Rapprocher des bons de livraisons et des factures fournisseurs

Le rapprochement de factures est un processus comptable qui consiste à rapprocher une facture fournisseur de son bon de commande et de livraison, afin de constater d’éventuels écarts.

Règle générale : Les bons de livraison et les factures des fournisseurs doivent correspondre.

Bons de livraison : Un bon de livraison est un enregistrement d’une expédition, rempli par le transporteur lors du dépôt des marchandises. Le bon de livraison comprend des informations telles :

• Le destinataire (vous),
• L'expéditeur (fournisseur),
• Le transporteur (Fedex, DHL, UPS)
• Le contenu de l’envoi (nom du produit, quantité, prix unitaire).

Facture du fournisseur : la facture envoyée par votre fournisseur après expédition des marchandises. Elle contient des informations sur votre commande, la quantité et le prix unitaire de chaque article, les coûts associés à l’expédition et aux droits, taxes et frais d’importation payés par votre entreprise.

Ce pointage est nécessaire afin de pouvoir justifier :

• La charge enregistrée en comptabilité ;
• Le compte de résultat.

Si elle n’est pas obligatoire, cette vérification en interne demeure indispensable pour la bonne gestion de l’entreprise. Ce processus de mise en correspondance détermine si :

• La facture peut être acceptée.
• Les articles de ligne de la facture peuvent être acceptés sur la base des détails spécifiés dans les documents de référence, comme bons de commande et de livraison.
• Les articles de ligne de la facture peuvent être acceptés sur la base des détails spécifiés sur la facture.
• La facture est rejetée.

Pour rappel, les informations contenues dans ces trois pièces comptables doivent être exactement identiques. Toute différence constatée (appelée écart de rapprochement) doit être comparée aux tolérances spécifiées.

Si un écart de rapprochement dépasse le pourcentage ou le montant de tolérance, cela entraîne un rejet de facture, qui est alors renvoyée au fournisseur avec une demande de facture corrigée.

Rapprochement de facture : exemple

1. Un centre médical passe une commande fournisseur avec une ligne pour 800 masques au prix unitaire de 4,95 €.
2. La commande fournisseur est approuvée et envoyée.
3. Le fournisseur reçoit la commande et expédie 800 masques.
4. Le centre médical entre un bon de livraison de marchandises pour 800 masques au prix unitaire de 4,95 €. Le coût de stock des masques est mis à jour avec ce prix.

2e cas de figure : le centre médical reçoit une facture arrive pour 800 masques au prix unitaire de 5,20 €. Selon la politique du statut juridique de l’entreprise, celle-ci peut admettre une tolérance de prix net en pourcentage :

• La tolérance est de 10 % : le prix unitaire net maximal acceptable est de 5,44 €. La facture est rejetée.
• La tolérance est de 5 % : le prix unitaire net maximal acceptable est de 5,19 €. La facture est validée.

Lorsque vous entrez ces informations de facturation, un écart de rapprochement de prix est identifié et vous pouvez enregistrer la facture en attendant que l’écart soit résolu.

Vous pouvez rapprocher individuellement les factures fournisseurs et les factures de transport de l'une des façons suivantes :

• Manuellement si vous ne connaissez pas le numéro de commande, le bon de livraison, le chargement ou l'expédition liés à la facture ou si vous voulez rapprocher celle-ci de plusieurs ordres.
• Automatiquement si le fournisseur envoie des fichiers d'échange de données informatisées (EDI) pour les factures. Le mode EDI rapproche automatiquement les factures fournisseurs enregistrées à la commande fournisseur, au bon de livraison, au chargement ou à l'expédition indiqués. Si la facture ne peut être que partiellement rapprochée, vous pouvez rapprocher manuellement le montant restant non affecté.

Étape 1

La première étape consiste à déterminer les numéros des bons de livraison et des factures. S'ils ne sont pas étiquetés, vous devrez les passer en revue un par un. Cette tâche peut être fastidieuse, alors classez vos factures à rapprocher par ordre de priorité en fonction de leur importance.

Étape 2

L'étape suivante consiste à faire correspondre les articles figurant sur le bon de livraison avec le montant figurant sur la facture. Vérifiez chaque numéro de série par rapport à la quantité indiquée sur la facture et assurez-vous que chaque article a été comptabilisé.

S'il y a des divergences, discutez-en avec votre fournisseur et essayez de trouver une solution.

Étape 3

Une fois la facture approuvée, le logiciel comptable enregistres les écritures dans la comptabilité générale.

Lire aussi : Comment enregistrer une facture dans la comptabilité ?

Si la facture est bloquée, utilisez un avoir pour corriger le montant de la facture. Un avoir peut également être associé à une seule ou à plusieurs factures.

Dans certains cas, le fournisseur vous enverra un bon de livraison distinct pour chaque envoi et chaque facture. La principale raison est qu'il veut fournir la preuve que les marchandises ont été livrées. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de faire correspondre chaque bon de livraison avec une facture. Toutefois, si votre fournisseur vous envoie un seul bon de livraison par envoi et par facture, vous devrez vous assurer que les détails du bon de livraison correspondent à ceux de la facture afin de les rapprocher.

Auto-match : associer chaque facture à son bon de commande ou de livraison avec Libeo

Il est à présent facile de centraliser et de s’assurer que les factures correspondent parfaitement aux commandes. Libeo propose à ses clients une nouvelle fonctionnalité « auto-match » qui permet d’associer chaque facture à son bon de livraison directement sur la plateforme :

Lorsqu'un bon de livraison est signé par le destinataire, le prestataire de services envoie le rapport de livraison et récupère la facture en même temps. Les bons de livraison sont utilisés pour :

• Suivre le processus de commande, de la livraison à la facturation.
• Identifier les produits livrés et vérifier qu'ils sont complets.

Pour savoir ce qui a été livré, comparez le bon de livraison à votre bon de commande et à votre bordereau d'expédition - et vérifiez que cela correspond à ce que vous avez reçu.

Le suivi du processus de commande (de la livraison à la facturation) passe par toute une série de contrôles à chaque étape du processus. Cela peut se traduire par la mise en place d'une Piste d'Audit Fiable, qui garantit un cheminement ininterrompu ainsi qu'un accès permanent et documenté les documents les documents :

1. Vérifiez que le bon de livraison et le bon de commande se correspondent. Un bon de livraison doit être appuyé par un bon de commande.

2. Vérifiez si le bon de livraison comprend tous les documents requis pour un numéro de commande spécifique :

• une liste de colisage,
• une facture,
• un certificat d'origine pour confirmer que le producteur est autorisé à effectuer des livraisons à une entreprise certifiée pour l'exportation.

3. Vérifiez si la quantité figurant sur le bon de livraison correspond à la quantité figurant sur la liste de colisage. Si un ou plusieurs éléments sont manquants ou endommagés, demandez à votre fournisseur de corriger le ou les documents.

4. Vérifiez si tous les prix sont cohérents entre les documents et s'ils sont clairs et faciles à comprendre. Par exemple, assurez-vous que vous n'avez pas confondu €/pièce et €/poids brut (kg). Il serait préférable d'avoir les deux unités pour chaque article afin de pouvoir comparer facilement.

5. Assurez-vous que votre fournisseur a signé les deux documents et y a apposé son cachet ou son sceau. Ne signez des documents sans en vérifier le contenu au préalable !