5 questions pour choisir sa plateforme de dématérialisation de factures

Quel est l'intérêt de dématérialiser la facturation ?

Les coûts cachés : l’ennemi n°1 des TPE-PME

La gestion des factures papier représente un coût caché pour l’entreprise : selon l’Institut de Socio-Economie des Entreprises et des Organisations (ISEOR), une entreprise peut dégager entre 5 000 € et 35 000 € par personne et par an (gains de productivité, accroissement de chiffre d’affaires…) en corrigeant ses coûts cachés.

Surtout les petites et moyennes structures, les coûts cachés sont l’ennemi à abattre. On les appelle ainsi, car difficiles à détecter, ces coûts sont souvent dilués dans différents postes, ce qui les rend d’autant plus durs à trouver. Ils peuvent résulter d’un manque à gagner, d’un dysfonctionnement organisationnel ou managérial, mais aussi de processus mal paramétrés, obsolètes ou trop complexes.

La gestion des factures papier, véritable panier percé

Parmi les coûts les mieux cachés se trouve la gestion des factures papier. Ce format, encore utilisé aujourd’hui par la majeure partie des entreprises, pèse lourd sur la trésorerie des TPE-PME. Les factures transitent par différents services : un procédé long, mais nécessaire pour respecter le workflow de validation des factures. À chaque étape, il faut intervenir : trier, vérifier, compter, saisir, valider, etc.

Toutes ces étapes nécessaires à la validation des factures occasionnent des coûts :

• Coûts d’impression ;
• Coût de mise en pli et d’envoi ;
• Coût de traitement ;
• Coûts de l’espace dédié à l’archivage papier ;

Sans parler des coûts liés au traitement des retards de paiements, des litiges ou encore des pertes de documents.

Entre la facturation, administration, comptabilité, paiement et l'archivage, le coût de traitement d’une facture papier se chiffre à 14 €. En dématérialisant la gestion des factures, les entreprises peuvent économiser 25% à 50% des coûts de traitement, tout en accélérant le processus global.

5 questions à se poser avant de choisir son outil de dématérialisation

1) Quels sont vos besoins techniques et métiers ?

Commencez par identifier vos besoins en dématérialisation. C'est la meilleure approche pour rendre la dématérialisation le plus fluide possible. Procédez à un bilan des processus et identifiez les points de blocage. Rapprochez-vous des différentes parties prenantes, cadrez le problème et illustrez les circuits de validation, de paiement et de réconciliation :

• Qu’est-ce qui prend du temps ?
• Qu’est-ce qui est complexe ?
• Qui assure le suivi des factures ? Leur traitement ? Leur transmission à l’expert-comptable ?
• Qui valide les factures ? Qui approuve les paiements ? En combien d'étapes ?
• Quel outil offre une visibilité et une communication claire entre les collaborateurs et les équipes comptables ?

Ces questions sont révélatrices des des coûts cachés de l’entreprise, ceux qui échappent au système informatique et finissent par générer un manque à gagner. Enfin, demandez-vous où votre entreprise se situe en matière de digitalisation : avez-vous déjà en place des processus dématérialisés ? Quelles sont les tâches et les branches de la gestion financière qui sont automatisées ?

2) Quel est votre secteur d'activité ?

Microentreprise, TPE, PME, profession libérale, etc. : tous n’ont pas les mêmes besoins ni les mêmes obligations. Sur le plan comptable et fiscal, la forme juridique de l’entreprise, et son statut, détermine ses obligations comptables : tenue des comptes, déclaration de TVA, liasse fiscale, bilan, etc.

Autre critère décisif : le secteur d’activité. Certains secteurs comme l’hôtellerie, la restauration ou encore le tourisme, très liés à la saisonnalité, nécessitent des logiciels spécifiques. Dans le secteur du BTP, certains logiciels proposent des outils de suivi des heures, de consommation des matériaux ou des stocks. Dans la restauration, les logiciels de caisse incluent l’export-comptable et l'édition du Ticket Z dans leurs fonctions.

Gardez à l’esprit que la dématérialisation des factures fournisseurs s’inscrit dans la culture et les habitudes de l’entreprise. Pour les petits entrepreneurs, par exemple, l’important est de rester proche du terrain. La comptabilité ne doit pas empiéter sur le cœur de l’activité. Idem pour la plupart des petites TPE/PME, qui n’ont pas toujours le bagage technique nécessaire pour la manipulation des outils comptables au quotidien.

3) Quelles sont vos perspectives d'évolution ?

Une fois la dématérialisation en place, il faut réfléchir aux next steps, les étapes d’après. Dans les startups par exemple, la recherche de la rentabilité, l’empressement vers le digital font que ces structures grandissent très rapidement. Pour mieux prendre en compte la croissance de l’entreprise, de nombreux logiciels et solutions SaaS intègrent des fonctions paramétrables.

