E-invoicing : à quoi va ressembler la facturation demain ?

E-invoicing : définition

L’e-invoicing, traduction littérale de « facture électronique » ou « e-facturation », caractérise une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée (article 289 bis de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021). Contrairement aux autres formats de facturation (papier, PDF, JPEG, PNG, etc.), l’e-invoicing comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, qui suivent les normes de l’EDI (échanges de données informatisés).

Il existe un 3e type de format : le format hybride, qui combine un fichier PDF avec des informations structurées au format XML de façon à pouvoir être lues et retranscrites par un ordinateur. Le plus connu étant le standard franco-allemand Factur-X, dont voici un schéma :

De ces trois formats (papier, électronique et mixte), seules les factures structurées et hybrides répondent donc aux exigences de l’administration fiscale. À savoir collecter les données des factures pour accéder au détail des opérations et effectuer un traçage.

L’objectif étant de déployer un circuit entièrement dématérialisé et sécurisé entre la comptabilité fournisseur et celle du client :

La facture électronique répond à des obligations bien définies. Concrètement, scanner une facture papier pour l’envoyer par email ne suffit pas à lui conférer un caractère électronique. Le terme « électronique » sous-entend que la totalité du cycle de vie de la facture soit dématérialisée, sans scan, ni retouche, ni impressions.

e-invoicing, e-reporting : comprendre la nouvelle terminologie

L’e-invoicing fait référence au procédé de l’émission et de réception de factures via une plateforme de dématérialisation. Pour garantir la sécurité du processus, l’entreprise peut utiliser des signatures électroniques, des logiciels EDI ou tout autre outil doté de contrôles documentés et permanents garantissant l’intégrité des données. Outre les mentions légales habituelles, les factures électroniques doivent comporter des données structurées pouvant être lues et comprises par un ordinateur afin de répondre aux normes de facturation électronique.

L’e-reporting désigne la procédure de transmission de données de transaction à l’administration. Cette obligation vient compléter le déploiement de l’e-invoicing. Cette disposition implique que toutes les entreprises du secteur privé assujetties à la TVA en France doivent transmettre aux autorités fiscales les informations relatives aux factures, mais exclues du champ de la facturation, à savoir :

• Les transactions BtC ;
• Les opérations intracommunautaires ;
• Les opérations réalisées avec des particuliers non assujettis à la TVA.

E-invoicing : C'est quoi, une e-facture ?

La facturation électronique suit un cadre légal bien défini, conformément aux dispositions prises par l’article 289 bis de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021. Une facture établie en format électronique doit respecter trois principes :

• L’authenticité,
• La lisibilité,
• Et l’intégrité du contenu.

Pour une entreprise, facturer électroniquement ses clients implique qu’elle soit en capacité d’émettre des factures électroniques dans les formats homologués et de les transmettre automatiquement à ses clients. Pour beaucoup d’organisations, cela implique une évolution des fonctionnalités des solutions de gestion.

E-invoicing en France : généralisation de la facture électronique

Porté par la directive 2014/55/UE qui régit la facturation électronique dans les marchés publics, l’e-invoicing conquis l’Europe. Chaque État membre de l’UE a élaboré sa propre transposition de la loi pour adapter le modèle de facturation électronique à son cadre législatif. Parmi les états ayant déjà déployé l’e-invoicing en Europe, l’Italie compte parmi les pays pionniers.

L’e-invoicing en France concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national. Pour le gouvernement, elle répond à quatre objectifs :

• Supprimer les contraintes de traitement des factures papier ; 
• Lutter contre la fraude fiscale et diminuer l’écart de TVA ;
• Permettre la connaissance de l’activité des entreprises ; 
• Faciliter les déclarations de TVA

Facture électronique : les exceptions

Les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA ne sont pas soumises à ll’obligation de facturation électronique. Ces opérations portent sur :

• Des prestations effectuées dans le domaine de la santé ;
• Des prestations d’enseignement et de formation ;
• Des opérations immobilières ;
• Des opérations réalisées par les associations à but non lucratif ;
• Des opérations bancaires et financières ;
• Des opérations d’assurance et de réassurance.

E-invoicing 2024 : le calendrier

La réforme sur la généralisation de la facturation électronique dans le secteur privé s’inscrit dans la continuité de celle du secteur public, avec le déploiement de la plateforme Chorus Pro. Le calendrier de mise en place est le suivant :

1. Pour l’obligation de recevoir les factures électroniques : 1er juillet 2024 pour TOUTES les entreprises françaises.
2. Pour l’obligation d’émettre les factures électroniques :

• 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises,
• 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
• 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les microentreprises.

Comment passer à la facture électronique ?

Passer à la facturation électronique signifie que les formats de facture actuels type Excel, PDG, PNG, etc. ne seront plus acceptés. Les formats officiels seront Factur-X, CII (Cross Industry Invoice) et UBL (Universal Business Language).

Fini aussi, les factures reçues par courrier, mail ou remises en main propre. Les entreprises devront émettre et recevoir leurs factures par l'intermédiaire d’une plateforme de facturation électronique certifiée. Sur le choix de la plateforme, les entreprises peuvent opter pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF).

Voici comment se déroulent le dépôt et le paiement d'une facture électronique :

• L’émetteur dépose sa facture sur sa plateforme de dématérialisation ;
• La plateforme transfert les données de facturation au Portail Public de Facturation pour contrôle par l'administration fiscale ;
• Une fois la facture déposée chez le client, celui-ci reçoit une notification.
• Le client procède au contrôle de la facture ; à l’issue de cette étape, il peut refuser ou accepter le paiement.
• Une fois la facture validée, elle est mise en paiement

Toute entreprise est libre de choisir sa solution de dématérialisation, pourvu qu'elle soit conforme aux règles d'e-invoicing et qu'elle a fait l'objet d'une immatriculation par la DGFIP.

Comment choisir sa plateforme de dématérialisation de factures ?

Le choix d’une solution de dématérialisation des factures n'est pas anodin. C'est le résultat d’une réflexion approfondie qui tient compte de :

• Votre secteur d’activité.
• Du nombre de vos fournisseurs et leur dispersion géographique.
• Vos besoins en matière d’analyse des données et de contrôle juridique.
• La taille de votre organisation et vos obligations comptables.
• Vos processus actuels de traitement des factures.
• Vos perspectives d’évolution

Gardez en tête que le choix de la future plateforme de dématérialisation compte au moins autant que la capacité de l’entreprise à mettre en place une nouvelle organisation.

Pour une performance optimale, le mieux reste de choisir une plateforme compatible avec votre logiciel de comptabilité pour simplifier l’export comptable des données.

Pour gagner du temps dans la collecte, optez pour une solution incluant la récupération automatique des factures. Cette fonctionnalité automatise la collecte des factures depuis les boîtes mail, les sites des fournisseurs et même les factures papier, grâce aux technologies de reconnaissance optique des caractères (OCR).