Comment saisir une facture en comptabilité ?

Les opérations d’achats et de ventes sont matérialisées par un document unique : la facture. Une même facture peut être d’achat ou de vente selon le positionnement de l’entreprise.

• Une facture de vente est émise par l’entreprise et envoyée à son client
• Une facture d’achat est envoyée à l’entreprise par son fournisseur, suite à l’exécution d’une prestation ou la livraison de marchandises.

Pour l’acheteur, la facture de vente établie par le vendeur constitue une facture d’achat et vice versa. Il est important de bien faire la différence entre les deux. Outre la question du destinataire et de l’émetteur, le procédé de saisie comptable est lui aussi différent.

Comptabilisation facture d’achat (fournisseur)

• Débit du compte de charges ;
• Débit du compte TVA déductible ;
• Crédit du compte fournisseur.

Comptabilisation facture de vente (client)

• Débit du compte client ;
• Crédit du compte TVA collectée ;
• Crédit du compte de produits.

Commençons par la facture de vente. Avant de saisir les différentes écritures dans la comptabilité, commencez par distinguer ces trois montants :

• Le montant HT
• Le montant de la TVA facturée (TVA collectée)
• Le montant TTC (somme due par le client)

Ensuite, entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et/ou crédit des comptes correspondants, comme indiqué dans les tableaux ci-dessous :

Passons à la facture d’achat. Comme pour la facture de vente, la première étape consiste à séparer 3 montants :

• Le montant HT
• Le montant de la TVA facturée (TVA collectée)
• Le montant TTC (somme due par le client)

Ensuite, entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et/ou crédit des comptes correspondants, comme indiqué dans les tableaux ci-dessous :

Il n’est pas possible d’annuler une facture en comptabilité. Pour modifier ou supprimer une facture fournisseur, la seule option consiste à émettre une facture d’avoir.

Pour comptabiliser un avoir fournisseur, voici comment procéder :

• Débit du compte 401 « Fournisseurs »
• Crédit du compte 44566 « TVA déductible »
• Crédit du compte 609 'Rabais, remises et ristournes obtenues sur achats'

Pour tenir à jour votre comptabilité, veillez à enregistrer les factures le plus tôt possible, et de façon régulière :

• À la date de d’émission pour les factures de vente
• À la date de paiement pour les factures d’achats