Comment fonctionne un logiciel de gestion de factures ?

Comment faire la gestion des factures ?

La gestion efficace et structurée des factures fournisseurs est l’un des enjeux principaux des directions financières. Elle vous aide à suivre et à gérer les flux de trésorerie, à garder un œil sur vos dépenses et à vous assurer que ce que vous payez correspond à ce que vous devez. Les étapes de la gestion des factures incluent :

• La collecte
• Le contrôle et la validation
• Le rapprochement
• Le traitement comptable
• Le paiement/l’encaissement
• L’archivage

La gestion comptable des factures est un poste à plein temps, qui exige beaucoup de rigueur. Vous devez vous assurer :

• Que vous envoyiez les factures à vos clients et payiez celles de vos fournisseurs à temps, afin d’éviter les pénalités de retard de paiement.
• Que toutes les informations relatives aux clients et fournisseurs sont à jour, afin de pouvoir facilement envoyer les factures et suivre les paiements.
• Que pour toute facture émise, à compter de la date d’émission jusqu’à la fin de sa période de conservation, on puisse en garantir l’authenticité, l’intégrité du contenu et la lisibilité.

Mais ce n’est pas tout : le cycle de la vie d’une facture ne s’arrête pas avec le paiement. En effet, la législation en vigueur oblige les entreprises à conserver leurs documents comptables pendant une durée définie. Durant cette période, l’entreprise doit être à même de produire n’importe quel document (facture, devis, bon de commande, etc.) sur demande des services de l’administration fiscale. C’est donc dans son intérêt de maintenir un archivage sécurisé et à valeur probante.

Par conséquent, un logiciel de gestion des factures peut vous aider à gagner du temps et de l’argent en automatisant un grand nombre de ces processus.

Quel logiciel utiliser pour les factures ?

L’un des aspects les plus importants de la gestion d’une entreprise est la création et l’émission de factures. Pour fonctionner correctement et être rentable, une entreprise doit s’assurer que ses factures sont bien gérées. D’où l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion des factures.

Mais quel logiciel utiliser ? La réponse dépend de plusieurs facteurs, tels que :

• Le type d’entreprise (TPE, PME, grande entreprise) ;
• Le type de services ou de produits que vous fournissez ;
• Le nombre de clients et de fournisseurs que vous avez et la fréquence à laquelle les factures doivent être émises ;
• Votre degré de maturité numérique ;
• Votre budget.

De nombreuses options différentes sont disponibles sur le marché aujourd’hui, il peut donc être difficile de prendre une décision. Voici quelques-unes des caractéristiques à retenir lorsque vous choisissez une solution de gestion des factures :

Facilité d’utilisation et de configuration

Un bon système de gestion des factures doit être facile à installer et à configurer. Il doit également être suffisamment intuitif pour que même une personne n’ayant aucune connaissance technique puisse l’utiliser sans problème.

Intégration avec les logiciels de comptabilité

Les meilleures solutions de gestion des factures s’intègrent au logiciel de comptabilité que vous utilisez ou que vous prévoyez d’utiliser. Ainsi, vous n’aurez pas à saisir manuellement les données de chaque facture dans deux programmes différents — l’un pour les factures et l’autre pour la comptabilité/les rapports.

Compatible avec d’autres systèmes

Si vous utilisez plusieurs systèmes dans votre entreprise (CRM, ERP, gestion de la facturation client, etc.), vous avez besoin d’une solution de gestion des factures qui peut s’intégrer à tous de manière transparente.

Évolutif en fonction de vos besoins

Lorsque vous choisissez une solution de gestion des factures, optez de préférence pour un outil évolutif, capable de s’adapter à vos besoins (nouvelles fonctionnalités, gestion des préférences personnalisables, service clientèle facilement accessible, etc.) Un bon choix est toujours une solution qui offre à la fois des solutions à petite et à grande échelle à des prix abordables.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des factures ?

Un logiciel de gestion de facture permet aux entreprises de se conformer à la réglementation et de gérer plus facilement leurs activités. Voici quelques-unes des fonctionnalités offertes par les logiciels de gestion de factures :

• Gestion comptable et fiscale
• Analyse financière
• Facturation
• Mise en page personnalisable
• Approbations automatisées
• Suivi des stocks

Comment utiliser ce type de logiciel ?

