Associer une facture à un bon de commande dans Libeo

Un bon de commande est un document envoyé par une entreprise à un fournisseur, généralement par mail ou par télécopie. Il s’agit d’une demande formelle de biens ou de services commandés auprès d’une source externe. Il contient généralement des informations telles que :

• Le nom de l’article
• La quantité commandée
• Une description de l’article commandé (couleur, taille, modèle, etc.)
• La date de livraison requise par votre entreprise
• Les conditions de paiement (par exemple, net 30 jours).

Vous pouvez également inclure d’autres détails dans le bon de commande ; par exemple, si vous commandez des marchandises auprès d’un fournisseur étranger, vous pouvez inclure les exigences linguistiques et les instructions d’expédition spéciales.

Bon de commande : exemple

La réglementation n’impose pas d’utiliser un bon de commande lors d’une vente entre professionnels. En revanche, si l’acheteur décide d’en utiliser, le bon de commande doit suivre un certain formalisme, à savoir :

• Mentionner les informations relatives à l’entreprise : numéro de SIREN, mention RCS et adresse du siège social.
• Comporter un numéro d’identification unique
• Être signé par l’acheteur et le vendeur
• Informer le client des conditions générales de ventes applicables.

Les bons de commande et les bons de livraison sont deux des documents les plus importants de la chaîne d’approvisionnement. Ils fournissent une vue d’ensemble de toutes les marchandises achetées ou vendues.

• Le bon de commande est établi par le client. Il matérialise la commande à l’initiative de la vente et contient tous ses détails, notamment la quantité, la description et le prix des biens ou des services à acheter.
• Le bon de livraison est établi par fournisseur. Il sert de preuve pour montrer que la livraison a eu lieu et que les produits sont conformes à la commande fournisseur.

En cas de doute lors de la livraison, on peut faire le rapprochement entre le bon de commande et le bon de livraison le bon de livraison et la facture.

Depuis l’onglet « Contrôler », retrouvez vos factures en attente de validation. Au niveau de l’encart « Associer vos commandes et avoirs », retrouvez toutes les commandes associées à un fournisseur :

Cliquez sur la ou les commandes à associer à la facture puis cliquez sur « Retour » ;

Vous voyez ensuite figurer le nombre de commandes associées dans l’encart « Documents associables » et vous pouvez les dissocier si besoin.

Pour associer une ou plusieurs commandes à une facture lors son contrôle, il faut que votre ou vos commandes aient déjà été importées et contrôlées.

• Cliquez sur l’onglet « Payer » ;
• Cliquez sur la facture pour laquelle vous avez une ou plusieurs commandes à associer ;
• Dans l’encart « Commandes associées », retrouvez les commandes déjà associées ainsi que les commandes que vous pouvez associer à votre facture ;

Cliquez sur l’onglet « Payer » et choisissez « Commandes ». Cliquez sur une commande pour voir la ou les factures associé(e)s :

Dans le panneau de droite, cliquez « Autres factures du même fournisseur » pour associer la commande à une ou plusieurs factures ;

Vous retrouverez les factures associées dans l’encart éponyme. Vous pouvez les dissocier si besoin.