La mission de mandat de paiement des factures fournisseurs

Mandats de paiement : nouvelle brique du full service

Le périmètre des missions de l’expert-comptable ne cesse de s’élargir. Les Ateliers de la transformation sont une série de webconférences organisée par le Conseil régional de l'Ordre de Paris-Île de France (CROEC) pour aider les cabinets à développer de nouvelles missions, particulièrement dans le domaine du full service.

Dans le derniers épisode , organisé 21 mars 2023, Stéphane Raynaud, expert-comptable, dirigeant du cabinet BBA et directeur de la publication de La Profession Comptable, et Julien Catanese (Directeur éditorial de Compta Online) échangeaient sur deux missions de full service :

• Le mandat de paiement des dettes fournisseurs
• L'assistance au processus Achats-Fournisseurs

Pour rappel, c'est en 2019 que la loi PACTE a attribué ces deux nouvelles prérogatives aux experts-comptables, en vue de renforcer le rôle de conseil et d’accompagnement de l’expert-comptable auprès du dirigeant.

À quel besoin répondent ces nouvelles offres de services ?

En déléguant le paiement des dettes, le dirigeant se dégage du temps tout en conservant un rôle décisif dans la gestion et le suivi des flux de trésorerie.

• La gestion de trésorerie : avec une fonction de plus en plus vitale dans les entreprises, exposées à toujours plus de risques financiers et de faillites.
• La facturation électronique, qui entraîne une réorganisation des processus au sein de l'entreprise.

Gestion de trésorerie : une exigence accrue sur le respect des délais de paiement

En France, 25% des faillites de TPE-PME sont dues à des retards de paiement. Lesquels sont estimés à plus de 20 milliards d'euros en 2023 d'après l'Observatoire des délais de paiement. La mission de mandat de paiement devrait ralentir cette tendance tout en améliorant la gestion du Besoin en Fonds de Roulement au sein des entreprises.

Ce dernier point est capital, souligne Stéphane Raynaud. À l'heure de facture électronique, la gestion du BFR va devenir de plus en plus stratégique : il sera beaucoup plus facile de distinguer les "bons élèves" qui règlent leurs factures à temps grâce aux workflows mise en place des "mauvais payeurs".

Facture électronique : ne pas manquer le coche

Pour les experts-comptables, le risque est de considérer la facture électronique sur un aspect purement technique, et donc de passer à côté de tout le potentiel de transformation et d'accompagnement pour les clients. Au contraire, l'arrivée de la facture électronique est l'opportunité pour les experts-comptables de se repositionner dans la gestion administrative de leurs clients.

Plus qu'une norme et un protocole de facturation, l'enjeu majeur de la réforme est le suivi du cycle de vie de la facture, étape par étape :

Source : portail.dgfip.finances.gouv.fr

La logique de suivi et de statuts est très importante dans le cadre de la réforme. D'autant que les entreprises qui reçoivent des traitent avec des grands groupes pour l'approvisionnement, la question du suivi des statuts va se poser dès juillet 2024.

La mission de l'expert-comptable : simplifier et rationaliser les processus de validation des factures fournisseurs et de suivi des paiements.

Typologie des missions relatives au cycle fournisseur

La mission de mandat de paiement des dettes

Cette prérogative autorisent l’expert-comptable à prendre en charge, au nom de son client, le paiement des dettes fournisseurs. Pour réaliser cette mission, l'expert-comptable doit disposer d’un mandat intégré à la lettre de mission originelle ou fournie séparément. La mission de mandat de paiement de dettes comporte 6 temps :

1. Réception et tri des factures par échéances
2. Préparation du "Bon à payer"
3. Préparation de l'échéancier
4. Validation de l'échéancier
5. Réalisation du paiement
6. Établissement d'un compte-rendu périodique

L’expert-comptable ne peut en aucun cas utiliser son propre compte pour l’encaissement des créances. En outre, il est important de répartir des rôles au sein du cabinet, et surtout de décorréler l'acte de contrôle et l'acte du paiement. Dans les petits cabinet, c'est à l'associé de réaliser le paiement.

La mission d'assistance au processus Achats-Fournisseurs

Pour exploiter pleinement le potentiel de la facture électronique, Stéphane Raynaud est formel : proposer la mission de paiement sur la seule partie "paiement de factures" ne suffit pas. C'est sur l'ensemble des étapes du processus d'achats mises en place au sein de l'entreprise qu'il intervenir :

Source : oec-paris.fr/actualites

Pour l'expert-comptable, cela veut dire travailler avec son client sur une nouvelle approche du cycle d'achats-fournisseurs, pour mieux sécuriser la chaîne de production dans son ensemble :

• La définition du besoin
• La recherche fournisseurs
• L'appel d'offres
• L'analyse de l'offre
• La négociation
• La contractualisation

Délégation de paiement : une mission essentielle à l’heure de la facturation électronique

La mission de mandat de paiement va être amenée à se structurer et à se rationaliser avec la facture électronique. Pour les cabinets d'expert-comptable, il y a un réel intérêt à se positionner sur ce type de mission.

