FICHE PRATIQUE
La saisie des écritures dans le logiciel comptable est une tâche longue et répétitive. Il est possible de l’automatiser. Comment importer une facture ?
Selon son format d’origine, l’import d’une facture dans Libeo peut se faire de deux façons :
La facture importée est ensuite horodatée et archivée afin d’en assurer l’authenticité et de préserver sa valeur.
Les informations qu’elle contient sont analysées au préalable puis reconnues afin que la facture soit classée et transmise pour validation. Ce sont les décisionnaires (expert-comptable, DAF) principaux qui valident ou refusent la facture avant de la passer en paiement.
Avec la collecte automatique des factures, le reporting financier et paiement des factures fournisseurs devient simple avec Libeo. Le traitement des factures fournisseurs est rendu plus facile et plus efficace. Pensez simplification par une plus grande automatisation.
CHECKLIST
CIRCUITS DE VALIDATION DES FACTURES : LES AVANTAGES ET ÉTAPES CLÉS
Découvrez les avantages des circuits de validation et comment les mettre en place au sein de votre organisation.
Télécharger la checklistLibeo permet de centraliser les factures dans un seul et même endroit. Grâce à la reconnaissance automatique des caractères, qui permet de reconnaître les nombreux champs d’une facture, l’outil peut lire et copier les données qu’elle contient pour les retranscrire dans un format informatisé. L’import automatique des informations facilite la saisie et limite les risques d’erreur :
Pour importer une facture dans Libeo, 4 possibilités :
Dans tous les cas, il est possible de procéder à l’import en masse de factures dans l’outil. De même, les factures peuvent être importées automatiquement depuis votre logiciel comptable grâce aux intégrations Libeo.
Lorsqu’une facture est importée, elle est transférée dans la rubrique « Factures à valider » pour être contrôlée. Cette procédure de contrôle interne est indispensable afin de vérifier que toutes les informations ajoutées via la saisie automatique sont correctes, à savoir :
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ASTUCE
Au moment du contrôle des factures, il est possible d’ajouter des comptes d’achats et de TVA en saisissant les montants correspondants. Les utilisateurs de Libeo peuvent ainsi saisir les informations comptables contenues dans chaque document directement.
À cette étape, les champs sont analysés pour être complétés ou modifiés si des informations manquent. Une fois la facture validée, elle est placée en attente de paiement.
Cette étape de contrôle est importante. Elle permet de traiter la facture et de lui attribuer un statut. En cas de doute, vous pouvez demander des informations supplémentaires ou envoyer une demande d’approbation grâce au paramétrage des droits d’équipe. La facture peut également être placée en validation, « En cours » pour signifier que le paiement est déclenché, ou lui attribuer le statut « Payé ».
L’utilisateur peut classer les factures par catégorie lors du contrôle. Pour cela, il suffit d’entrer un nom dans le champ « Catégorie » de chaque facture. Les dépenses sont classées de sorte à pouvoir les visualiser par catégorie, puis les analyser. Cette catégorisation ne peut avoir lieu qu’après la validation des factures.
Cette classification simplifie la consultation et la comptabilisation des documents par l’expert-comptable. Depuis Libeo, vous pouvez effectuer et programmer tous vos paiements en un clic et sans IBAN.
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