Comment faire l’enregistrement du règlement fournisseur ?

Les étapes de l’enregistrement du règlement fournisseur

Une entreprise peut faire face à des centaines de factures fournisseurs en fonction de son secteur d’activité. Pour assurer sa réussite, elle doit entretenir d’excellents rapports avec ses fournisseurs. Si tel n’est pas le cas, l’impact sur l’entreprise peut être conséquent.

Pour engager des relations pérennes avec les fournisseurs, il est indispensable de suivre l’enregistrement des règlements fournisseurs. La première chose à faire ? Vérifier que les factures sont en règle.

1/ Contrôler la facture fournisseur

Dès réception de la facture transmise par le fournisseur, l’entreprise doit la vérifier pour s’assurer qu’il n’y a aucune erreur. Elle est comparée au bon de commande et au devis qui avaient été fournis pour s’assurer de son authenticité, mais aussi au relevé du compte bancaire correspondant. Le relevé bancaire doit correspondre avec le montant final TTC.

Cette étape terminée, l’entreprise doit vérifier que la facture comporte toutes les informations légales. Elle doit notamment faire apparaître :

• Un numéro unique,
• Les coordonnées de chaque partie,
• Le montant HT et TTC à régler,
• L’identification du bien vendu ou de la prestation réalisée,
• Le taux de pénalités à payer en cas de retard.

Enfin, vérifiez bien que la facture n'est pas un doublon. Ce cas de figure arrive (trop) souvent en comptabilité fournisseur, obligeant les comptables et leurs équipes à passer de nouvelles écritures pour annuler la facture comptabilisée en double.

Une fois la facture vérifiée et son authenticité confirmée, on peut procéder à l'enregistrement du règlement fournisseur dans la comptabilité de l’entreprise.

2/ Procéder à l’enregistrement du règlement fournisseur

Les comptes fournisseurs appartiennent à la classe 4 "Comptes de tiers" du Plan Comptable Général. Les comptes 40 sont tous autorisés mais doivent faire l'objet d'une affectation via la condensation.

• 401 Fournisseurs d'exploitation (dont fournisseurs groupe)
• 403 Fournisseurs - Effets à payer
• 404 Fournisseurs d'immobilisations
• 405 Fournisseurs d'immobilisations - Effets à payer
• 408 Fournisseurs - Factures non parvenues et intérêts courus
• 409 Fournisseurs débiteurs

Le règlement de la facture fournisseur doit être enregistré dans le journal comptable de l’entreprise. Il apparaîtra alors dans :

• Les comptes 607 (Achat de marchandise), 44566 (TVA déductible) et 401 (Fournisseurs) si l’entreprise achète une marchandise. On passe le montant HT au débit du compte 607, le montant de la TVA est débité du compte 44566 et le montant TTC est crédité au compte 401.
• Les comptes 601 ou 607 si elle investit dans des matières premières.
• Les comptes 602 ou 606 si elle fait l’acquisition d’un service.

Si vous êtes un client fidèle, vous bénéficiez peut-être d’avantages financiers de la part de vos fournisseurs. Si ces derniers vous accordent une remise, il faudra créditer le montant de la remise au compte 607 « Achat de marchandises ». Si ces derniers vous accordent un escompte, celui-ci doit être crédité au compte 766 "Gains de change".

Pour enregistrer un règlement fournisseur, plusieurs éléments doivent être inscrits au journal comptable, comme le numéro de la facture concernée, sa date d’émission, le montant de la facture ou encore un libellé.

Afin d’éviter toute erreur lors de la comptabilisation d’un règlement fournisseur, il est préférable d’utiliser un logiciel de comptabilité adapté. Pour aller plus loin, il est également possible de solliciter l’aide d’un professionnel qui pourra réaliser l’enregistrement du règlement fournisseur à la place du dirigeant de l’entreprise.

Comment enregistrer un virement ou un paiement en espèces

L’enregistrement du règlement fournisseur par virement

La majorité des entreprises privilégient le virement bancaire pour payer leurs factures fournisseurs. Les fonds parviennent plus rapidement aux partenaires de l’entreprise. Un véritable avantage pour entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs.

Un règlement effectué par virement doit être enregistré en comptabilité le jour même de l’ordre de virement. Pour procéder à l’enregistrement, le compte 401 « Fournisseurs » doit être débité, puis le compte 512 « Banque » crédité.

Pour les virements effectués via PayPal, l’enregistrement du règlement fournisseur se fait de la manière suivante :

• On débite le compte 410 « fournisseurs »
• On crédit le compte 517 « Autres organismes financiers »

L’enregistrement du règlement fournisseur en espèces

Les règlements en espèce sont en effet très encadrés par la loi française. Ce mode de paiement est possible si le montant de la facture ne dépasse pas 1 000 €. Dans ce cas, l'enregistrement comptable des factures s'effectue dès réception des fonds :

• On débite le compte 401 « fournisseurs »
• On crédit le compte 530 « Caisse » du montant réglé.

Simplifiez vos enregistrements fournisseurs avec Libeo

L’enregistrement du règlement fournisseur est une tâche qui peut s’avérer simple de prime abord. En réalité, elle est chronophage, tout particulièrement si l’entreprise travaille avec de multiples fournisseurs.

Pour gagner du temps et minimiser les erreurs de saisies, il peut être judicieux de se tourner vers un logiciel de gestion des factures fournisseurs afin de gagner du temps, notamment grâce à l’automatisation de la transmission des écritures comptables.

Libeo permet aux organisations de centraliser leurs factures, payer et se faire payer de manière simple, en un clic et sans IBAN. La plateforme permet de gérer le cycle d’achat et de vente de bout en bout :

• Collecte et centralisation automatique des factures fournisseurs
• Contrôle des factures lors de l’import
• Dématérialisation instantanée des factures
• Workflow de validation en équipe et personnalisation des rôles
• Paiements des factures en un clic et sans IBAN (immédiats, programmés, partiels…)
• Intégration avec les plus grands éditeurs comptables du marché