Associer une facture à un bon de commande dans Libeo

Qu'est-ce qu'un bon commande ?

Bon de commande : définition

Un bon de commande est un document envoyé par une entreprise à un fournisseur, généralement par mail ou par télécopie. Il s’agit d’une demande formelle de biens ou de services commandés auprès d’une source externe. Il contient généralement des informations, telles que :

• Le nom de l’article

• La quantité commandée

• Une description de l’article commandé (couleur, taille, modèle, etc.)

• La date de livraison requise par votre entreprise

• Les conditions de paiement (par exemple, net 30 jours).

Vous pouvez également inclure d’autres détails dans le bon de commande ; par exemple, si vous commandez des marchandises auprès d’un fournisseur étranger, vous pouvez inclure les exigences linguistiques et les instructions d’expédition spéciales.

Bon de commande : exemple

La réglementation n’impose pas d’utiliser un bon de commande lors d’une vente entre professionnels. En revanche, si l’acheteur décide d’en utiliser, le bon de commande doit suivre un certain formalisme, à savoir :

• Mentionner les informations relatives à l’entreprise : numéro de SIREN, mention RCS et adresse du siège social.

• Comporter un numéro d’identification unique

• Être signé par l’acheteur et le vendeur

• Informer le client des conditions générales de ventes applicables.

Différence entre bon de commande et bon de livraison

Les bons de commande et les bons de livraison sont deux des documents les plus importants de la chaîne d’approvisionnement. Ils fournissent une vue d’ensemble de toutes les marchandises achetées ou vendues.

• Le bon de commande est établi par le client. Il matérialise la commande à l’initiative de la vente et contient tous ses détails, notamment la quantité, la description et le prix des biens ou des services à acheter.

• Le bon de livraison est établi par fournisseur. Il sert de preuve pour montrer que la livraison a eu lieu et que les produits sont conformes à la commande fournisseur.

En cas de doute lors de la livraison, on peut faire le rapprochement entre le bon de commande et le bon de livraison le bon de livraison et la facture.

Comment associer une facture à un bon de commande ?

Facture et bon de commande sont indissociables. Le rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande est une procédure importante du circuit de validation des factures. Ce rapprochement est nécessaire pour constater d’éventuels écarts (de montants, de quantités, de TVA, etc.).

En règle générale, le rapprochement des factures intervient lors du contrôle et du déclenchement du workflow de validation (le cas échéant). Cette procédure est faisable manuellement, mais de plus en plus services et cabinets comptables ont recours à l’automatisation des processus de validation.

Concrètement, il s’agit de rationaliser au maximum le traitement comptable des factures d’achats en supprimant toute étape pas foncièrement indispensable pour créer un circuit exhaustif et renforcer la sécurité du cycle d’achat :

Il est possible d’associer une ou plusieurs commandes à une facture présente sur Libeo et inversement. Vous pouvez lier vos factures et commandes :

• Soit lors du contrôle de la facture définitive reçue ;

• Soit après le contrôle de celle-ci ou depuis les commandes préalablement contrôlées.

Comment associer une facture à plusieurs bons de commandes ?

Depuis l’onglet « Contrôler », retrouvez vos factures en attente de validation. Au niveau de l’encart « Associer vos commandes et avoirs », retrouvez toutes les commandes associées à un fournisseur :

Cliquez sur la ou les commandes à associer à la facture puis cliquez sur « Retour » ;

Vous voyez ensuite figurer le nombre de commandes associées dans l’encart « Documents associables » et vous pouvez les dissocier si besoin.

Pour associer une ou plusieurs commandes à une facture lors son contrôle, il faut que votre ou vos commandes aient déjà été importées et contrôlées.

• Cliquez sur l’onglet « Payer » ;

• Cliquez sur la facture pour laquelle vous avez une ou plusieurs commandes à associer ;

• Dans l’encart « Commandes associées », retrouvez les commandes déjà associées ainsi que les commandes que vous pouvez associer à votre facture ;

Comment associer une commande à une ou plusieurs factures ?

Cliquez sur l’onglet « Payer » et choisissez « Commandes ». Cliquez sur une commande pour voir la ou les factures associé(e)s :

Dans le panneau de droite, cliquez « Autres factures du même fournisseur » pour associer la commande à une ou plusieurs factures ;

Vous retrouverez les factures associées dans l’encart éponyme. Vous pouvez les dissocier si besoin.

3 exemples de restaurateurs qui utilisent Libeo pour mieux gérer leurs achats

Cas N°1 Côté Sushi : synthèse de la commande et de la livraison grâce à l'intégration Inpulse

Ce cas s’adresse aux restaurateurs qui utilisent Inpulse pour la gestion de leurs stocks. Libeo propose une intégration native qui offre une vue d'ensemble des commandes passées, des livraisons reçues et des factures à payer, le tout sur un seul écran. Découvrez comment Côté Sushi met ces fonctionnalités en pratique.

