3 cas pratiques pour réussir sa digitalisation en cabinet comptable

Qu’est-ce que la digitalisation comptable ?

La digitalisation comptable fait référence à l’utilisation de la technologie pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts tout en augmentant la satisfaction et l’engagement des clients.

Les solutions numériques permettent aux cabinets de gérer les données de leurs clients, générer des rapports et conserver les dossiers sous forme numérique. Il devient plus facile pour les experts-comptables de partager des informations entre eux et de collaborer avec leurs clients sur des projets tels que les déclarations fiscales ou l’établissement des comptes annuels.

Quels sont les outils de la digitalisation ?

La numérisation de la comptabilité s’appuie sur plusieurs outils :

• Le cloud computing : les services de cloud computing stockent et traitent les données sans avoir besoin de matériel ou de logiciel spécifique. Cela permet aux experts-comptables d’exercer leur activité de n’importe où et à tout moment ;
• La reconnaissance optique des caractères : de nombreux cabinets utilisent désormais la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) pour les aider à convertir les factures et les reçus papier en fichiers numériques.
• L’intelligence artificielle (IA) : cette technologie est utilisée dans les logiciels de comptabilité pour automatiser les tâches répétitives telles que la création de factures ou le rapprochement des comptes bancaires ;
• Le Big data : collecte et analyse de grands volumes d’informations pour trouver des modèles ou prédire des tendances ; l’analyse des big data aide à comprendre le comportement des clients et à améliorer leurs relations.

Bewiz : automatiser le paiement de ses clients

Présentation :

• Société : Bewiz
• Localisation : Paris, Toulouse
• Nombre de collaborateurs : 50, dont 30 environ au sein du pôle expertise-comptable.
• Nombre de clients : environ 300
• Missions : expertise-comptable, commissariat aux comptes, conseil juridique, social et patrimonial.

Bewiz fait partie des cabinets qui ont entamé leur transition numérique très tôt : en 2008. Toute la chaîne de valeur de la gestion des factures était optimisée, à une exception près : le paiement des factures fournisseurs, comme l’explique Nicolas Liodenot, l’un des associés :

« On avait réussi à digitaliser à peu près toute la chaîne, mais on n’avait rien au niveau du paiement fournisseur. Le plus de Libeo par rapport aux autres acteurs du marché, c’est qu’aujourd’hui, c’est le seul à proposer le paiement en un clic. »

Pour Nicolas Liodenot et ses collaborateurs, la fonctionnalité de paiement en un clic a été la dernière brique dans la digitalisation comptable du cabinet. Rachel Chicheportiche, experte-comptable stagiaire au cabinet, est devenue référente Libeo, souligne l’aspect gagnant-gagnant de la solution :

« La grande force de Libeo, c’est de permettre dans un même espace la transmission des factures et le paiement associé »

Expert Innov : renforcer la sécurisation des transactions clients

• Société : Expert Innov
• Localisation : Paris, Toulouse
• Nombre de collaborateurs : 15
• Missions : expertise-comptable, pilotage financier, formation paie et RH, accompagnement social et juridique.

Expert Innov s’emploie depuis longtemps à utiliser les technologies modernes pour dématérialiser les supports de communication entre le cabinet et ses clients et réduire les travaux administratifs sans valeur ajoutée. Pour Caroline Soubils, dirigeante d’Expert Innov et experte-comptable, l’un des enjeux majeurs de la digitalisation comptable, c’est la sécurisation des paiements.

Après avoir testé différents outils, le choix de Caroline Soubils s’est finalement porté sur Libeo pour la simplicité de l’expression du besoin et du service.

Mais surtout, la solution répondait aux besoins du cabinet en termes de sécurisation des transactions, en s’appuyant sur différents éléments de réassurance :

• Gestion différenciée des droits des utilisateurs ;
• Circuits de validation automatisés prêts à l’emploi et configurables ;
• Lutte contre la fraude via des processus internes ;
• Contrôle renforcé des factures importées via les technologies de reconnaissance optique des caractères (OCR) ;
• Détection des doublons.

Pour Caroline Soubils, qui endosse au quotidien la double casquette d’experte-comptable et de dirigeante, Libeo est un gage de sécurisation, de simplicité et de délégation :

« J’ai vu un changement d’organisation drastique : mon propre reporting sort plus vite et de meilleure qualité. Au moins, c’était clair : on va aider les gens à mieux payer. »

Experts & Entreprendre : générer ses rapports financiers en temps réel

• Société : Experts & Entreprendre
• Localisation : Paris, Lyon
• Nombre de collaborateurs : 100
• Nombre de clients : 2500
• Missions : expertise-comptable, création d’entreprise, conseil fiscal et juridique, ingénierie financière, commissariat aux comptes, audit, gestion sociale, et paie.

« Bonjour la simplicité, au revoir la bureaucratie », telle est la promesse du cabinet Experts & Entreprendre. En plus des secteurs traditionnels, le cabinet est spécialisé dans des secteurs d’activité innovants, comme le digital, les startups ou encore les influenceurs (Youtubers, Instagramers). Des domaines qui exigent de notions solides en comptabilité digitale.

L’un des premiers enjeux de la digitalisation comptabilité pour Experts & Entreprendre consiste à garder en permanence une vue sur la captation des flux financiers. Depuis qu’il utilise Libeo, Experts & Entreprendre a accès à la restitution en temps réel des indicateurs financier de ses clients :

• Encaissements, décaissements ;
• Historique des règlements émis et reçus ;
• Flux bancaires ;
• Solde des comptes comptables ;
• Répartition des dépenses par catégories.

Pour Arnaud Girod, associé chez Experts & Entreprendre, Libeo est plus qu’un simple outil de gestion, comme il l’explique :

« Libeo est l’outil commun entre le client et l’expert-comptable. Ce n’est pas juste un Drive : ça permet de transformer une bibliothèque de documents en écritures comptables. »

Quel est l’impact de la digitalisation sur la profession ?

L’impact le plus important est l’expérience client. Le rôle des experts-comptables évolue à mesure qu’ils adaptent leur rôle pour répondre aux besoins d’un monde de plus en plus connecté. La popularité croissante des logiciels de comptabilité et des outils de gestion a permis l'automatisation des processus manuels, comme la saisie comptable, l'édition des états financiers ou encore le remplissage des déclarations. Ils renforcent les procédures de sécurité, fluidifient l'échange de données et la communication entre les cabinets et leurs clients.

Ils doivent adopter la technologie et développer des compétences dans des domaines tels que l’analyse des données, l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique s’ils veulent rester compétitifs. Mais surtout, l’ubérisation comptable doit servir à remettre le conseil au cœur de la profession.