comment enregistrer une facture fournisseur

FICHE PRATIQUE

Comment enregistrer une facture fournisseur ?

Comment enregistrer une facture d'achat et de vente ? Comment enregistrer les factures dans le journal comptable ? Point pratique.

COMMENT ENREGISTRER LES FACTURES DANS LE JOURNAL ?

Toutes les entreprises qui établissent des factures et qui sont redevables de la TVA doivent tenir un journal de ventes enregistrant chaque opération dans l’ordre chronologique des factures, en indiquant son montant et la référence à la facture.

Cas particulier : les commerçants, qui ne font que des ventes au comptant enregistrent leurs ventes directement dans le journal de caisse.

Enregistrer vos factures fournisseur dans le journal le jour de l’opération. C’est-à-dire de la date de paiement. Notez que les dates d'enregistrement dépendent du mode de règlement utilisé :

  • Par chèque : à la date d’émission

  • Par virement bancaire : à la date d’ordre de virement

  • Par carte : à la date d’ordre de paiement

  • Par Paypal : débit du règlement

COMMENT ENREGISTRER UNE FACTURE DE VENTE ?

Commençons par la facture de vente. Avant de saisir les différentes écritures dans la comptabilité, commencez par distinguer ces trois montants :

  • Le montant HT

  • Le montant de la TVA facturée (TVA collectée)

  • Le montant TTC (somme due par le client)

Ensuite, entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et / ou crédit des comptes correspondants :

  • Débit du compte de charges ;

  • Débit du compte TVA déductible ;

  • Crédit du compte fournisseur.

CompteÉcritures / dateDébitCrédit
Compte 411 (Clients)Facture client n°XXX1 800,00 €
Compte de 707 (Vente de marchandises)Facture client n°XXX2 000,00 €
Compte 445 (TVA collectée)Facture client n°XXX200,00€

Selon la nature de la prestation, le compte de charge à débiter sera différent :

CompteNature de la prestation
Compte 701Ventes de produits finis
Compte 702Ventes de produits intermédiaires
Compte 703Ventes de produits résiduels
Compte 704Travaux
Compte 705Etudes
Compte 706Prestations de services
Compte 707Ventes de marchandises
Compte 708Produits des activités annexes

COMMENT ENREGISTRER UNE FACTURE D'ACHAT ?

Passons à la facture d'achat. Comme pour la facture de vente, la première étape consiste à séparer 3 montants :

  • Le montant HT

  • Le montant de la TVA facturée (TVA collectée)

  • Le montant TTC (somme due par le client)

Ensuite, entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et / ou crédit des comptes correspondants :

  • Débit du compte client ;

  • Crédit du compte TVA collectée ;

  • Crédit du compte de produits.

COMPTEÉCRITURES / DATEDÉBITCRÉDIT
Compte 401 (Fournisseurs)Facture fournisseur n°XXX1 800,00 €
Compte 607 (Achats de marchandisesFacture fournisseur n°XXX2 000,00 €
Compte 44561 (TVA déductible)Facture fournisseur n°XXX200,00 €

Selon la nature de la prestation, le compte à créditer sera différent :

CompteNature de la prestation
Compte 601Achats de matière première et de fourniture
Compte 602Achats stockés
Compte 604Prestations de services
Compte 605Achats de matériel, équipements et travaux
Compte 606Achats non stockés
Compte 607Achats de marchandises
Compte 608Frais accessoires (frais de port, droits de douane, etc.)
Compte 609Rabais, remises et ristournes sur les achats

COMMENT ENREGISTRER UNE FACTURE D'AVOIR ?

Pour enregistrer une facture d'avoir en comptabilité, procédez comme suit :

  • Débit du compte 401 'Fournisseurs"

  • Crédit du compte 44566 'TVA déductible'

  • Crédit du compte 609 'Rabais, remises et ristournes obtenues sur achats'

ASTUCE

La facture d'avoir s'enregistre en inversant l'écriture passée lors de la comptabilisation de la facture de doit.

COMMENT SAISIR UN ACHAT À CRÉDIT EN COMPTABILITÉ ?

Un achat réalisé à crédit se comptabilise comme suit :

  • Crédit du compte 164 "Emprunts auprès des établissements financiers"

  • Débit du compte 512 "Banque"

Une vente réalisée à crédit constitue une créance client. À ce titre, il faut la comptabiliser ainsi :

  • Débit du compte "411 Clients".

  • Débit du compte de trésorerie ("512 Banque" ou 530 "Caisse »).

CTA paiement

toutes nos fiches pratiques