Automatisation et sécurisation du traitement des factures avec Libeo

En quoi consiste le traitement automatique des factures ?

Le traitement automatique des factures est une fonction automatique qui vous permet de rationaliser la procédure de validation des factures pour gagner du temps et réduire les erreurs humaines. Cette fonctionnalité permet de configurer des règles d’automatisations ainsi que des circuits d’approbation des factures pour qu’elles soient automatiquement approuvées par la ou les bonnes personnes.

Vous pouvez également décider des modalités et dates de paiement pour chaque facture et configurer des notifications pour alerter les membres de votre équipe lorsqu’une facture requiert leur attention.

Avec le traitement automatisé, Libeo automatise et sécurise le cycle d’achat de bout en bout :

• Analyse intelligente des factures pour la prévention et l’élimination des erreurs ;
• Automatiser les processus manuels, sans compromettre la sécurité ou la précision ;
• Réduire les risques en profitant de l’authentification multifacteurs et du cryptage des données ;
• S’intégrer à votre ERP existant pour éviter les flux de travail redondants et optimiser l’allocation des ressources ;

processus de capture et de rapprochement des factures avec Libeo

Import et centralisation des factures

Les factures fournisseurs générées et envoyées par les fournisseurs transitent par différents biais : email, fax, PDF ou EDI, courrier postal, remise en main propre, etc. Dans le cas des factures électroniques, elles peuvent être reçues sous forme d'un PDF individuel ou d’un fichier XML contenant des données structurées.

La première étape du traitement des factures est la centralisation, qui fait perdre en moyenne 30 % de leur temps aux experts-comptables. La solution : la collecte automatique.

La collecte automatisée des pièces comptables consiste à rassembler toutes les factures sur une seule interface, quel que soit leur mode d’acheminement :

• Collecte automatique depuis vos espaces clients sur les sites fournisseurs (OVH, Orange, Amazon, etc.) grâce aux collecteurs web ;
• Import en masse des factures
• Récupération par mail depuis votre adresse mail Libeo
• Conversion au format électronique des factures papier grâce à la technologie OCR.
• Import depuis votre logiciel de comptabilité via les différentes intégrations comptables

Saisie automatisée des données

Une fois l’import terminé, les factures d’achats et de vente sont automatiquement saisies et contrôlées dans la plateforme pour validation.

Lorsque vous importez une facture dans Libeo, les données sont saisies automatiquement grâce à l’OCR, sans besoin de saisie manuelle, directement dans le logiciel comptable. Les fonctions de l’OCR incluent :

• Détection des fausses factures
• Détection des doublons
• Vérification de la conformité des informations contenues

Les données saisies sont enregistrées dans les champs correspondants :

Cette étape sert à détecter les factures en double. S’il soupçonne une facture d’être un doublon, Libeo le signale à l’utilisateur par un message d’alerte :

L’utilisateur n’a plus qu’à comparer les deux documents pour supprimer l’éventuel doublon.

paramétrage des règles et circuits d’approbation

Pour automatiser le traitement des factures, les utilisateurs de Libeo ont la possibilité de définir des règles d’automatisation qui appliquent automatiquement une certaine action sur une facture ou un paiement lorsque certains critères sont remplis.

Voici les différentes règles d’automatisation possibles avec Libeo :

• Approbation : Si la facture a un montant TTC supérieur à [MONTANT], alors l’approbateur est [NOM]
• Comptabilisation : si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors le compte comptable est [COMPTE]
• Catégorisation : Si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors les catégories sont [CATÉGORIES]
• Méthode de paiement : Si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors je la règle par [MODE DE PAIEMENT]
• Date d’échéance : Si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors la date d’échéance de la facture est [FOURNISSEUR]

Les règles d’automatisation sont appliquées à différentes étapes du processus, telles que l’approbation et le paiement. Elles sont utilisées pour :

• Définir des modalités et échéances de paiement
• Enregistrer les factures dans les catégories et comptes comptables correspondants ;
• Générer des rappels pour les paiements en retard.
• Déclencher des e-mails de suivi lorsque les factures sont approuvées, mais pas encore payées.

Circuit de validation des factures par approbation en séquences

Pour connaître les règles d’automatisation applicable sur une facture, sélectionnez-la et cliquez sur « Automatisation » :

Mises bout à bout, ces règles génèrent des séquences d’actions qui doivent être réalisées avant qu’une facture puisse être approuvée et payée. Ces circuits d’approbation sécurisent et accélèrent les flux de travail.

Suivi du fil d’activité de la facture

Tout au long du processus, gardez une visibilité optimale sur l’avancée du traitement grâce au fil d’activité de la facture. Vous serez en mesure de savoir quand une facture a été contrôlée, payée, mise en attente de paiement :

Vous pouvez également suivre toutes les factures en temps réel grâce à la vision 360° des comptes et utilisateurs. Cette console offre aux administrateurs mutli-comptes une vision transverse, globale et par entité de l’ensemble de comptes comptables, finances et utilisateurs :

Paiement et export comptable

Programmation des paiements

Une fois contrôlées, les factures apparaissent dans l’onglet « Payer », d’où vous pouvez alors choisir entre les différentes options de paiement :

• Paiement instantané
• Paiement à échéance
• Demande d’approbation avant paiement
• Versement d’un acompte
• Paiement planifié
• Paiement à débit différé

Cliquez sur « Procéder au paiement » pour programmer le paiement à la date souhaitée :

Synchronisation avec les comptes bancaires

Connectez votre banque et retrouvez le solde de vos comptes depuis votre espace Libeo afin d’anticiper vos dates de règlement :

La fonctionnalité de synchronisation bancaire vous permet d’associer chacun de vos paiements et encaissements à la bonne facture. Ce qui automatise les opérations de rapprochement bancaire et de pointage comptable.

Intégrations aux outils comptables et de gestion

La grande force de Libeo réside dans ses intégrations clés avec des outils de gestion et logiciels de comptabilité tels que Cegid Loop, QuickBooks, Xero, Evoliz ou MEG. Libeo fonctionne avec tous les logiciels de précomptabilité et de production comptable existants : il vous suffit de connecter votre ERP à Libeo pour commencer à l’utiliser.

En plus de fluidifier l’export vers la comptabilité, cette interopérabilité entre les solutions renforce la sécurité du cycle fournisseur et garantit le respect des procédures internes tout au long de leur cycle de vie (réception, paiement, contrôle).

Traitement des factures : schéma de l’environnement Libeo

Libeo est une solution de pré-comptabilité compatible avec les logiciels de production comptable, ERP et toutes les banques européennes. En rattachant le paiement à la comptabilité, Libeo clôture toute la procédure de traitement des factures et assure la mise à jour en temps réel de toutes les informations qui y sont liées.

Témoignage : Elise Erbs, CFO chez Electra, utilise Libeo pour centraliser ses factures et structurer son équipe Finance.