentiel / distanciel hybride, sur la base de 3 jours par semaine en cabinet, et 2 jours en télétravail. Cette répartition permet à la fois de converser le lien social, la confiance entre manager et managé, ainsi que la fluidification de la passation des dossiers.

Toujours selon Maria Giuseppina Bruna, le cabinet doit veiller à placer la question de l’efficience sociale en miroir de l’efficience économique :

"Il y a un enracinement de la productivité de l’individu et de la compétitivité du cabinet dans la qualité des activités managériales, de la politique sociale, de la politique de QVT et de RSE du cabinet."

Toute la difficulté consiste à maintenir un équilibre entre confiance et contrôle. Confiance dans un premier temps, puis contrôle, afin traquer les éventuelles erreurs et les corriger.

Vous pouvez aussi mettre en place un planning partagé, afin que chacun se rende compte de l’avancée des autres. Prévoyez des périodes où tout le monde se rend disponible, comme au bureau.

Avec quels outils travailler ?

Les objectifs et les priorités des cabinets d’experts-comptables restent les mêmes en télétravail. Mais le management et l’organisation eux, demandent un peu d’adaptation. Les outils listés ci-dessous ont fait leurs preuves depuis le 1er confinement :

• Slack, Discord et WhatsApp pour échanger avec vos collaborateurs :
• Zoom, Livestorm et Skype pour vos échanges de groupe ;
• Trello, Teams, Asana et Pomodoro pour gérer et exécuter vos projets communs :
• Notion pour détailler vos tâches et processus de travail quotidiens :
• Calendly pour programmer vos rendez-vous et réunions :

Toujours d’après l’étude réalisée par Harris Interactive, seulement 15 % des salariés qui travaillent en présentiel évoquent le fait que leur employeur ne les autorise pas à télétravailler. Pour une majorité de salariés, la fréquentation régulière des bureaux s’explique par le fait que leur métier ne permet pas de travailler à distance.

RESPECTER LES PLANNINGS

Si vous n’avez pas l’habitude de travailler de chez vous, vous allez certainement avoir du mal à respecter le planning que vous vous êtes fixé. Chez soi, les distractions sont nombreuses. Il est toutefois impératif de respecter les objectifs que vous vous êtes fixés pour rester productif et éviter de glisser vers le scope creep.

De la même façon, vous devez être très réactif dans la gestion des plannings de toute votre équipe. Pour cela, il convient de vous renseigner en amont sur les conditions de travail de vos différents collaborateurs :

• De quel espace disposent-ils ?
• Leur connexion Internet est-elle optimale ?
• Ont-ils des enfants à charge ?
• Quelles sont leurs priorités sur le plan professionnel ?
• Comment s’organisent-ils pour leurs tâches domestiques ?

N’hésitez pas à appeler fréquemment vos collaborateurs pour faire le point avec eux, les aider à se réorganiser et éventuellement les remotiver.

Utiliser la technologie à votre avantage

Les cabinets d'expertise-comptable qui excellent le mieux en télétravail sont ceux qui utilisent les nouvelles technologies de la comptabilité.

Pour les experts-comptables, voici 3 points sur lesquels Libeo facilite votre organisation à distance ;

1. La dématérialisation des factures fournisseurs permet de réduire les coûts et délais de paiement et d'automatiser les tâches à faible valeur ajoutée. Cette automatisation de la comptabilité libère du temps pour les missions plus essentielles, comme le conseil et l'accompagnement.
2. Entièrement dématérialisée, Libeo est une solution 100 % SaaS et Cloud. Autrement dit, aucun logiciel n’est nécessaire puisque les données sont hébergées sur un serveur à distance, accessible depuis une interface en ligne. Aucun investissement en infrastructure n’est nécessaire. Vous pouvez donc y accéder depuis chez vous, depuis n’importe quel support (PC, smartphone, tablette).
3. Enfin, Libeo est un outil collaboratif ; grâce au paramètrage des droits d’équipe, Libeo vous permet de collaborer facilement avec vos clients pour la gestion de leurs factures et l’export vers la comptabilité.

Comment utiliser Libeo en télétravail ?

Une console d'analyse des portefeuilles clients

Libeo fonctionne comme une console cabinet, offrant une vue à 360° sur les flux intra-groupes, les factures et documents à contrôler, les paiements en cours et à venir et les utilisateurs. Depuis cette interface, l'expert-comptable peut contrôler et approuver les factures de ses clients conformément aux circuits de validations établis, préparer les paiements et analyser les flux de trésorerie :

Depuis la console, l'expert-comptable peut également importer le plan comptable de son client et exporter les écritures vers la production comptable.

La jonction entre paiement et production comptable

Solution de pré-comptabilité, Libeo intègre un modèle d’export sur les principaux outils de production comptable. Il suffit de connecter Libeo à vos outils de production comptable et ERPs pour automatiser la synchronisation de leurs données :

À l'inverse, vous pouvez aussi importer les factures à payer depuis votre logiciel comptable dans Libeo grâce à la collecte automatique des factures, comme ici où la facture est importée depuis QuickBooks :

La technologie OCR reconnait les caractères sur la facture, fait la saisie automatique et prépare le paiement. Vous aurez ainsi une meilleure visibilité sur vos factures payées et non-payées (pour prévenir les doublons et les oublis) mais aussi sur la trésorerie de vos clients.

Libeo vous accompagne même en télétravail

Libeo est donc l’accompagnateur idéal pour un cabinet comptable en télétravail. La plateforme permet aux cabinets de déployer de nouvelles missions telles que la délégation de paiement et le recouvrement. En plus de cela, l’outil permet de préparer les cabinets à la facturation électronique grâce à la création d’une plateforme PDP, en partenariat avec Docaposte.