Importer une facture : les étapes à suivre

Selon son format d’origine, l’import d’une facture dans Libeo peut se faire de deux façons :

• La facture doit être numérisée au préalable si elle est disponible au format papier.

• La facture peut être déposée simplement dans l’outil lorsqu’elle est au format électronique.

La facture importée est ensuite horodatée et archivée afin d’en assurer l’authenticité et de préserver sa valeur.

Les informations qu’elle contient sont analysées au préalable puis reconnues afin que la facture soit classée et transmise pour validation. Ce sont les décisionnaires (expert-comptable, DAF) principaux qui valident ou refusent la facture avant de la passer en paiement.

Avec la collecte automatique des factures, le reporting financier et paiement des factures fournisseurs devient simple avec Libeo. Le traitement des factures fournisseurs est rendu plus facile et plus efficace. Pensez simplification par une plus grande automatisation.

Comment importer une facture dans Libeo ?

Libeo permet de centraliser les factures dans un seul et même endroit. Grâce à la reconnaissance automatique des caractères, qui permet de reconnaître les nombreux champs d’une facture, l’outil peut lire et copier les données qu’elle contient pour les retranscrire dans un format informatisé. L’import automatique des informations facilite la saisie et limite les risques d’erreur :

• Détection des doublons

• Saisie automatisée des données

• Lutte active contre la fraude

• Vérification des IBAN

Pour importer une facture dans Libeo, 4 possibilités :

• Par Drag & drop : cliquez sur l’onglet « Importer une facture », puis faites glisser un ou plusieurs fichiers directement dans la fenêtre ouverte.

• Par mail : il faut envoyer un mail à l’adresse qui a été envoyée lors de l’inscription sur l’outil. Les documents peuvent être transférés en .pdf sans limites de taille, ou en .jpg et en .PNG sous réserve que la taille ne dépasse pas un poids de 30 Ko.

• Depuis l’application mobile (iOs ou Android) de Libeo : l’importation des factures se fait très simplement par le biais de l’appareil photo du smartphone.

• Depuis vos espaces clients sur les sites des fournisseurs (FAI, hébergeurs web, etc.) grâce aux connecteurs web du réseau Libeo.

Dans tous les cas, il est possible de procéder à l ’import en masse de factures dans l’outil. De même, les factures peuvent être importées automatiquement depuis votre logiciel comptable grâce aux intégrations Libeo.

Comment contrôler une facture ?

Lorsqu’une facture est importée, elle est transférée dans la rubrique « Factures à valider » pour être contrôlée. Cette procédure de contrôle interne est indispensable afin de vérifier que toutes les informations ajoutées via la saisie automatique sont correctes, à savoir :

• Le numéro de facture

• Le nom et les coordonnées du client.

• La date d’échéance.

• Le mode de règlement.

• La désignation du produit ou du service.

• Les montants HT et TTC

• Le montant de la TVA à décaisser

Lire aussi : Comment fonctionne l’extraction de données par OCR ?

ASTUCE

Au moment du contrôle des factures, il est possible d’ajouter des comptes d’achats et de TVA en saisissant les montants correspondants. Les utilisateurs de Libeo peuvent ainsi saisir les informations comptables contenues dans chaque document directement.

1/ Vérifier les mentions obligatoires

À cette étape, les champs sont analysés pour être complétés ou modifiés si des informations manquent. Une fois la facture validée, elle est placée en attente de paiement.

Cette étape de contrôle est importante. Elle permet de traiter la facture et de lui attribuer un statut. En cas de doute, vous pouvez demander des informations supplémentaires ou envoyer une demande d’approbation grâce au paramétrage des droits d’équipe. La facture peut également être placée en validation, « En cours » pour signifier que le paiement est déclenché, ou lui attribuer le statut « Payé ».

2/ Classer les factures

L’utilisateur peut classer les factures par catégorie lors du contrôle. Pour cela, il suffit d’entrer un nom dans le champ « Catégorie » de chaque facture. Les dépenses sont classées de sorte à pouvoir les visualiser par catégorie, puis les analyser. Cette catégorisation ne peut avoir lieu qu’après la validation des factures.

3/ Enregistrer et payer les factures

Cette classification simplifie la consultation et la comptabilisation des documents par l’expert-comptable. Depuis Libeo, vous pouvez effectuer et programmer tous vos paiements en un clic et sans IBAN.

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