Accounts payable (AP) : rationaliser le paiement des fournisseurs en 2023

Évolution des paiements : vers des accounts payable 100 % dématérialisés

En comptabilité, on parle d’accounts payable (AP) pour désigner les sommes dues par une entreprise à ses fournisseurs, autrement dit ses dettes fournisseurs contractées après l’achat de marchandises et/ou de services. L’account payable finance la trésorerie de l’entreprise : tant qu’elle n’est pas payée, la facture constitue une liquidité.

La facture électronique va devenir obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2024. Par conséquent, les professionnels de la comptabilité devront changer la façon dont ils effectuent et reçoivent les paiements, afin de suivre les dernières exigences technologiques et réglementations financières. Or, d’après la 3e édition du baromètre de la dématérialisation des factures, publié par Generix Group et Best Practices Systèmes d’information, près d’un quart des entreprises interrogées n’ont pas connaissance de la réforme fiscale 2024-2026. Alors même que cette réforme a été annoncée en 2021.

Au-delà de la connaissance même de la réforme, les entreprises n’ont pas une vision claire des différentes étapes du déploiement de cette dernière :

• 40 % des entreprises ne savent pas quand elles auront l’obligation d’émettre des factures électroniques
• 41,3 % ne savent pas quand elles devront être en capacité de recevoir des factures sous format électronique.

La priorité pour les équipes de comptabilité fournisseuse en 2022 : la communication autour de ce nouveau format et l’optimisation des processus. Changer la dynamique et exploiter les avantages de l’automatisation des accounts payable. Pour se préparer à la transition 2024-2026 d’une part, mais aussi pour répondre au besoin de rapidité permis par les innovations digitales.

De tous les départements, les équipes chargées de la comptabilité fournisseur sont celles qui ont le plus à gagner à tirer parti des dernières technologies.

Exploiter les avantages de l’automatisation des accounts payable

Les meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs sont automatisées, précises et fiables.

Payer et se faire payer plus rapidement

La rapidité de paiement des factures sera déterminante pour la façon dont les entreprises attireront et conserveront les clients. Les retards de paiement nuisent aux fournisseurs et provoquent des frictions entre les entreprises. En se concentrant sur la rapidité des paiements, les entreprises peuvent se donner un avantage sur le marché.

Faire plus avec moins

Le raccourcissement des fenêtres de paiement entraîne la nécessité d’automatiser les processus de comptes fournisseurs. Alors que la transformation numérique se poursuit en 2023, les entreprises qui trouvent des moyens de rationaliser, d’automatiser et d’intégrer leurs processus de paiement seront payées plus rapidement, garderont leurs fournisseurs heureux et gagneront un avantage sur leurs concurrents.

Rationaliser le traitement

Le processus de gestion des comptes fournisseurs est souvent manuel, ce qui entraîne des erreurs de saisie, des retards de paiement des factures, des problèmes de trésorerie et des occasions manquées avec les fournisseurs en raison des retards de paiement.

Lorsque vous automatisez votre processus d’accounts payable, vous réduisez les effectifs rattachés à cette tâche, ce qui réduit le risque d’erreurs au cours du processus de paiement. La dématérialisation rend également plus difficiles les tentatives de fraude, car les accès sont réglementés et les informations (détails du compte bancaire, numéros de carte de crédit) sont sécurisées.

Booster la trésorerie

Les systèmes automatisés offrent une visibilité en temps réel des flux de trésorerie tout au long du mois — y compris les prévisions — afin que vous sachiez combien d’argent sera disponible dans les semaines à venir en fonction des habitudes de dépenses actuelles. Avec ces informations en tête, les gestionnaires peuvent mieux planifier les dépenses futures tout en gardant les dépenses sous contrôle à tout moment.

Suivi du budget vs. dépenses réelles avec une solution d'automatisation des accounts payable.

Mise en œuvre des nouvelles technologies

Une façon d’améliorer vos processus de comptabilité fournisseurs est de mettre en œuvre une solution technologique qui les automatise. L’automatisation des accounts payable est l’un des segments du marché des logiciels d’entreprise qui connaît la croissance la plus rapide.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser une plateforme basée sur le cloud computing, comme Libeo, qui offre une solution de bout en bout pour la gestion des paiements ; de la collecte automatique des factures à la comptabilisation des paiements.

Voici, schématisé, à quoi ressemble le circuit de validation d'une facture d'achat traitée et payée avec Libeo :

Libeo permet de mettre en œuvre des flux de travail rationalisés entre les services financiers et comptables :

• Les accès sont paramétrés de façon à ce que les collaborateurs concernés aient accès à toutes les informations pertinentes : factures, avoirs, état de paiement des factures, soldes des fournisseurs, commandes en cours, conditions de paiement, etc.
• En invitant leurs experts-comptables, les dirigeants réduisent leur implication dans les processus de saisie manuelle des données et se libèrent du temps pour des activités plus stratégiques.
• En supprimant les étapes redondantes du processus, la plateforme réduit les coûts associés aux erreurs de saisie manuelle des données tout en augmentant les niveaux d’efficacité et de précision dans l’ensemble de l’organisation.

Circuit d'approbation des achats fournisseurs avec automatisation et paramétrage des rôles

Évaluer l’impact au sein de votre organisation

Afin de rationaliser le processus de la facture au paiement, les entreprises doivent d’abord identifier les points d’amélioration de vos processus actuels. La première étape vers l’automatisation consiste à identifier ce que vous attendez d’une solution d’automatisation :

• Quel type de logiciel voulez-vous ? Un outil Saas ou un logiciel avec achat de licence ?
• Quel est le degré de personnalisation requis ? Un système simple qui ne prend en charge qu’un seul type de méthode de paiement ou quelque chose de plus avancé avec une comptabilité intégrée ?
• Quel est le niveau d’assistance disponible ? Que se passe-t-il si votre système tombe en panne en pleine période fiscale ? Quels sont les dispositifs de sécurité ?
• Plus généralement, quels sont les changements attendus en matière d’organisation ?

Les solutions basées sur le cloud ont pris leur essor ces dernières années grâce à leur flexibilité et leur facilité d’utilisation.

Flexibles et livrées clé en main, les solutions SaaS offrent aux entreprises une alternative aux logiciels traditionnels sur site. Conçues pour être évolutives, elles s’adaptent aux besoins des organisations et grandissent avec elles. De plus, en cas de dysfonctionnement, la question de la maintenance ne se pose pas puisque l’opérabilité est assurée par le fournisseur.