C’est un fait avéré que les grands groupes n’ont pas le monopole des retards de paiement : une PME fait faillite toutes les 33 minutes en France, du fait de problèmes de trésorerie.

En 2020, le nombre de jours de retards de paiement était de 15,2 jours pour les PME, 15,3 jours pour les TPE. Ce fléau, accentué par la crise, ampute les PME de 19 milliards d’euros de trésorerie, selon l’Observatoire des délais de paiement. Une mauvaise pratique, alimentée par un contexte d’incertitude, mais aussi un manque de temps et de connaissances des procédés et recours pour payer ses factures à temps.

Comment valoriser vos missions de paiement et de recouvrement en cabinet ?

D’après une étude menée en 2020 par le CSOE intitulée « Marchés de la profession comptable », la principale attente formulée par les dirigeants de TPE-PME porte sur un accompagnement dans « la vie quotidienne de l’entreprise », notamment un accompagnement administratif.

1/Préserver ses relations commerciales

L’objectif du recouvrement amiable est d’engager un dialogue constructif. Mais les relations commerciales ont tendance à être plus complexes, ce qui rend cette tâche difficile : comment récupérer ses créances sans détériorer la relation client ?

En déléguant le recouvrement des créances et le paiement des factures à son expert-comptable, le dirigeant préserve ses relations d’affaires, essentielles au succès continu de son entreprise. En faisant appel à un tiers mandaté, il évite les confrontations directes qui risqueraient d’entacher les relations.

2/ Préparer la transition vers l’e-invoicing

L'arrivée de la facture électronique est une opportunité conjoncturelle et structurelle très forte pour valoriser les mandats de paiements ai sein des cabinets d'experts-comptables.

un enjeu majeur pour les entreprises. Pour les gouvernances financières et les fonctions comptables, c’est l’ensemble des habitudes, règles, pratiques et procédures qui va changer avec l’entrée en vigueur de l’e-invoicing.

En tant qu’expert-comptable, vous jouez un rôle clé dans ce processus : accompagner vos clients dans cette transition et leur fournir des outils pour y parvenir. Dans les TPE-PME, où la relation entre l’expert-comptable et le dirigeant est très forte, la prise en charge (même temporaire) des mandats de paiement et de recouvrement des factures permettra d'aborder cette transition dans les meilleures conditions.

3/ Déléguer ne signifie pas abdiquer

La possibilité pour les experts-comptables de manier des fonds n’entrave en rien le pouvoir de décision et le contrôle du dirigeant. Sur ce point, le CSOEC est formel : les sommes doivent toujours transiter par le compte de l’entreprise cliente du cabinet. L’encaissement et le décaissement de sommes directement sur les comptes de l’expert-comptable sont strictement interdits, quand bien même l’entreprise serait en phase de création.

Le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables préconise de faire valider au client le montant de l’échéancier des factures à payer et de prévoir une séparation des fonctions entre la saisie des écritures et l’ordre de paiement.

De cette façon, les managers sont toujours impliqués dans les processus. Mais cette délégation leur permet de se concentrer sur d’autres aspects de leur activité, comme l’opérationnel et les ventes, tout en gardant le contrôle sur la manière dont les flux sont traités.

Facture électronique : PDP ou PPF pour le paiement des factures ?

Le choix des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) se fera pour les cabinets entre juillet et novembre 2023. En attendant, il est stratégique de proposer d'ores et déjà une plateforme de traitement de factures aux clients. Envoyer les factures par mail comporte un risque : celui pour les hackeurs de les récupérer pour mieux les copier...

Au niveau du choix de la plateforme, précise Stéphane Raynaud, "La vraie différence se fera sur les fonctionnalités additionnelles, et le paiement est une fonctionnalité plus que nécessaire. Le Portail Public de Facturation (PPF) n'aura pas cette fonction."

Dans cette optique, la Plateforme de Dématérialisation Partenaire apparaît comme la meilleure option. Cas d'usage : en Italie, où la facture électronique est la norme depuis 2009, les experts-comptables proposent des missions d'analyse de factures fournisseurs. Les PDP leur permettent par exemple de détecter des factures incomplètes, et donc qui peuvent s'avérer être fausses.

L'objectif pour le cabinet, selon Stéphane Raynaud, "Avoir 70% de leur portefeuille de clients sur la PDP choisie par le cabinet. Quitte à faire payer un peu plus les clients qui imposent une PDP différente."