Saisie des factures fournisseur : solution en Saas ou on-premise ?

Solutions de saisie des factures des fournisseurs

Qu'est-ce que la saisie de facture ?

Par "saisie de facture", on entend le processus comptable qui consiste à entrer les données contenues dans les factures (montants, fournisseurs, date de facture et date comptable, TVA, acomptes, type de transactions, etc.) dans le logiciel comptable de l'entreprise. On parle aussi d'imputation comptable.

Toute facture d'achat et de vente doit faire l'object d'une saisie comptable dès réception. C'est ce processus qui permet aux entreprises d'enregistrer les transactions de vente et d'achat sur leurs comptes.

En plus d'être délicate, la comptabilisation des factures est l'une des tâches les plus chronophages auxquelles les entreprises doivent faire face. Les factures sont le document le plus important d'un système comptable. Sans elles, il est impossible de connaître la situation financière d'une entreprise ou d'autres organisations. Il s'agit donc d'une partie cruciale du cycle d'exploitation d'une entreprise.

La saisie des factures peut être effectuée manuellement ou automatiquement à l'aide d'un logiciel. La saisie manuelle demande plus de temps et d'efforts que la saisie automatique des factures. Par conséquent, la plupart des organisations utilisent des systèmes de saisie automatique des factures, comme les solutions Saas ou sur site (on-premise), pour leurs besoins comptables.

Quelle est la différence entre un logiciel SaaS et un logiciel on-premise ?

La plus grande différence entre les logiciels SaaS et les logiciels sur site est la propriété de la solution. Avec une solution SaaS, vous ne possédez pas le logiciel ou le matériel - vous le louez essentiellement au fournisseur. Avec une solution sur site, vous êtes responsable de la maintenance et de la mise à niveau de votre propre matériel et logiciel.

• Le SaaS (Software as a Service) est un modèle de fourniture de logiciels sur Internet. Le logiciel n'est pas installé sur votre ordinateur, mais vous y accédez par le biais d'une application qui fonctionne dans votre navigateur Web. Étant donné que toute la puissance de traitement et les données sont gérées à distance par un serveur Cloud, il vous suffit d'utiliser un navigateur web pour accéder à l'application.
• Les logiciels sur site sont installés sur votre disque dur ou sur votre réseau local. Vous pouvez y accéder de n'importe où, mais vous devez l'installer localement avant de pouvoir l'utiliser.

Comment choisir entre une solution Saas et on-premise pour la saisie des factures fournisseurs ?

Le choix entre une solution SaaS et une solution sur site pour la saisie des factures fournisseurs est une décision qui dépend de vos besoins spécifiques. Si vous recherchez un moyen facile de gérer les factures fournisseurs, un système basé sur le cloud peut être le meilleur choix.

Quels sont les avantages d'une solution Saas pour un système de saisie des factures fournisseurs ?

Le logiciel en tant que service (SaaS) vous permet d'accéder à vos données de n'importe où et depuis n'importe quel appareil. Il offre également l'avantage de pouvoir y accéder à tout moment de la journée.

Un système SaaS de saisie des factures fournisseurs vous permet de vous intégrer à d'autres applications professionnelles telles que des logiciels de comptabilité, des outils de gestion et des services de paiement.

Vous pouvez également l'utiliser en tant qu'utilisateur unique ou dans le cadre d'un environnement multi-utilisateurs. Cela signifie que vous pouvez partager des informations entre les départements et les employés sans avoir à vous soucier des problèmes de sécurité ou des exigences matérielles coûteuses.

Un système basé sur le cloud facilite également la collaboration avec d'autres utilisateurs, qu'ils se trouvent dans une autre partie de votre entreprise ou même en dehors. Pour de nombreuses entreprises aujourd'hui, la mobilité est un élément essentiel de leurs activités. Avec les systèmes basés sur le cloud, les employés peuvent accéder à leurs données depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet.

Quels sont les avantages d'une solution de facturation au paiement sur site ?

Une solution sur site est un programme qui fonctionne sur vos propres serveurs et ordinateurs. Étant donné qu'elle est hébergée en interne, elle nécessite davantage de maintenance qu'une solution SaaS, mais elle vous permet également de mieux contrôler son fonctionnement et les fonctionnalités qu'elle offre.

Ceci est particulièrement important pour les entreprises qui traitent des informations sensibles comme les détails des cartes de crédit et les données personnelles comme les numéros de sécurité sociale ou les adresses des clients et des employés.

Au moment de choisir entre une solution SaaS et une solution sur site, il est important de considérer ce que vous cherchez à obtenir. Voici quelques points à prendre en compte :

• Les coûts : Une solution Cloud peut être moins chère qu'un système sur site en raison des coûts de licence et de la réduction des besoins en matériel. Toutefois, si vous disposez en interne d'une équipe de programmeurs ou de développeurs capables de développer et de maintenir un système sur site, cette solution peut s'avérer globalement plus économique.
• Complexité : si votre organisation compte un grand nombre de fournisseurs, notamment internationaux, il peut être préférable d'utiliser une plateforme en ligne qui gère toutes les factures en un seul endroit. Il est ainsi plus facile pour le personnel de trouver rapidement les informations, et cela réduit le risque de dupliquer les erreurs de saisie de données dans plusieurs systèmes.
• Expérience de l'utilisateur : Si votre personnel n'a pas une grande expérience des logiciels de comptabilité, il peut être plus facile pour lui d'apprendre à utiliser une plateforme en ligne qu'une application de bureau.

Dans tous les cas, il est important de s'assurer que l'outil de saisie des factures fournisseurs dispose des fonctionnalités dont vous avez besoin. La décision dépendra de la taille de votre entreprise, de votre service comptable et des ressources dont vous disposez.

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