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Les statuts du cycle de vie de la facture électronique
Un des apports majeurs de la réforme de la facturation électronique de 2024/2026 est de permettre de suivre le cycle de vie d'une facture, depuis son émission jusqu'à son paiement grâce à des statuts. Libeo vous aide à comprendre le cycle de vie et les statuts de la facture électronique tels qu'établis par la DGFIP.
Publié le | Mis à jour le
Sommaire
1. Calendrier de la facture électronique : l'échéance de 2024 reportée2. Le cycle de vie de la facture électronique3. Les statuts de la facture électronique4. Que faire en cas de rejet de facture ?5. Libeo, solution de facture électronique et candidat PDPCalendrier de la facture électronique : l'échéance de 2024 reportée
La facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé établies en France et assujetties à la TVA. Mais l’entrée en vigueur de la réforme, initialement prévue pour le 1er juillet 2024, a été reportée, dans un communiqué de presse de la DGFiP.
L’obligation de facture électronique concerne toutes les entités dans le cadre des transactions B2B, y compris les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs.
La facturation électronique n’est pas obligatoire en 2023, mais compte tenu de l’ampleur de la réforme, il convient de ne pas attendre l’échéance de 2024 pour commencer à s’y préparer.
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Essayer maintenantLe cycle de vie de la facture électronique
On parle de cycle de vie pour désigner l’ensemble des étapes qui constituent la création, l’émission, le traitement, le paiement et l’archivage d’une facture.
Une facture électronique est une facture qui suit tout son cycle de vie au format électronique en transitant via une plateforme de facturation électronique. À aucun moment, elle n’existe au format papier. Par conséquent, une facture électronique ne peut pas être un PDF numérisé, ni un document papier pris en photo, ni une pièce jointe. Le format d’une facture électronique doit contenir un socle de données structurées.
Le cycle de vie de la facture suit le principe du schéma en Y, adopté par l’administration fiscale, dont voici une représentation :
Cette dématérialisation du traitement des factures va permettre de suivre leur cycle de vie, depuis l’émission par le fournisseur jusqu’au paiement par le client.
Les statuts de la facture électronique
Chaque étape du cycle de vie de la facture est validée ou réfutée par des statuts qui peuvent être obligatoires, recommandés ou libres. Voici le schéma du cycle de vie de la facture électronique.
Schéma du cycle de vie de la facture électronique
Tout au long du cycle de vie, les statuts sont transmis et mis à jour dans la plateforme. Cette actualisation vise à donner une vision en temps réel et partagée de l'avancée du traitement de la facture. Mais aussi à mettre en place des processus de traitement des rejets et annulations de factures.
| Statut | Modification du statut | Événement déclencheur | Statut | Producteur |
|---|---|---|---|---|
| Déposée | Automatique | Le fournisseur a déposé une facture OU un avoir sur le portail de facturation (PPF) ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) | Obligatoire | Fournisseur |
| Émise par la plateforme | Automatique | La facture a été prise en charge par la plateforme du fournisseur et est émise à destination de l’acheteur | Libre | Plateforme fournisseur |
| Reçue par la plateforme | Automatique | La facture est reçue par le PPF ou la PDP mais n’est pas encore mise à disposition de son client | Libre | Plateforme acheteur |
| Mise à disposition | Automatique | La facture est mise à disposition de l’acheteur sur le PPF ou sur sa PDP | Recommandé | Plateforme acheteur |
| Prise en charge | Manuelle | La facture est acceptée par l’acheteur | Recommandé | Acheteur |
| Approuvée | Manuelle | La facture est traitée totalement par l’acheteur | Recommandé | Acheteur |
| Approuvée partiellement | Manuelle | La facture est traitée partiellement par l’acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoir | Recommandé | Acheteur |
| En litige | Manuelle | Un différend est constaté sur la facture. Ce désaccord peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l’acheteur. | Libre | Acheteur |
| Suspendue | Manuelle | Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Les données de la facture restent inchangées. | Libre | Acheteur |
| Complétée | Manuelle | La facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce-jointe ou un commentaire à une facture au statut = suspendue ? | Libre | Fournisseur |
| Refusée | Manuelle | La facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers | Obligatoire | Acheteur |
| Paiement transmis | Manuelle | Le flux de virement a été envoyé au fournisseur | Recommandé | Acheteur |
| Encaissée | Manuelle | Le fournisseur a reçu le paiement de la facture. | Obligatoire pour les prestations de services hors TVA sur les débits et hors opérations auto-liquidées | Acheteur |
| Rejetée | Automatique | La facture pourra être rejetée par la plateforme automatiquement pour des raisons techniques (Ex : format, non-respect de la norme,…) | Obligatoire | Acheteur |
Seuls les statuts obligatoires sont transmis à l’administration fiscale par le PPF, contrairement aux statuts recommandés et libres.
Pourquoi c’est important ? On peut imaginer que seules les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) seront à même de proposer les statuts libres et recommandés à leurs utilisateurs. Les entreprises qui choisissent le PPF pour gérer leurs factures électroniques n’auront pas la possibilité de saisir d’autres statuts que les 4 obligatoires. Or, les statuts libres et recommandés renseignent sur l’avancée du traitement de la facture, et apportent des précisions sur la date théorique de réception des fonds et la nécessité ou non de lancer une procédure de recouvrement.
Que faire en cas de rejet de facture ?
Une facture électronique peut faire l'objet d'un rejet pour trois raisons :
| Statut | Motif du rejet / refus | Exemple pratique |
|---|---|---|
| Irrevabilité | La plateforme (PPF ou PDP) n'est pas en mesure de traiter la facture et son contenu du fait d'une anomalie technique liée au flux | Virus informatique, fichier vide ou inexploitable, signature non vérifiable |
| Rejet | La plateforme a détecté une anomalie technique liée à la facture | Problème de format sémantique ou de cohérence des données |
| Refus | La facture est refusée par son destinataire en raison d'un désaccord commercial. | Désaccord sur le montant, les quantités, l'exécution de la prestation, le destinataire, etc. |
En cas de refus d'une facture, le recours dépend du moment de la survenance du refus :
| Occurence du refus | Solutions |
|---|---|
| Refus des factures entre le statut « déposée » et « mise à disposition » | Le refus est lié à une donnée erronée dans la facture : la facture peut être corrigée via l’envoi d’une facture rectificative Le refus n’est pas lié à une donnée de la facture : la facture peut être réadressée avec le même numéro avec un motif dédié pour éviter un doublon ces factures. |
| Refus des factures entre le statut « mise à disposition » et « mise en paiement » | La facture peut être corrigée via l’envoi d’une facture rectificative, qui annule et remplace la précédente. |
| Refus des factures après le statut « mise en paiement » | Le refus a lieu après le statut « Paiement transmis ». L’annulation doit passer par l’émission d’un avoir, et le fournisseur peut proposer soit le remboursement de la facture annulée par un avoir, ou la compensation de la facture annulée par une autre facture. |
Libeo, solution de facture électronique et candidat PDP
Libeo, spécialiste du paiement entre entreprises, s’allie à Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste et référent de la confiance numérique en France, pour proposer une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) innovante, performante et certifiée dans l’accompagnement des cabinets comptables vers un nouveau cadre réglementaire.
Interconnectable aux principaux outils métiers du marché, et compatible avec toutes les banques, elle donnera accès à une panoplie de services dont :
- L’émission, la réception et la gestion des factures électroniques
- Une centralisation des flux
- Le suivi, l’analyse et la gestion complète de la trésorerie
- Les paiements en un clic ou la délégation des paiements, relances et encaissements automatisés.
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