Qu’est-ce que l’automatisation de la production comptable ?

Qu’est-ce que l’automatisation de la production comptable ?

D’après Jean Saphores, président de la Commission innovation technologie du CSOEC, la production comptable et fiscale de l’expert-comptable se concentre à 90 % sur trois catégories d’écritures :

1. Les flux bancaires ;
2. Les factures de ventes (factures clients) ;
3. Les factures fournisseurs (factures d’achats) ;

Chacun de ces flux nécessite une série de traitements et de contrôle bien précis :

• L’imputation comptable
• La récupération des factures des fournisseurs depuis les espaces clients
• La saisie manuelle des données dans l’interface de production comptable
• La connexion aux différentes banques
• Le lettrage des comptes de tiers
• Le rapprochement bancaire

Avec le bon outil de production comptable, ces flux pourraient être entièrement automatisés. C’est-à-dire que l’ensemble des étapes qui composent le traitement et la validation des flux de données, depuis la collecte des données jusqu’à la génération des états financiers, se fait de manière rationalisée avec le minimum d’intervention humaine et de procédure manuelle.

Pourquoi automatiser la production comptable ?

Outre le gain de temps et de productivité, la suppression des tâches manuelles et la réduction des coûts en interne, l’automatisation de la production comptable doit servir à remettre l’expérience client au cœur de la profession. Il y a également un enjeu de montée en compétences et d’onboarding des nouveaux collaborateurs pour élargir l’offre du cabinet en développant de nouvelles missions. Et donc pour rester compétitif dans un marché de plus en plus concurrentiel.

Enfin, avec la généralisation de la facture électronique, il devient vital pour les cabinets de rester à la pointe de la technologie comptable. Les nouveaux outils de production, comme la reconnaissance optique de caractères favorisent l’automatisation de la saisie comptable et du traitement des factures. Mais ces outils ne doivent pas s’envisager sans une véritable stratégie de conduite du changement au sein du cabinet.

L’enjeu est aussi bien technique que structurel : former les collaborateurs en poste aux nouvelles technologies de la comptabilité que sont le Cloud, le Big Data, l’intelligence artificielle ou encore la Blockchain, tout en s’adaptant aux exigences réglementaires en matière de numérisation et de protocole.

Automatisation de la production comptable : l’enjeu de la gestion du cycle d’achat

L’un des défis les plus importants pour la comptabilité est de gérer le cycle des achats. C’est particulièrement vrai pour les petites et moyennes entreprises, qui n’ont pas forcément de service achats ou de personnes au sein de leur équipe comptable. Les systèmes comptables peuvent automatiser et rationaliser bon nombre de ces processus, mais ils ne peuvent pas les exécuter seuls.

Pour mieux les accompagner, les cabinets d’experts-comptables peuvent intervenir sur deux missions :

• Le mandat de paiement des dettes fournisseurs
• L’assistance au processus Achats-Fournisseurs

Le mandat de paiement des dettes fournisseurs

Cette prérogative autorise l’expert-comptable à prendre en charge, au nom de son client, le paiement des dettes fournisseurs. Pour mener à bien cette mission, l’expert-comptable doit disposer d’un accès à l’ERP ou à l’interface de gestion des factures de son client, pouvoir les collecter, les centraliser, effectuer les vérifications nécessaires avant de les payer.

Le succès de la mission de mandat de paiement repose sur l’utilisation d’outils simples, intuitifs et flexibles. Mais surtout sur l’interopérabilité : il est nécessaire de choisir des solutions et outils compatibles entre eux pour n’avoir qu’un seul flux de données à suivre et à traiter.

En automatisant les opérations de routine (le rapprochement des comptes bancaires, le pointage comptable, etc.), ces outils de co-production favorisent l’automatisation de la production comptable.

L’assistance au processus d’achat

Pour un accompagnement à 360° des clients, proposer la mission de paiement sur la seule partie « paiement de factures » ne suffit pas. C’est sur l’ensemble des étapes du processus d’achats en place au sein de l’entreprise qu’il faut intervenir. Pour l’expert-comptable, cela veut dire travailler avec son client sur une nouvelle approche du cycle d’achats-fournisseurs, pour mieux sécuriser la chaîne de production dans son ensemble :

• La définition du besoin
• La recherche de fournisseurs
• L’appel d’offres
• L’analyse de l’offre
• La négociation
• La contractualisation

L’objectif de cette mission ? La définition et l’instauration d’un workflow de validation des dépenses :

Workflow de validation des dépenses en équipes, avec approbation en séquence

Générer automatiquement des écritures comptables avec Libeo

L’automatisation des processus comptables fait généralement référence à l’utilisation de suites logicielles qui éliminent les tâches manuelles et font gagner du temps. Mais ce n’est pas la seule option.

Il existe une autre façon d’automatiser : en utilisant un système Cloud conçu pour intégrer toutes vos sources de données en un seul endroit, sans avoir besoin de compétences en programmation.

Libeo est une plateforme de collecte et de paiement des factures basée sur le Cloud qui permet aux entreprises d’automatiser leurs processus comptables. Interface de précomptabilité, Libeo collecte les factures et les bons de commande, effectuent les contrôles et validations nécessaires à la préparation des paiements, avant de restituer les écritures comptables les données de transaction dans les bons journaux :

La plateforme a été développée par une équipe d’experts en finance et en technologie qui souhaitaient créer une solution facile à utiliser pour les cabinets d’expert-comptable et leurs clients.

Voici quelques exemples de traitements comptable que vous pouvez automatiser avec Libeo :

• La collecte automatique des factures fournisseurs ;
• Le contrôle et la validation des factures
• Le rapprochement des factures et des bons de commande
• Le rapprochement et la consolidation des données bancaires ;
• Le reporting automatique et l’analyse des données financières ;
• L’intégration des flux bancaires vers les journaux d’achat et de banque ;
• L’export des écritures vers la comptabilité
• L’imputation comptable et analytique

Avec Libeo, le processus de production comptable est automatisé dès la collecte des données jusqu’à l’archivage des documents :

Libeo élimine la saisie manuelle des données et la double vérification des entrées lorsqu’elles sont saisies de manière incorrecte. Vous pouvez saisir toutes vos transactions dans le système une seule fois et laisser Libeo faire tout le travail pour vous !

Les limites à l’automatisation

Le déploiement de la dématérialisation ne doit pas s’effectuer au détriment du contact expert-comptable/client, au risque de banaliser la profession.

Certaines missions, comme la révision comptable et le conseil, ne seront jamais automatisables. Si les progrès technologiques permettent aujourd’hui de détecter les erreurs et d’alerter l’expert-comptable sur des points de vigilance, aucune automatisation ne peut remplacer le jugement professionnel. La véritable valeur ajoutée de l’expert-comptable est dans le conseil adapté. Et ce dernier est loin d’être automatisable.

En conclusion, le processus d’automatisation n’est pas un remplacement du comptable par un logiciel, mais plutôt une introduction progressive de nouvelles technologies, qui vous permet de gagner du temps, d’augmenter la productivité et de réduire les coûts.

L’automatisation ne signifie pas la fin de l’expertise-comptable. Elle lui donne simplement plus de temps pour vous concentrer sur d’autres aspects de l’activité et apporter davantage de valeur aux clients.