comment lire une facture en comptabilité

FICHE PRATIQUE

Comptabilité : comment lire une facture  ?

Date d'émission, de réception, TVA déductible, montant HT, TTC... Savoir bien lire une facture est capital pour déjouer les tentatives de fraude et l'enregistrer correctement en comptabilité.

Comment lire une facture ?

Une facture se décompose en trois parties :

pagecontenu
Tête de pageInformations relatives à l'expéditeur et au destinataire
Milieu de pageInformations relatives à la prestation effectuée / au bien livré
Pied de pageInformations relatives aux modalités de paiement

Sur la forme, les factures peuvent varier (couleurs, police, présentation, etc.), mais sur le fond, elles doivent, pour être valables, présenter un certain nombre de mentions légales. Dans chaque partie, vous devez retrouver les informations ci-dessous :

Informations relatives à l’émetteur :

  • Dénomination sociale

  • Siret/SIREN

  • Numéro RM et département

  • Numéro RCS et greffe d’immatriculation

  • Adresse du siège social

  • Forme juridique et capital social

  • Numéro de TVA intracommunautaire

  • Numéro de facture

  • Date d’émission

Informations relatives au destinataire

  • Nom (personne physique)/Dénomination sociale (personne morale)

  • Adresse du siège social/du domicile

  • Adresse de livraison

Détails de la commande

  • Produits/services et leur quantité

  • Référence/code d’identification

  • Description

  • Prix unitaire

  • Prix HT et TTC

  • Montant de la TVA à décaisser

Modalités de paiement

  • Date de paiement escompté

  • Date limite de paiement

  • RIB/IBAN de l’expéditeur

  • Pénalités applicables en cas de retard de paiement

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Comment traiter une facture ?

Le traitement d'une facture fournisseur comprend 5 étapes :


  1. Rapprochement entre la facture et le bon de commande et ses annexes (bordereaux de marchandises, reçus de commande). Il s'agit de s'assurer que le montant facturé est le même sur les deux pièces aussi que la facture n'est pas un doublon.

  2. Export vers la comptabilité pour traitement et paiement.

  3. Saisie des factures par le service de comptabilité dans le grand livre comptable.

  4. Planification des paiements adressée au responsable financier de l’entreprise pour validation.

  5. Paiement. Le virement bancaire est le mode de paiement le plus utilisé, mais vous pouvez aussi régler par chèque ou en espèces.

Lire aussi : Comment payer une facture ?

Comment enregistrer une facture ?

La saisie des factures dans la comptabilité commence par entrer les éléments suivants dans le logiciel comptable :

  • Le prix TTC

  • La date d’émission et d’échéance (date limite de réception du paiement de la facture)

  • L’identité du fournisseur

  • Le numéro de la facture

  • Le détail de la facture

Lire aussi : Comment fonctionne l’extraction de données par OCR ?

ASTUCE

La plupart des solutions de gestion des factures fournisseurs comme Libeo incluent une fonctionnalité d'export vers la comptabilité et de saisie automatique des données dans la comptabilité.

La 2e étape consiste à enregistrer le montant net commercial dans le compte comptable correspondant :

  • Côté acheteur, le montant des achats est enregistré au crédit du compte 60 « Achats ».

  • Côté fournisseur (vendeur), les ventes sont enregistrées au crédit du compte 70 « Ventes ».

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