Les logiciels de gestion de factures peuvent être utilisés pour créer et envoyer des factures, suivre les paiements, gérer les relations avec les clients, etc. La plupart du temps, ces programmes sont utilisés par les petites entreprises qui doivent facturer des clients pour des services ou des produits.

Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion de facture, il faut le paramétrer, y entrer les informations nécessaires et configurer les profils d’utilisateurs.

Il faut ensuite créer les comptes clients et les paramétrer en ajoutant notamment leur dénomination sociale ou leurs coordonnées. D’autres informations comme le taux de TVA applicable ou les conditions de paiement négociées peuvent aussi être renseignées. Il suffira de sélectionner le bon compte client lors de la création d’une facture.

Des articles (biens ou services) doivent également être créés, en ajoutant pour chacun d’eux :

• Une description,
• Un prix de vente,
• Ou un taux de TVA notamment.

L’entreprise pourra ainsi sélectionner les bons articles à afficher dans ses factures sans avoir besoin de les recréer chaque fois.

Les entreprises l’utilisent surtout pour la création de modèles de factures. L’entreprise peut y intégrer son logo ou adapter le contenu en fonction de son activité professionnelle. Lorsqu’elle travaille avec différentes catégories de clients ou qu’elle exerce plusieurs activités, elle peut ainsi créer des modèles de factures personnalisés.

Libeo, solution de gestion et de paiement des factures

Libeo est une application Saas de paies et d’encaissement de factures. Conçue pour accompagner les TPE-PME, entrepreneurs et experts-comptables au quotidien, elle couvre l’ensemble du cycle de vente et d’achats :

• Collecte et centralisation automatique des factures
• Dématérialisation instantanée des factures
• Workflow de validation en équipe et personnalisation des rôles
• Paiements des factures en un clic et sans IBAN (immédiats, programmés, partiels…)
• Connexion intégrée à toutes les banques européennes
• Intégration avec les plus grands éditeurs comptables du marché

Libeo est compatible avec la plupart des banques européennes et logiciels comptables du marché : QuickBooks, Cegid, Sage, Xero, Oracle, et bien d’autres encore.

Intégrée dans un environnement P2P (Procure-to-Pay), Libeo génère un workflow de validation des factures, schématisé ci-dessous :

Pour plus de simplicité, Libeo peut se connecter aux outils de gestions et logiciel de comptabilité de l’entreprise. Enfin, l’entreprise doit planifier des sauvegardes du logiciel pour s’assurer que la base de données soit correctement stockée et sécurisée.

Foire aux questions

Comment créer ses propres factures ?

Si vous êtes freelance ou micro-entrepreneur, vous pouvez créer et éditer vous-mêmes vos factures en version papier ou dématérialisées. Si vous optez pour la facture dématérialisée, optez pour la signature électronique. Pour créer vos propres factures, vous pouvez utiliser un outil de traitement de texte comme Microsoft Word, Google Docs ou LibreOffice Writer. Pour des modèles plus sophistiqués, utilisez des outils de création graphique (PAO) comme Canva, Adobe InDesign ou Illustrator.

Vous devez toujours établir vos factures en deux exemplaires (un pour votre client et un pour votre comptabilité) en langue française.

Comment faire des factures en PDF ?

Il vous suffit d’enregistrer votre facture au format PDF. La plupart des logiciels de traitement de texte et de création graphique proposent le format d’enregistrement en PDF.

Quel est le logiciel le plus utilisé en comptabilité ?

En 2023, les logiciels de comptabilité les plus utilisés par les entreprises françaises sont Sage, EBP Compta, Yourcegid, Quadratus, Xero, Itool et QuickBooks. 

Je suis entrepreneur, puis-je faire mes factures sur Excel ?

Tout à fait. En tant que micro-entrepreneur, rien ne vous oblige encore à passer par un logiciel pour créer et gérer vos factures. L’utilisation d’un logiciel certifié concerne uniquement les entreprises qui utilisent un logiciel de caisse.