Comment créer un circuit d'approbation fournisseur ?

Le processus d’approbation de la facture commence par plusieurs étapes de contrôle et de validation pour détecter d’éventuelles erreurs (dans les prix, les quantités, les taux de TVA, les dates, etc.) qui pourraient affecter le paiement et nuire à la relation avec le fournisseur. Elle doit être émise conformément au droit commercial ;

• Les détails indiqués dans la facture doivent correspondre à ceux contenus dans le bon de commande original ;
• Tous les produits ou services inclus dans la facture doivent être mentionnés par leur nom (ou leur type) et leur quantité ;
• Le numéro d’identification TVA du fournisseur doit être indiqué ;
• Le montant indiqué sur la facture doit correspondre au prix établi à l’avance ;
• Les éventuelles remises offertes par le fournisseur doivent être déclarées clairement ;
• Toutes les taxes payées par l’acheteur (TVA ou autres taxes) doivent être clairement mentionnées ;

Le contrôle des factures des fournisseurs est une pratique courante dans les entreprises pour réduire le risque de fraude : fraude à la TVA, au faux virement, fraude au fournisseur, etc., qui menacent les entreprises et nuisent à leur trésorerie. Il est donc essentiel de pouvoir vérifier que :

• L’identité du fournisseur correspond à ce qui figure sur la facture ;
• Le montant figurant sur la facture correspond exactement à celui qui a été payé ;
• La date figurant sur la facture correspond exactement à celle du paiement par virement bancaire ;
• La transaction a été effectuée conformément aux exigences légales.

Cette comparaison est également importante à des fins de contrôle interne. Les documents financiers d’une entreprise doivent être conformes à ses politiques et procédures comptables, faute de quoi les états financiers risquent d’être incorrects. Pour éviter cette situation, les entreprises doivent vérifier que tous les achats sont effectués conformément à leurs procédures approuvées.

Pour être efficace, le circuit d’approbation fournisseur doit être rigoureusement défini, en prenant en compte la taille de l’entreprise, son secteur d’activité, sa maturité numérique, mais aussi ses besoins en matière de sécurité de données et de structuration de ses équipes.

On retiendra donc :

• Le nombre de factures d’achats traitées par mois ;
• Le nombre de fournisseurs de l’entreprise ;
• Les intervenants du processus d’approbation ;
• Les outils et logiciels utilisés pour le paiement et la comptabilité

De là, on définira les différentes étapes du circuit d’approbation. Veillez à automatiser un maximum de tâches pour construire le circuit le plus complet et perfectionné possible, en supprimant toute étape non indispensable.

Cela permet de s'assurer que des personnes différentes sont impliquées à chaque étape, ce qui rendra plus difficile la manipulation du processus par quelqu'un.

Les factures doivent être approuvées par au moins deux personnes - idéalement, un membre du service financier et un membre du service des opérations ou des achats. Cela permet de s'assurer qu'aucune personne n'est entièrement responsable de l'examen de chaque facture, ce qui créerait un goulot d'étranglement dans votre système comptable.

Assurez-vous que toutes les personnes qui doivent valider une facture y ont accès en temps réel. Si vous devez apporter des modifications après l'avoir approuvée, veillez à ce que tout le monde puisse également voir ces modifications immédiatement.

La validation des factures d’achat s’effectue au moyen d’un circuit d’approbation des fournisseurs. Ce circuit consiste en un ensemble de règles d’automatisation qui conditionnent le traitement des factures d’achat depuis leur réception par le client jusqu’au paiement :

• Vérification des mentions obligatoires
• Rapprochement avec le bon de commande et/ou le bon de livraison
• Enregistrement de la facture dans la comptabilité
• Paiement
• Rapprochement bancaire
• Archivage

Le processus de validation est effectué au moyen d’un système automatisé qui effectue une analyse basée sur des règles prédéfinies pour chaque document reçu par l’entreprise.

Ces règles peuvent porter sur l’origine de la facture, son montant, sa catégorie ou encore son mode de paiement :

Le circuit d’approbation des fournisseurs rationalise les flux de travail en exécutant automatiquement les actions requises, tout en recréant le fil d’activité de la facture.

Pour mettre en place et paramétrer simplement un circuit d’approbation fournisseur, le mieux est de recourir à une solution de dématérialisation. Ces outils incluent des fonctionnalités comme la collecte automatique, la création de règles de paiement et de validation pour chaque fournisseur. C’est le meilleur moyen d’automatiser votre comptabilité tout en gagnant en productivité au quotidien.