Pour faire plus simple, vous devez choisir un outil qui va évoluer avec votre entreprise, pour se conformer à ses besoins. Dans cette optique, les solutions SaaS (Software as a Service) comme Libeo sont intéressantes, car conçues pour être évolutives.

4) Pour quel type d'intégrations ?

Une erreur courante consiste à choisir un outil seul, sans considérer le cycle de paiement dans son ensemble. C’est-à-dire sans tenir compte :

• De l’engagement : validation de la dépense ;
• Du paiement avec les étapes nécessaires ;
• De la réconciliation (le rapprochement entre la facture et la dépense) ;
• De l’export vers la comptabilité

Pour une utilisation optimale de l’outil, vous devez réfléchir à une organisation efficace avec les outils déjà utilisés pour les postes clients, facturation et fournisseur. Il s’agit de ne pas empiler les solutions, et pouvoir associer les futurs outils entre eux. En dégageant vos attentes, vous saurez si le logiciel doit intégrer :

• Les fonctions de gestion du cycle fournisseur ;
• Les fonctions d’export vers la comptabilité ;
• Les fonctions de rapprochement avec la banque.

Concrètement, vous pouvez associer Libeo (gestion des factures fournisseurs) avec Dext (précomptabilité) et Quickbooks (logiciel comptable) pour optimiser le Procure-to-Pay.

5) Quel budget ?

N’oublions pas un point important : le coût. S’il arrive en dernier sur notre liste, ce n’est par manque d’intérêt. Mais parce que ce critère est le résultat des 4 précédents : c’est en évaluant les besoins, les perspectives d’évolution et l’environnement technique de l’entreprise qu’on pourra ensuite dégager un budget. Dans le cas des solutions SaaS, les éditeurs proposent souvent des formules par paliers, évolutives.

Si vous savez qu'un logiciel dématérialisation des factures fournisseurs gratuit suffira à couvrir vos besoins, préférez le Portail Publique de Facturation (PPF), mais gardez en tête ses fonctionnalités sont limitées. Il convient aux structures qui ont peu de mouvements bancaires ni d’obligations comptables.

Avec une PDP, vous avez accès aux mêmes fonctionnalités de gestion et de traitement des factures électroniques qu'avec le PPF, mais vous pouvez en plus bénéficier de services additionnels :

• Interconnexion aux outils métiers,
• Récupération des factures
• Options de paiement multiples (paiement en un clic, à échéance, à une date choisie, versement d'acompte, etc.)
• Délégation de paiement,
• Rapprochement bancaire
• Analyse de trésorerie,
• Onboarding clients
• Comptabilité analytique

Cette option est particulièrement utile pour les TPE-PME qui ont besoin d'un éventail de fonctionnalités plus large, sans avoir forcément le baggage technique conséquent.

Pour un gain de performance et de productivité, préférez une plateforme comme Libeo, qui facilite le paiement des factures grâce à un système de paiement sans IBAN.

PPF, PDP : Comment choisir sa plateforme de dématérialisation des factures ?

À compter de juillet 2024, autrement dit, dès 2024, toutes les entreprises – quelle que soit leur taille – auront pour obligation de recevoir leurs factures de façon électronique à travers un portail spécialisé, public ou certifié. Autrement dit, il ne sera plus possible d'envoyer des factures par mail, fax ou courrier, ou de les remettre en main propre à leur destinataire. Pour émettre et recevoir leurs factures, les entreprise concernées devront choisir entre :

• le Portail Public de Facturation (PPF) ;
• une Plateforme Partenaire de Dématérialisation (PDP), un prestataire de services certifié par l'État.

Le PPF et les PDP se doivent d’assurer indifféremment la transmission des factures électroniques (e-invoicing) et des données de transactions (e-reporting), ainsi que la gestion des statuts de cycle de vie des factures. La vraie différence se joue au niveau des fonctionnalités additionnelles.

Là où le PPF assure un "service minimum", les PDP peuvent proposer des services complémentaires, et des contrôles métiers que le PPF n'a pas :

FAQ

Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?

Le décret du 7 octobre 2022 détaille les obligations légales relatives à la dématérialisation factures fournisseurs :

• D'autre part, l'obligation pour toutes les entreprises de recevoir les factures électroniques à compter du 1er juillet 2024.
• D'autres part, l'obligation pour toutes les entreprises d'émettre et de transmettre leurs factures au format électronique (e-invoicing), ainsi que les données de transaction et de paiement à l'administration fiscale (e-reporting).

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

La première étape de la dématérialisation des factures fournisseurs consiste à passer d'un format physique à un format électronique. Il s'agit notamment de convertir les factures papier en fichiers numériques qui peuvent être stockés numériquement ou envoyés par courriel directement à partir d'un logiciel de comptabilité.

Une fois que vous avez migré des factures physiques vers les factures électroniques, il est temps de convertir les données de vos fournisseurs dans un format standard de l'industrie tel que XML, EDI ou JSON. Vous devrez ensuite stocker ces données dans un archivage à valeur probante (par exemple, sur le Cloud).