5 questions à se poser

5 questions pour choisir le meilleur outil de dématérialisation de facture

Pour gagner en efficacité, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter des solutions digitales. L’un des plus vieux serpents de mer en entreprise, c’est la gestion des factures. Une tâche chronophage, coûteuse, qui mobilise des ressources et empiète sur la productivité des responsables.

Véritable valeur ajoutée pour la direction financière, ces solutions sont de plus en plus présentes au sein des services comptables et administratifs. Vous souhaitez mettre en place une application de dématérialisation des factures fournisseurs ? Voici 5 questions à se poser pour bien la choisir.

POURQUOI PASSER À LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS ?

Les coûts cachés : l’ennemi n°1 des TPE-PME

Parce que la gestion des factures papier représente un coût caché pour l’entreprise, qui nuit à sa rentabilité. Dans les entreprises, surtout les petites et moyennes structures, les coûts cachés sont l’ennemi à abattre. On les appelle ainsi, car, souvent fondus dans le coût des produits et des activités, ils n’apparaissent pas dans le système comptable de l’entreprise. Ce qui ne les empêche pas de causer des difficultés dans sa performance. Difficultés qui peuvent, à terme, mettre à mal son existence.

Selon des études menées par l’Institut de Socio-Economie des Entreprises et des Organisations (ISEOR), en corrigeant ses coûts cachés, une entreprise peut espérer dégager entre 5 000 € et 35 000 € par personne et par an (gains de productivité, accroissement de chiffre d’affaires…)

Difficiles à corriger, car difficiles à détecter, ces coûts sont souvent dilués dans différents postes, ce qui les rend d’autant plus durs à trouver. Ils peuvent provenir d’un manque à gagner, d’un dysfonctionnement organisationnel ou managérial, mais aussi de processus mal paramétrés, obsolètes ou trop complexes.

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La gestion des factures papier, véritable panier percé

Parmi les coûts cachés les plus fréquemment rencontrés se trouve la gestion des factures papier. Ce format, encore utilisé aujourd’hui par la majeure partie des entreprises, pèse lourd sur la trésorerie des entreprises, surtout des TPE-PME. La raison ? Entre l’émission et le paiement, les factures transitent par différents services : facturation, administration, comptabilité, paiement, archivage, etc. Un procédé long, mais nécessaire pour respecter le workflow de validation des factures.

À chaque étape, il faut intervenir : trier, vérifier, compter, saisir, valider, etc. Toutes ces étapes nécessaires à la validation des factures occasionnent des coûts :

  • Coûts d’impression ;

  • Coût de mise en pli et d’envoi ;

  • Coût de traitement ;

  • Coûts de l’espace dédié à l’archivage papier ;

Sans parler des coûts liés au traitement des retards de paiements, des litiges ou encore des pertes de documents.

En moyenne, le coût de traitement d’une facture papier se chiffre à 14 €. Sachant qu’une TPE-PME traite 67 factures par mois (toujours en moyenne), c’est donc une perte significative de productivité. En dématérialisant la gestion des factures, les entreprises peuvent économiser 25% à 50% des coûts de traitement, tout en accélérant le processus global.

YouLoveWords

Jérémie Hoarau, contrôleur de gestion chez YouLoveWords, parle de libeo

"Avant Libeo, la gestion des factures nous prenait 1 journée et demi par mois, pour 2 personnes. Maintenant, je gère les factures seul, en une demi-journée seulement. Avec Libeo, toutes les factures sont enregistrées directement dans le bon compte fournisseur. C'est très rapide et on a la certitude à 100% que les informations sont exactes."

Voir le témoignage


SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION DE FACTURES : LES CRITÈRES DE SÉLECTION

Les solutions de dématérialisation de factures s’intègrent peu à peu dans le paysage comptable des entreprises. L’objectif ?  Gagner du temps sur la gestion fournisseur. Concrètement, ces outils incluent :

  • La dématérialisation ;

  • La collecte ;

  • Le traitement ;

  • Et le paiement des factures fournisseurs.

Mais entre les SaaS, les logiciels, les ERP, etc. difficile de faire un choix. Sur quels critères se baser ? Que faut-il attendre en termes de rentabilité ?

1) QUELS SONT VOS BESOINS EN MATIÈRE DE DÉMATÉRIALISATION ?

Dans un premier temps, commencez par identifier les bons outils à mettre en place et en accord pour rendre sa gestion le plus fluide possible. Pour cela, procédez à un bilan des processus et identification des frictions : il s’agit de comprendre et d’identifier tous les enjeux comptables de sa société. Pour cela, rapprochez-vous des différentes parties prenantes, cadrez le problème et illustrez les circuits de validation, de paiement et de réconciliation :

  • Qu’est-ce qui prend du temps ?

