La mission de mandat de paiement des factures fournisseurs

Mandats de paiement : nouvelle brique du full service

Le périmètre des missions de l’expert-comptable ne cesse de s’élargir. Pour mieux les accompagner dans cette transformation, les Ateliers de la transformation sont une série de webconférences organisée par le Conseil régional de l’Ordre de Paris-Île de France (CROEC) pour aider les cabinets à développer de nouvelles missions dans le domaine du full service.

Dans le dernier épisode, organisé le 21 mars 2023, Stéphane Raynaud, expert-comptable, dirigeant du cabinet BBA et directeur de la publication de La Profession Comptable, et Julien Catanese (Directeur éditorial de Compta Online) échangeaient sur deux missions de full service :

• Le mandat de paiement des dettes fournisseurs
• L’assistance au processus Achats-Fournisseurs

Pour rappel, c’est en 2019 que la loi PACTE a attribué ces deux nouvelles prérogatives aux experts-comptables, en vue de renforcer le rôle de conseil et d’accompagnement de l’expert-comptable auprès du dirigeant.

À quel besoin répondent ces nouvelles offres de services ?

En déléguant, le paiement des dettes, le dirigeant se dégage du temps tout en conservant un rôle décisif dans la gestion et le suivi des flux de trésorerie.

• La gestion de trésorerie : une fonction de plus en plus vitale dans les entreprises, exposées à toujours plus de risques financiers et de faillites.
• La facturation électronique, qui entraîne une réorganisation des processus au sein de l’entreprise.

Gestion de trésorerie : une exigence accrue sur le respect des délais de paiement

En France, 25 % des faillites de TPE-PME sont dues à des retards de paiement. Lesquels sont estimés à plus de 20 milliards d’euros en 2023 d’après l’Observatoire des délais de paiement. La mission de mandat de paiement devrait ralentir cette tendance tout en améliorant la gestion du Besoin en Fonds de Roulement au sein des entreprises.

Ce dernier point est capital, souligne Stéphane Raynaud. À l’heure de facture électronique, la gestion du BFR va devenir de plus en plus stratégique : il sera beaucoup plus facile de distinguer les « bons élèves » qui règlent leurs factures à temps grâce aux workflows mis en place des « mauvais payeurs ».

Facture électronique : ne pas manquer le coche

Pour les experts-comptables, le risque est de considérer la facture électronique sur un aspect purement technique, et donc de passer à côté de tout le potentiel de transformation et d’accompagnement pour les clients. Au contraire, l’arrivée de la facture électronique est l’opportunité pour les experts-comptables de se repositionner dans la gestion administrative de leurs clients.

Plus qu’une norme et un protocole de facturation, l’enjeu majeur de la réforme est le suivi du cycle de vie de la facture, étape par étape :

La logique de suivi et de statuts est très importante dans le cadre de la réforme. D’autant que les entreprises qui traitent avec de grands groupes pour l’approvisionnement, la question du suivi des statuts se pose dès juillet 2024.

La mission de l’expert-comptable : simplifier et rationaliser les processus de validation des factures fournisseurs et de suivi des paiements.

Typologie des missions relatives au cycle fournisseur

La mission de mandat de paiement des dettes

Cette prérogative autorise l’expert-comptable à prendre en charge, au nom de son client, le paiement des dettes fournisseurs. Pour réaliser cette mission, l’expert-comptable doit disposer d’un mandat intégré à la lettre de mission originelle ou fournie séparément. La mission de mandat de paiement de dettes comporte 6 temps :

1. Réception et tri des factures par échéances
2. Préparation du « Bon à payer »
3. Préparation de l’échéancier
4. Validation de l’échéancier
5. Réalisation du paiement
6. Établissement d’un compte-rendu périodique

L’expert-comptable ne peut en aucun cas utiliser son propre compte pour l’encaissement des créances. En outre, il est important de répartir des rôles au sein du cabinet, et surtout de décorréler l’acte de contrôle et l’acte du paiement. Dans les petits cabinets, c’est à l’associé de réaliser le paiement.

La mission d’assistance au processus Achats-Fournisseurs

Pour exploiter pleinement le potentiel de la facture électronique, Stéphane Raynaud est formel : proposer la mission de paiement sur la seule partie « paiement de factures » ne suffit pas. C’est sur l’ensemble des étapes du processus d’achats mis en place au sein de l’entreprise qu’il faut intervenir :

Pour l’expert-comptable, cela veut dire travailler avec son client sur une nouvelle approche du cycle d’achats-fournisseurs, pour mieux sécuriser la chaîne de production dans son ensemble :

• La définition du besoin
• La recherche fournisseurs
• L’appel d’offres
• L’analyse de l’offre
• La négociation
• La contractualisation

Menée de bout en bout, la mission de diagnostic de la fonction Achat sert d’argument aux experts-comptables pour convaincre ensuite leurs clients d’adopter la facture dématérialisée.

