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Comment créer un circuit d'approbation fournisseur ?
Le circuit d'approbation fournisseur est un ensemble de règles d'approbation et d'automatisation qui s'activent lorsque vous recevez une facture d'achat venant d'un fournisseur enregistré avec votre organisation. Il s'agit donc d'une procédure de contrôle des factures d'achat. Comment définir et paramétrer un circuit d'approbation fournisseur ?
Publié le | Mis à jour le
Sommaire
1. Quel est l'intérêt de vérifier les factures ?a. Vérifier les éventuelles erreursb. Réduire les risques de fraudec. S'aligner avec la politique comptable de l'entreprise2. Comment valider une facture fournisseur ?a. Définir les étapes et paramètres de validationb. Nommer des approbateurs pour chaque étapec. Définir des règles d'automatisationQuel est l'intérêt de vérifier les factures ?
La facture est le document le plus important lié aux achats. Pour le client, elle est la preuve de l’achat de produits ou de services et pour le fournisseur, elle représente un engagement financier de la part du client. Pour s’assurer qu’elle a été émise correctement, un certain nombre de contrôles doit être effectué sur son contenu.
La facture fournisseur constitue à la fois une preuve d’achat et de paiement et un document comptable. Elle fournit des informations sur le produit ou le service offert et son prix et donne une indication sur le fait qu’une commande a été livrée correctement ou non.
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Essayer maintenantVérifier les éventuelles erreurs
Le processus d’approbation de la facture commence par plusieurs étapes de contrôle et de validation pour détecter d’éventuelles erreurs (dans les prix, les quantités, les taux de TVA, les dates, etc.) qui pourraient affecter le paiement et nuire à la relation avec le fournisseur. Elle doit être émise conformément au droit commercial ;
- Les détails indiqués dans la facture doivent correspondre à ceux contenus dans le bon de commande original ;
- Tous les produits ou services inclus dans la facture doivent être mentionnés par leur nom (ou leur type) et leur quantité ;
- Le numéro d’identification TVA du fournisseur doit être indiqué ;
- Le montant indiqué sur la facture doit correspondre au prix établi à l’avance ;
- Les éventuelles remises offertes par le fournisseur doivent être déclarées clairement ;
- Toutes les taxes payées par l’acheteur (TVA ou autres taxes) doivent être clairement mentionnées ;
Réduire les risques de fraude
Le contrôle des factures des fournisseurs est une pratique courante dans les entreprises pour réduire le risque de fraude : fraude à la TVA, au faux virement, fraude au fournisseur, etc., qui menacent les entreprises et nuisent à leur trésorerie. Il est donc essentiel de pouvoir vérifier que :
- L’identité du fournisseur correspond à ce qui figure sur la facture ;
- Le montant figurant sur la facture correspond exactement à celui qui a été payé ;
- La date figurant sur la facture correspond exactement à celle du paiement par virement bancaire ;
- La transaction a été effectuée conformément aux exigences légales.
S'aligner avec la politique comptable de l'entreprise
Cette comparaison est également importante à des fins de contrôle interne. Les documents financiers d’une entreprise doivent être conformes à ses politiques et procédures comptables, faute de quoi les états financiers risquent d’être incorrects. Pour éviter cette situation, les entreprises doivent vérifier que tous les achats sont effectués conformément à leurs procédures approuvées.
CHECKLIST
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Télécharger la checklistComment valider une facture fournisseur ?
La bonne approche pour vérifier les factures des fournisseurs est de les faire valider par une personne indépendante (et non par une personne directement liée aux achats). Cette validation en séquence permet de séparer les opérations de contrôle et de paiement, et donc d’empêcher les paiements non autorisés.
Voici comment se présente un circuit d'approbation des factures fournisseurs dématérialisé, étape par étape :
Définir les étapes et paramètres de validation
Pour être efficace, le circuit d’approbation fournisseur doit être rigoureusement défini, en tenant compte de la taille et de l’entreprise et de son secteur d’activité, mais également sa maturité numérique, ses besoins en matière de sécurité de données ou la structuration de ses équipes.
On retiendra donc :
- Le nombre de factures d’achats traitées par mois ;
- Le nombre de fournisseurs de l’entreprise ;
- Les intervenants du processus d’approbation ;
- Les outils et logiciels utilisés pour le paiement et la comptabilité
De là, on définira les différentes étapes du circuit d’approbation. Veillez à automatiser un maximum de tâches pour construire le circuit le plus complet et perfectionné possible, en supprimant toute étape non indispensable.
Nommer des approbateurs pour chaque étape
Cela permet de s'assurer que des personnes différentes sont impliquées à chaque étape, ce qui rendra plus difficile la manipulation du processus par quelqu'un.
Les factures doivent être approuvées par au moins deux personnes - idéalement, un membre du service financier et un membre du service des opérations ou des achats. Cela permet de s'assurer qu'aucune personne n'est entièrement responsable de l'examen de chaque facture, ce qui créerait un goulot d'étranglement dans votre système comptable.
Assurez-vous que toutes les personnes qui doivent valider une facture y ont accès en temps réel. Si vous devez apporter des modifications après l'avoir approuvée, veillez à ce que tout le monde puisse également voir ces modifications immédiatement.
Définir des règles d'automatisation
La validation des factures d’achat s’effectue au moyen d’un circuit d’approbation des fournisseurs. Ce circuit consiste en un ensemble de règles d’automatisation qui conditionnent le traitement des factures d’achat depuis leur réception par le client jusqu’au paiement :
- Vérification des mentions obligatoires
- Rapprochement avec le bon de commande et/ou le bon de livraison
- Enregistrement de la facture dans la comptabilité
- Paiement
- Rapprochement bancaire
- Archivage
Le processus de validation est effectué au moyen d’un système automatisé qui effectue une analyse basée sur des règles prédéfinies pour chaque document reçu par l’entreprise.
Ces règles peuvent porter sur l’origine de la facture, son montant, sa catégorie ou encore son mode de paiement :
| Catégorie | Automatisation |
|---|---|
| Approbation | Si la facture a un montant TTC supérieur à (montant), alors l’approbateur est (Nom de l'approbateur) |
| Comptabilisation | Si la facture provient de (Nom du fournisseur), alors le compte comptable est (Compte) |
| Catégorisation | Si la facture provient de (Nom du fournisseur), alors les catégories sont (Catégories) |
| Mode de paiement | Si la facture provient de (Nom du fournisseur), alors je la règle par (Mode de paiement) |
| Date d'échéance | Si la facture provient de (Nom du fournisseur), alors la date d’échéance de la facture est (Date) |
Le circuit d’approbation des fournisseurs rationalise les flux de travail en exécutant automatiquement les actions requises, tout en recréant le fil d’activité de la facture.
Pour mettre en place et paramétrer simplement un circuit d’approbation fournisseur, le mieux est de recourir à une solution de dématérialisation. Ces outils incluent des fonctionnalités comme la collecte automatique, la création de règles de paiement et de validation pour chaque fournisseur. C’est le meilleur moyen d’automatiser votre comptabilité tout en gagnant en productivité au quotidien.
