automatiser traitement factures fournisseur

Comment automatiser le traitement des factures fournisseurs ?

La procédure de traitement des factures fournisseurs gagnerait à être simplifiée. Pour chacune de ces pièces comptables, c’est tout un circuit d’approbation à faire tourner. Comment fluidifier le processus de traitement des factures fournisseurs ?

COMMENT AMÉLIORER LA PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS ?

Les services comptables d'une entreprise consacrent beaucoup de temps et d'énergie au traitement des factures reçues. Dans les grands groupes, c’est la comptabilité fournisseur qui assure cette tâche. Ce compartiment de la comptabilité s’occupe de la relation entreprise/fournisseur dans sa totalité. Dans les petites structures, qui n’ont pas toujours les ressources pour monter une comptabilité fournisseur, c’est bien souvent le/la dirigeant(e) qui fait office de comptable.

Et la tâche n’est pas aisée : collecter les factures une par une, les réunir, les traiter, effectuer les paiements, vérifier les échéances et les renouvellements de contrats, exporter les données vers la comptabilité, etc. Le processus de validation des factures fournisseurs est long, et chaque étape peut faire intervenir plusieurs personnes (dirigeant, responsable administratif, responsable des achats, etc.). En effet, plusieurs vérifications sont nécessaires avant validation :

  • Rapprochement entre la facture et la commande ;

  • Rapprochement entre la commande et la livraison ;

  • Pointage entre la livraison et la facture ;

Comment effectuer son pointage comptable professionnel ?

1) IDENTIFIER LES FAILLES DANS LE PROCESSUS EXISTANT

Le traitement manuel des factures fournisseurs est procédé chronophage et sans réelle valeur ajoutée. Sans parler des risques d’erreur liés à la saisie manuelle des données lors de l’export vers la comptabilité. En règle générale,, on identifie trois principaux problèmes liés au processus de traitement comptable des factures fournisseurs :

  • Un procédé long et chronophage (jusqu’à deux semaines pour le traitement d’une facture au format papier)  qui entraîne des retards de paiements (qui mobilisent 30 % du temps moyen d’un comptable) ;

  • Trop d'étapes avant validation finale, pas toujours nécessaires ;

  • Un risque élevé de pertes des documents, d’erreurs de saisie et de doublons de facture (et donc de fausser l’information comptable) ;

Outre la perte de temps, de documents (en moyenne 7,5 % des factures papier se perdent dans le traitement) et la mobilisation de ressources sur une tâche à faible valeur ajoutée, le traitement manuel des factures représente un risque sur le plan fiscal. En effet, si l’information comptable est faussée, elle perd sa valeur probante et peut entraîner un rejet de comptabilité par les services de l’administration fiscale.

Sans parler des coûts : le traitement d’une facture papier revient à 14 € par document à l’entreprise, dont 3,25 € pour le seul stockage (précisons que les entreprises sont tenues de conserver tous leurs documents comptables pendant 10 ans). Pour fluidifier le circuit de traitement des factures fournisseurs, la solution la plus simple consiste à dématérialiser vos factures. Attention, on ne parle pas ici de numériser des factures papier, mais de supprimer carrément les supports matériels pour créer un workflow de validation 100 % digitalisé.

2) PASSER À LA FACTURE DÉMATÉRIALISÉE

C’est sans doute la manière la plus simple de réduire les délais de paiement tout en limitant les risques d’erreurs. La dématérialisation des factures consiste à remplacer (de façon partielle ou totale) un processus manuel par un traitement automatisé, basé soit :

  • Sur des documents numériques (EDI, XML, PDF ou CSV) ;

  • Sur des documents numérisés au préalable, en capturant le contenu grâce à la reconnaissance des caractères (OCR).

Les résultats sont là : en moyenne, le temps de traitement des factures est divisé par 6.