Les 3 fonctionnalités les plus appréciées par Côté Sushi :

• Import automatique des commandes : Grâce à Inpulse, Côté Sushi passe ses commandes et contrôle la réception des produits. Libeo reçoit alors une synthèse détaillée des quantités et prix commandés et livrés, avec un rapport d’erreurs pour signaler toute anomalie.

• Consolidation des informations : Lors de la réception d’une facture, **** Libeo associe automatiquement les synthèses de commande et de livraison en fonction des numéros présents sur la facture, sans besoin de réaliser un contrôle manuel. Cela permet à Côté Sushi de vérifier facilement que les articles commandés et livrés correspondent exactement à ceux facturés.

• Contrôle de la conformité : Côté Sushi peut alors vérifier sur un même écran la conformité des factures et associer un éventuel avoir si nécessaire, assurant ainsi un paiement précis et transparent.

Les bénéfices pour Côté Sushi :

• Gain de temps en évitant les aller-retours entre différents outils.

• Visibilité accrue sur les écarts potentiels.

• Aujourd’hui, plus de 60 restaurateurs dont le groupe Côté Sushi utilisent cette méthode pour garder la main et la visibilité sur leur processus d’achats.

Pour en savoir plus sur notre intégration Libeo x Inpulse , cliquez ici.

Cas n°2 Bioburger : rapprochement des bons de commande avec Yokitup

Pour les restaurateurs qui utilisent des outils comme Yokitup, Libeo rend le rapprochement des bons de commande et des factures plus facile grâce à notre intégration API. Découvrez comment Bioburger utilise ces fonctionnalités au quotidien.

Les 3 fonctionnalités les plus appréciées par Bioburger :

• Association simplifiée : Lorsque Bioburger reçoit une facture, Libeo associe automatiquement les bons de commande reçus via Yokitup, sans aucune action manuelle , assurant que toutes les commandes sont correctement incluses dans la facture à payer.

• Validation sur le terrain : Bioburger peut ainsi envoyer l'association commande-facture à ses équipes sur le terrain pour validation, garantissant ainsi que les marchandises reçues correspondent bien à ce qui a été facturé.

• Paiement en toute sérénité : Bioburger s'assure que les prix et quantités affichés sont conformes aux termes négociés, garantissant un paiement sans surprise.

Les bénéfices pour Bioburger :

• Réduction des erreurs de facturation grâce à une vérification en amont.

• Assurance que les conditions négociées soient respectées par les fournisseurs.

• Près de 70 clients, dont la franchise Bioburger utilisent cette méthode pour suivre leurs achats : de la commande au paiement.

Pour en savoir plus sur notre intégration Libeo x Yokitup , cliquez ici.

Cas N°3 : rapprochement manuel des bons de livraison sans outil annexe

Pour les restaurateurs qui gèrent manuellement leurs bons de livraison, Libeo permet de les comparer aux factures associées, sans utiliser d'outil de gestion des stocks.

Voici un exemple d'utilisation de ces fonctionnalités :

• Import de tous les documents : Libeo offre différentes méthodes d’import avec OCR et une possibilité de contrôler et/ou valider des commandes ou des bons de livraison ainsi que les factures.

• Contrôle manuel facilité : Lors de la réception d'une facture, le restaurateur peut associer les bons de livraison manuels pour s'assurer que les marchandises reçues correspondent bien à ce qui est facturé. Grâce à l'intelligence artificielle, Libeo détecte automatiquement les documents de commande déjà traités dans la plateforme, provenant du même fournisseur, et datant d'avant la facture.

• Vérification des prix : Libeo permet de comparer les prix affichés sur les bons de livraison et les factures aux prix négociés en amont, garantissant ainsi la conformité des paiements. Le tout sur un seul et même écran, dès la réception de la facture.

Les bénéfices pour le restaurateur :

• Assurance de payer le bon montant pour les marchandises réellement reçues.

• Confiance renforcée dans le processus de facturation et paiement.

• Près de 200 clients utilisent cette méthode pour gérer leurs achats, en s’aidant de nos circuits de validation et de notre système d’automatisation.

Foire aux questions

Quelle est la valeur juridique d’un bon de commande ?

La valeur juridique ne vaut que pour les bons de commande signés. Si le bon de commande n’est pas signé, il n’a aucune valeur juridique.

Est-ce qu’un bon de commande peut faire office de facture ?

Un bon de commande seul ne peut pas faire office de facture. En revanche, une fois signé par le client, on peut transformer le bon de commande en facture pour demander le paiement de la commande.

Comment transformer un bon de commande en facture ?

La plupart des logiciels de gestion d’entreprise et de facturation incluent une fonctionnalité de conversion des bons de commande en factures une fois la commande passée. Il suffit de sélectionner le bon de commande à transformer et de démarrer le processus de transformation.