Libeo : outil de double lecture et d'analyse des factures

La fonction double lecture, bien plus qu'un simple double niveau de contrôle

Avec le système de lecture de factures à double niveau de Libeo, vous avez accès à une gestion intelligente et transparente de vos documents comptables.

Le système de double lecture vous donne également accès à une analyse complète de toutes vos factures dans le temps. Vous pourrez ainsi identifier les opportunités d’optimisation et d’amélioration de votre processus de facturation (ex. : facturation mensuelle vs trimestrielle).

Lecture comptable : vue d'ensemble des dépenses globales

Avec la lecture comptable, la facture est analysée dans son ensemble pour vous donner une vue d’ensemble de vos dépenses globales.

Toutes les informations sont stockées au même endroit et peuvent être consultées à tout moment. Lors de l’import, la technologie de reconnaissance automatique des caractères détecte automatiquement :

• L’expéditeur

• Les dates d’émission, de facturation et d’échéance

• Le numéro de facture

• Les montants HT et TTC

• La devise

• Les montants et taux de TVA

Libeo vous permet de visualiser l’ensemble de vos factures en un coup d’œil en les regroupant selon leur statut :

• À payer

• Payées

• En attente d’approbation

• Paiement programmé

• Paiement d’acompte

Ou leur date (facturation ou échéance). Vous pouvez également filtrer vos factures par client , fournisseur ou modalités de paiement pour affiner vos résultats de recherche :

Vous avez ainsi une vue d’ensemble de tous vos comptes, y compris les flux de trésorerie. Il vous permet également de faire une analyse de bilan en comparant les montants des actifs et des passifs à un moment donné avec les valeurs de votre bilan pour cette période.

Lecture analytique : analyse détaillée et affectation des dépenses

De nombreuses entreprises utilisent la comptabilité analytique pour l’analyse des coûts et de l’affectation des dépenses.

Avec la lecture analytique, la facture est décomposée en lignes pour obtenir une analyse détaillée et un meilleur contrôle de vos coûts. Ce mode de lecture fait apparaître :

• Le montant total du document (TVA comprise).

• La répartition du montant entre les comptes d’achat (comptes comptables)

• La répartition du montant entre les différents axes analytiques (sites, produit, offres, départements, etc.).

• L’option « Convertir en TVA Autoliquidée » dans le cadre de l’autoliquidation de TVA

Pour accéder à la lecture analytique, cliquez sur l’onglet « Comptabilité et axes analytiques » lors du contrôle du document :

De là, accédez au détail des comptes, axes et sections analytiques rattachées à chacune des factures. Pour chaque section, vous pouvez définir le montant HT correspondant :

En répartissant les dépenses d’une entreprise par postes de coûts, l’analytique permet différentes analyses :

• Comparer des dépenses entre 2 périodes

• Faire un budget prévisionnel sur l’année

• Comparer les dépenses réelles vs le budget initial.

En contrôle de gestion, l’imputation analytique est utilisée à des **** fins d’analyse de performance et de prise de décisions. À partir des données recueillies, la direction financière pourra prendre des mesures et ajuster sa politique commerciale, sa gestion des achats, des ressources humaines, etc.

Configurer la lecture analytique dans Libeo

Définir ses axes analytiques

L'axe analytique est le nom donné à la variable utilisée pour mesurer les **** différents coûts de production, filtrer des écritures similaires et récupérer des groupes à des fins d’analyse. Dans une entreprise, ils peuvent s'appliquer :

• Aux produits ;

• Aux offres de services ;

• Aux départements ;

• Aux magasins ;

• Aux zones géographiques ;

• Aux business units.

Pour un DAF ou un RAF, l’axe analytique constitue la première ramification d’informations sur :

• L’efficacité productive entre les coûts de production et la production.

• L’efficacité allocative entre les revenus totaux et les coûts totaux.

• L’efficacité financière avec laquelle une entreprise utilise ses ressources pour générer des bénéfices.

Pour chacun de ces axes, on génère un code analytique , qui associe les valeurs possibles à l’axe concerné.

Importer son analytique dans Libeo

Pour importer votre plan comptable analytique dans Libeo, rendez-vous dans la section « Comptabilité » puis cliquez sur « Configurer mes comptes comptables ». Dans la liste des préférences, vous trouverez une rubrique « Codes analytiques » :

Cliquez ensuite sur « Importer mes comptes comptables » en haut à droite pour importer votre plan analytique. Vous pouvez importer jusqu’à 5 axes différents et leurs sections dans Libeo. Pour chaque axe, indiquez :

• Le nom de l’axe

• Le code de la section

• Le libellé de cette section

Attention à bien respecter l’ordre des axes afin qu'il corresponde aux éléments renseignés dans le logiciel comptable.

Une fois importés, vos codes analytiques apparaissent dans la page « Vos préférences comptables », avec axes et sections. Ils serviront à ventiler les dépenses par poste lors du contrôle des factures à l’import.

Vous serez en mesure de mieux analyser vos flux de trésorerie, d'estimer l'état de vos comptes et de prévoir le calendrier des factures afin de gérer plus efficacement votre fonds de roulement et vos liquidités.