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Qu'est-ce qu'un bon commande ?
Bon de commande : définition
Un bon de commande est un document envoyé par une entreprise à un fournisseur, généralement par mail ou par télécopie. Il s’agit d’une demande formelle de biens ou de services commandés auprès d’une source externe. Il contient généralement des informations telles que :
- Le nom de l’article
- La quantité commandée
- Une description de l’article commandé (couleur, taille, modèle, etc.)
- La date de livraison requise par votre entreprise
- Les conditions de paiement (par exemple, net 30 jours).
Vous pouvez également inclure d’autres détails dans le bon de commande ; par exemple, si vous commandez des marchandises auprès d’un fournisseur étranger, vous pouvez inclure les exigences linguistiques et les instructions d’expédition spéciales.
Bon de commande : exemple
La réglementation n’impose pas d’utiliser un bon de commande lors d’une vente entre professionnels. En revanche, si l’acheteur décide d’en utiliser, le bon de commande doit suivre un certain formalisme, à savoir :
- Mentionner les informations relatives à l’entreprise : numéro de SIREN, mention RCS et adresse du siège social.
- Comporter un numéro d’identification unique
- Être signé par l’acheteur et le vendeur
- Informer le client des conditions générales de ventes applicables.
Différence entre bon de commande et bon de livraison
Les bons de commande et les bons de livraison sont deux des documents les plus importants de la chaîne d’approvisionnement. Ils fournissent une vue d’ensemble de toutes les marchandises achetées ou vendues.
- Le bon de commande est établi par le client. Il matérialise la commande à l’initiative de la vente et contient tous ses détails, notamment la quantité, la description et le prix des biens ou des services à acheter.
- Le bon de livraison est établi par fournisseur. Il sert de preuve pour montrer que la livraison a eu lieu et que les produits sont conformes à la commande fournisseur.
En cas de doute lors de la livraison, on peut faire le rapprochement entre le bon de commande et le bon de livraison le bon de livraison et la facture.
Foire aux questions
Quelle est la valeur juridique d’un bon de commande ?
La valeur juridique ne vaut que pour les bons de commande signés. Si le bon de commande n’est pas signé, il n’a aucune valeur juridique.
Est-ce qu’un bon de commande peut faire office de facture ?
Un bon de commande seul ne peut pas faire office de facture. En revanche, une fois signé par le client, on peut transformer le bon de commande en facture pour demander le paiement de la commande.
Comment transformer un bon de commande en facture ?
La plupart des logiciels de gestion d’entreprise et de facturation incluent une fonctionnalité de conversion des bons de commande en factures une fois la commande passée. Il suffit de sélectionner le bon de commande à transformer et de démarrer le processus de transformation.
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Comment associer une facture à un bon de commande ?
Le rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande est une procédure importante du circuit de validation des factures. Ce rapprochement est nécessaire pour constater d’éventuels écarts (de montants, de quantités, de TVA, etc.).
En règle générale, le rapprochement des factures intervient lors du contrôle et du déclenchement du workflow de validation (le cas échéant). Cette procédure est faisable manuellement, mais de plus en plus services et cabinets comptables ont recours à l’automatisation des processus de validation.
Concrètement, il s’agit de rationaliser au maximum le traitement comptable des factures d’achats en supprimant toute étape pas foncièrement indispensable pour créer un circuit exhaustif et renforcer la sécurité du cycle d’achat :
Comment associer une facture à plusieurs bons de commandes ?
Depuis l’onglet « Contrôler », retrouvez vos factures en attente de validation. Au niveau de l’encart « Associer vos commandes et avoirs », retrouvez toutes les commandes associées à un fournisseur :
Cliquez sur la ou les commandes à associer à la facture puis cliquez sur « Retour » ;
Pour associer une ou plusieurs commandes à une facture lors son contrôle, il faut que votre ou vos commandes aient déjà été importées et contrôlées.
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Comment associer une commande à une ou plusieurs factures ?
Cliquez sur l’onglet « Payer » et choisissez « Commandes ». Cliquez sur une commande pour voir la ou les factures associé(e)s :
Vous retrouverez les factures associées dans l’encart éponyme. Vous pouvez les dissocier si besoin.