Comment faire une facture de transport ?

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Comment faire une facture de transport ?

Pour éviter les litiges et assurer les livraisons, la facturation de transport routier de marchandises (TRM) est gérée par les transporteurs eux-mêmes. Comment éditer une facture de transport en comptabilité ? Quelles sont les mentions obligatoires à apposer sur une facture de transport routier ?

Publié le | Mis à jour le

Qu'est-ce qu'une facture de transport ?

Lorsqu’une entreprise délègue le transport de ses livraisons à un prestataire (interne ou externe), celui-ci doit lui fournir une preuve de réalisation de la prestation. Cette preuve, c’est la facture de transport.

Délivrée par l’entreprise de logistique (le transporteur), la facture de transport fournit le détail des coûts facturés pour le transport des marchandises. Elle fait figurer :

  • La date d’émission de la facture
  • Le numéro de la facture
  • Les coordonnées de l’entreprise cliente et du transporteur
  • La nature des biens livrés,
  • Les quantités achetées,
  • Le montant total HT et TTC
  • Le(s) taux de TVA applicable(s)
  • Les frais supplémentaires
  • Les délais de livraison
  • Les variations de charges de carburant (en pied de facture)

C’est l’équivalent d’une facture fournisseur ou facture d’achat, appliquée au secteur du transport.

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Facture de transport et charges de carburant

Le gasoil est le deuxième coût le plus élevé dans le transport routier de marchandises. En plus d’être un coût important pour les transporteurs, le gasoil varie fortement. Pour protéger les transporteurs contre les variations de coûts trop élevés, il existe un mécanisme : l’indexation gasoil. Promulgué par la loi du 5 janvier 2006 relative à la sécurité et au développement des transports (article 23), ce mécanisme stipule que :

II. — Lorsque le contrat de transport mentionne les charges de carburant retenues pour l’établissement du prix de l’opération de transport, le prix de transport initialement convenu est révisé de plein droit pour prendre en compte la variation des charges liée à la variation du coût du carburant entre la date du contrat et la date de réalisation de l’opération de transport. La facture fait apparaître les charges de carburant supportées par l’entreprise pour la réalisation de l’opération de transport. »

Ces variations de charges doivent être mentionnées en « pied de facture ». Par définition, le pied de facture désigne la partie « basse » de la facture.

Calcul de la surcharge carburant dans le transport routier

La méthode de calcul de la surcharge carburant s’appuie sur 4 éléments :

  • L’indice carburant de référence
  • La date de référence
  • La valeur de l’indice carburant à la date de référence choisie
  • La part du carburant dans les coûts de revient

Vous pouvez ensuite calculer la surcharge carburant avec cette formule : 

([Indice du mois de facturation]/[Indice du mois de référence]-1)*1

Pour gagner du temps, le Comité National Routier (CNR) met à disposition des transporteurs un simulateur d’indexation sur son site web.

Comment facturer une prestation de transport ?

Pour facturer le transport routier de marchandises, vous avez besoin de trois documents :

  • Le devis ;
  • Le bon de livraison ;
  • La facture.

Le devis est le premier document à l’origine d’une transaction commerciale. Il précise :

  • La description des marchandises à transporter ;
  • Le prix de la prestation ;
  • Les conditions du service ;
  • Etc.

Le bon de livraison certifie qu’un bien a été livré ou qu’un service a été exécuté. Il n’indique pas nécessairement le prix du service et n’a aucune valeur légale. Il est toutefois très utile pour comparer le contenu de la livraison avec celui de la facture d’achat. Il est généralement édité en trois exemplaires : pour le vendeur, pour l’acheteur et un exemplaire signé par l’acheteur et conservé par le vendeur.

La facture de transport vient ensuite matérialiser et finaliser la transaction. Contrairement au bon de commande, la facture a une valeur légale, juridique et fiscale.

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Quelle est la preuve du contrat de transport ?

Le contrat écrit

La formation du contrat de transport est régie par le droit des contrats ou droit des obligations, et le droit civil. Formée par le simple accord des volontés, ce contrat repose sur le consentement des parties et la définition d'un objet.

Le contrat verbal

Un contrat verbal possède la même valeur qu’un contrat écrit, mais en cas de litige entre les deux parties, ses effets seront plus difficiles à prouver.

La lettre de voiture

Document de transport, la lettre de voiture liste les éléments essentiels du contrat : description de la marchandise transportée, délai et lieu de livraison, prix du transport, etc. Son utilité est essentiellement probatoire.

Le connaissement

Pour traiter et facturer les livraisons de façon suivie, l’entreprise expéditrice et le transporteur peuvent établir un connaissement. Document juridique, le connaissement atteste de la propriété des marchandises livrées. Le connaissement décrit ce qui est expédié, sa quantité et sa destination.

C’est ce caractère juridique qui fait la différence entre le connaissement et la facture de transport : un connaissement atteste d’une transition de propriété entre deux entités (vendeur et acheteur).

Contrairement à la facture de transport, le connaissement ne mentionne pas les coûts. Mais il mentionne la description des marchandises livrées, leurs dimensions, poids et quantités.

Comment saisir une facture de transport en comptabilité ?

Lorsqu'une entreprise effectue une opération commerciale (achat ou vente) faisant intervenir une société de logistique pour le transport, elle doit enregistrer dans sa comptabilité la facture du fournisseur et celle du transitaire.

Enregistrement d'une facture de transport dans le cas d'un achat

Pour la facture de transport :

  • Débit du compte 6224 "Rémunération du transitaire"
  • Débit du compte 6241 "Frais de transport sur achats"
  • Débit du compte 608 "Frais accessoires incorporés aux achats (droits de douane)
  • Débit du compte 44566 "TVA sur autres biens et services"
  • Crédit du compte 401 "Fournisseur"

Pour la facture d'achat :

  • Crédit du compte 401 "Fournisseur"
  • Débit du compte de la classe 6 correspondant

Enregistrement d'une facture de transport dans le cas d'une vente

Les écritures comptables de cette opération sont les suivantes.

Pour la facture de transport :

  • Débit du compte 6224 "Rémunération du transitaire"
  • Débit du compte 6242 "Frais de transport sur ventes"
  • Débit du compte 608 "Frais accessoires incorporés aux achats (droits de douane)
  • Débit du compte 44566 "TVA sur autres biens et services"
  • Crédit du compte 401 "Fournisseur"

Pour la facture de vente :

  • Débit du compte 411 "Clients"
  • Crédit du compte de la classe 7 correspondant

Pourquoi dématérialiser vos factures de transport ?

En supprimant le support papier, la dématérialisation des factures a un impact direct sur les délais de paiement. Une facture dématérialisé est traitée en moyenne 6 fois plus vite qu'une facture papier...

Selon les services de la Direction générale des infrastructures, des transports et de la mer (DGITM), une réduction de 20 jours du délai de paiement permet un gain de trésorerie de l'ordre de 7 000 à 10 000 euros par véhicule.

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