Délégation de paiement : une mission essentielle à l’heure de la facturation électronique

L'arrivée de la facture électronique est une opportunité conjoncturelle et structurelle très forte pour valoriser les mandats de paiements au sein des cabinets d'experts-comptables.

Pour les cabinets d'expert-comptable, il y a un réel intérêt à se positionner sur ce type de mission. Pour les gouvernances financières et les fonctions comptables, c’est l’ensemble des habitudes, règles, pratiques et procédures qui va changer avec l’entrée en vigueur de l’e-invoicing.

Dans les TPE-PME, où la relation entre l’expert-comptable et le dirigeant est très forte, la prise en charge (même temporaire) des mandats de paiement et l'audit de la fonction Achat seront essentielles pour aborder cette transition dans les meilleures conditions.

Comment valoriser vos missions de paiement et de recouvrement en cabinet ?

D’après une étude menée en 2020 par le CSOE intitulée « Marchés de la profession comptable », la principale attente formulée par les dirigeants de TPE-PME porte sur un accompagnement dans « la vie quotidienne de l’entreprise », notamment un accompagnement administratif.

1/ Mettre en place des outils de workflows

En tant qu’expert-comptable, vous jouez un rôle clé dans ce processus : accompagner vos clients dans cette transition et leur fournir des plateformes de facturation électroniques et des outils de workflows.

Pour que le workflow fonctionne, il doit établir un lien entre la plateforme de digitalisation et la plateforme de paiement :

2/ Avoir une personne dédiée au paiement

Pour le client, la promesse de valeur tient en une phrase : mieux gérer sa trésorerie et son BFR. Au sein des cabinets, il est important de dissocier le paiement de la comptabilité. Cette règle de contrôle d’interne sert à séparer le payeur de la personne en charge de la comptabilisation.

Le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables préconise de faire valider au client le montant de l’échéancier des factures à payer et de prévoir une séparation des fonctions entre la saisie des écritures et l’ordre de paiement.

3/ Déléguer ne signifie pas abdiquer

La possibilité pour les experts-comptables de manier des fonds n’entrave en rien le pouvoir de décision et le contrôle du dirigeant. Sur ce point, le CSOEC est formel : les sommes doivent toujours transiter par le compte de l’entreprise cliente du cabinet.

De cette façon, les managers sont toujours impliqués dans les processus. Mais cette délégation leur permet de se concentrer sur d’autres aspects de leur activité, comme l’opérationnel et les ventes, tout en gardant le contrôle sur la manière dont les flux sont traités.

4/ Faire du story-telling

Ces missions doivent être valorisées : au-delà de la prestation classique du simple paiement, c’est tout un travail en amont que l’on vend : de la sélection des fournisseurs à la réappropriation du cycle d’achat et au contrôle interne. Et donc tout un storytelling à mettre en place : mettre en place un service Achats performant. Dans un contexte où la technicité est de plus en plus importante, mieux vaut se concentrer sur son cœur de métier at automatiser ce qui peut l’être, au maximum.

Facture électronique : PDP ou PPF pour le paiement des factures ?

La sélection des futures plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) se fera pour les cabinets entre juillet et novembre 2023. En attendant, il est stratégique de proposer d’ores et déjà une plateforme de traitement de factures aux clients. Envoyer les factures par mail comporte un risque : celui pour les hackeurs de les récupérer pour mieux les copier…

Au niveau du choix de la plateforme, précise Stéphane Raynaud, « La vraie différence se fera sur les fonctionnalités additionnelles, et le paiement est une fonctionnalité plus que nécessaire. Le Portail Public de Facturation (PPF) n’aura pas cette fonction. »

Contrairement au PPF, les PDP incluent de nombreuses fonctionnalités additionnelles : collecte automatique des factures, imputation comptable, comptabilité analytique, rapprochement bancaire, etc. Dans cette optique, la Plateforme de Dématérialisation Partenaire apparaît comme la meilleure option. Cas d’usage : en Italie, où la facture électronique est la norme depuis 2009, les experts-comptables proposent des missions d’analyse de factures fournisseurs. Les PDP leur permettent par exemple de détecter des factures incomplètes, et donc qui peuvent s’avérer fausses.

L’objectif pour le cabinet, selon Stéphane Raynaud, « Avoir 70 % de leur portefeuille de clients sur la PDP choisie par le cabinet. Quitte à faire payer un peu plus les clients qui imposent une PDP différente. »