  • Qu’est-ce qui est complexe ?

  • Qui assure le suivi des factures ? Leur traitement ? Leur transmission à l’expert-comptable ?

  • Qui valide les factures ? Les paiements ?

  • Quel outil offre une visibilité et une communication claire entre les collaborateurs et les équipes comptables ?

Ces besoins sont révélateurs des coûts cachés de l’entreprise, ceux qui échappent au système informatique et finissent par générer un manque à gagner. Enfin, demandez-vous où vous vous situez en matière de digitalisation dans votre entreprise. Avez-vous d’ores et déjà mis en place des processus de dématérialisation ? Quelles sont les fonctions qui sont automatisées ?

2) POUR QUEL TYPE D’ENTREPRISE ?

Microentreprise, TPE, PME, profession libérale, etc. : tous n’ont pas les mêmes besoins ni les mêmes obligations. Sur le plan comptable et fiscal, la forme juridique de l’entreprise, et son statut, détermine ses obligations comptables : tenue des comptes, déclaration de TVA, liasse fiscale, bilan, etc.

Autre critère décisif : le secteur d’activité. Certains secteurs comme l’hôtellerie, la restauration ou encore le tourisme, très liés à la saisonnalité, nécessitent des logiciels spécifiques. Par exemple, dans le secteur du BTP, certains logiciels proposent des outils de suivi des heures, de consommation des matériaux ou des stocks. Dans la restauration, certains logiciels de caisse incluent l’export-comptable dans leurs fonctions.

Enfin, gardez à l’esprit que la dématérialisation des factures fournisseurs s’inscrit dans la culture et les habitudes de l’entreprise. Pour les petits entrepreneurs, par exemple, l’important est de rester proche du terrain. La comptabilité ne doit pas empiéter sur le cœur de l’activité. Idem pour la plupart des petites TPE/PME, qui n’ont pas toujours le bagage technique nécessaire pour la manipulation des outils comptables au quotidien.

3) QUELLES SONT VOS PERSPECTIVES D’ÉVOLUTION ?

Une fois la dématérialisation en place, il faut réfléchir aux next steps, les étapes d’après. Dans les startups par exemple, la recherche de la rentabilité, l’empressement vers le digital font que ces structures grandissent très rapidement. Pour mieux prendre en compte la croissance de l’entreprise, de nombreux logiciels et solutions SaaS intègrent des fonctions paramétrables.

Pour faire plus simple, vous devez choisir un outil qui va évoluer avec votre entreprise, pour se conformer à ses besoins. Dans cette optique, les solutions SaaS (Software as a Service) comme Libeo sont intéressantes, car conçues pour être évolutives.

4) AVEC QUELLES INTÉGRATIONS ?

Une erreur courante consiste à choisir un outil seul, sans considérer le cycle de paiement dans son ensemble. C’est-à-dire en tenant compte de :

  • l’engagement : validation de la dépense ;

  • du paiement avec les étapes nécessaires ;

  • la réconciliation (le rapprochement entre la facture et la dépense) ;

  • l’exportation vers la comptabilité

Pour une utilisation optimale de l’outil, vous devez réfléchir à une organisation efficace avec les outils déjà utilisés pour les postes clients, facturation et fournisseur. Il s’agit de ne pas empiler les solutions, et pouvoir associer les futurs outils entre eux. En dégageant vos attentes, vous saurez si le logiciel doit intégrer :

  • Les fonctions de gestion complète fournisseur ;

  • Les fonctions d’export vers la comptabilité ;

  • Les fonctions de rapprochement avec la banque.

Concrètement, vous pouvez associer Libeo (gestion des factures fournisseurs) avec Dext (précomptabilité) et Quickbooks (logiciel comptable) pour optimiser le Procure-to-Pay.

5) QUEL BUDGET ?

N’oublions pas un point important : le coût. S’il arrive en dernier sur notre liste, ce n’est par manque d’intérêt. Mais parce que ce critère est le résultat des 4 précédents : c’est en évaluant les besoins, les perspectives d’évolution et l’environnement technique de l’entreprise qu’on pourra ensuite dégager un budget. Dans le cas des solutions SaaS, les éditeurs proposent souvent des formules par paliers, évolutives.

Il existe des logiciels dématérialisation de factures fournisseurs gratuits, mais leurs fonctionnalités sont limitées. Ils peuvent convenir aux structures qui ont peu de mouvements bancaires ni d’obligations comptables.

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