Déjà en place dans les entreprises du secteur public (fournisseurs de l’État), les factures électroniques deviendront la norme pour l'ensemble des entreprises d'ici 2024. L’État cherche par là à fluidifier les échanges commerciaux et professionnels, en luttant contre la fraude à la TVA.

Pour les comptables, experts-comptables, DAF et autres professionnels du chiffre, la dématérialisation des factures constitue une formidable opportunité. Déployée en mode Saas (Software as a Service), elle permet de collecter, traiter, régler et archiver ses factures à partir de n’importe quel support (PC, smartphone, tablette) équipé d’une connexion Internet. Cette technique est donc beaucoup adaptée aux nouveaux modes de travail (télétravail, flex office, nomadisme) que les logiciels « classiques », accessibles uniquement sur un poste.

3) CENTRALISER SES FACTURES

Pour garder en permanence une visibilité optimale sur ses flux de trésorerie, il est primordial de centraliser ses factures fournisseurs. En réception, les factures transitent par différents biais : mails, envois courriers, téléchargements, espaces fournisseurs. Pour le(s) collaborateur(s) chargé(s) d’effectuer le travail de collecte, c’est une tâche foncièrement ingrate, doublée d’une perte de temps.

Le problème peut être résolu facilement avec la collecte automatique de factures. Cette fonctionnalité de Libeo consiste à rassembler l’ensemble de ses pièces comptables sur une seule interface, quel que soit leur biais d’acheminement. Une fois importées, les factures font l’objet d’un contrôle systématique, avant de pouvoir procéder au paiement :

Contrôler vos factures

Par exemple, si vous recevez vos factures par mail, plutôt que de passer des heures à les récupérer dans vos pièces jointes, communiquez à vos fournisseurs votre adresse personnalisée Libeo comme adresse de facturation : vos factures arrivent toutes à bon port, sans effort.

Autre exemple : les factures déposées dans les espaces clients. Grâce aux 200 connecteurs web de son réseau, Libeo récupère automatiquement toutes vos factures depuis vos espaces clients sur les sites des fournisseurs (OVH, Orange, Amazon, etc.).

4) METTRE EN PLACE UN WORKFLOW DE VALIDATION INFAILLIBLE

Le workflow de validation (circuit d’approbation en VF) des factures dépend avant tout des besoins de l’entreprise. Si vous optez pour une solution automatisée de gestion des factures fournisseurs, celle-ci doit correspondre à votre secteur d’activité, ou du moins à la taille de votre entreprise. Toutefois, dans tous les outils et solutions présents sur le marché, on retrouve certaines caractéristiques communes :

  • Circuit basé sur l’approbation

  • Approbation en différentes étapes

  • Documents téléchargeables en PDF

  • Outil collaboratif, avec paramétrage des accès

  • Capacité de recherche d’informations pour l’utilisateur

Là encore, les solutions SaaS, conçues pour être évolutives et livrées clés en main s’adaptent facilement aux changements en interne des entreprises.

5) ASSURER LE SUIVI DES DOCUMENTS

La traçabilité des factures fait partie intégrante du circuit d’approbation. C’est à cela que sert la Piste d’Audit Fiable. Cette « trace écrite » offre une visibilité à chaque étape du processus :

Piste d'audit fiable

Applicable à toutes les entreprises qui reçoivent ou émettent les factures sous un procédé autre que EDI fiscal et signature électronique RGS, ce processus de suivi remplit plusieurs objectifs :

  • Identifier les dysfonctionnements ;

  • Envisager des leviers d’amélioration ;

  • Sécuriser les flux d’information et du contrôle interne ;

  • Optimiser l’allocation des ressources internes et la gestion des achats ;

  • Réduire les délais de paiement clients et fournisseurs, etc.

Libeo, solution de gestion des factures fournisseurs, vous offre tous les éléments pour mettre en place un traitement automatisé des factures fournisseurs. Un gain de temps et des économies, mais surtout une meilleure productivité, et des factures réglées en temps et en heure.

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