Logiciel de gestion de factures

Comment fonctionne un logiciel de gestion de facture ?

À l’heure où la digitalisation s’impose à tous, de nombreuses entreprises ont fait le choix d’oublier les bons vieux Word et Excel et de s’intéresser aux logiciels de facturation. Elles peuvent ainsi gérer leur processus de facturation de manière totalement dématérialisée.

À quoi servent ces outils ? Quelles sont leurs fonctionnalités ? Libeo détaille pour vous le fonctionnement des logiciels de gestion de facture.

QU’EST-CE QU’UN LOGICIEL DE GESTION DE FACTURE ?

La gestion de la facturation est l’un des enjeux principaux des entreprises. Entre la collecte, le traitement, le paiement des factures et la gestion comptable des factures, c’est un poste à plein temps, qui exige beaucoup de rigueur. Bien plus qu’un simple reçu commercial, la facture est aussi un justificatif sur le plan comptable, juridique et fiscal.

L’émetteur et le récepteur doivent garantir, à compter du moment de l’émission ou la réception de la facture et jusqu’à la fin de sa période de conservation (Bulletin Officiel des Impôts, BOI-CF-COM-10-10- 30-10) :

  • l’authenticité de l’origine,

  • l’intégrité du contenu,

  • la lisibilité de la facture.

Mais ce n’est pas tout : le cycle de la vie d’une facture ne s’arrête pas avec le paiement. L’archivage est aussi très important. En effet, la législation en vigueur oblige les entreprises à conserver leurs documents comptables pendant une durée définie. Durant cette période, l’entreprise doit être à même de produire n’importe quel document (facture, devis, bon de commande, etc.) sur demande des services de l’administration fiscale.

Pour gagner du temps, la plupart d’entre elles utilisent un logiciel de gestion des factures. Cet outil qui leur permettra de les établir et de les traiter facilement.

Bon à savoir : il faut bien distinguer les logiciels de facturation, qui servent à créer et envoyer des factures, des logiciels de gestion de facture, qui servent au traitement et paiement de celles-ci, et encore des logiciels comptables.

De la création des devis à la signature électronique, en passant par l’édition et l’archivage, ce type de logiciel est un excellent outil pour gérer ses factures. Les factures sont établies vite et bien, de sorte que l’entreprise puisse les envoyer rapidement à ses clients et éviter les retards de paiement.

À quoi ça sert ?

Pour fonctionner correctement et être rentable, une entreprise doit assurer une bonne gestion commerciale. Pour ce faire, toutes les données de l’entreprise doivent être prises en compte et traitées : c’est exactement ce que permet de faire un logiciel de gestion de facture.

Bon à savoir : pour utiliser un logiciel de gestion de facture, il faut que celui-ci bénéficie d’un certificat délivré par un organisme accrédité ou d’une attestation fournie par l’éditeur lui-même.

FONCTIONNEMENT D’UN LOGICIEL DE GESTION DE FACTURE

Un logiciel de gestion de facture permet aux entreprises de se conformer à la réglementation et de gérer plus facilement leurs activités. Il est également pratique et facile à prendre en main.

Quelles entreprises sont concernées ?

Aucune entreprise n’est réellement obligée d’utiliser un logiciel de gestion de facture. En revanche, la plupart d’entre elles ont l’obligation de tracer les différentes transactions réalisées. De même, la loi Macron oblige les entreprises à produire des factures dématérialisées selon un échéancier défini.

Cet outil numérique a donc vocation à s’imposer auprès de nombreux professionnels. Il peut d’ailleurs être utilisé par toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique. Notez que ce type de solution est avantageux pour les entreprises qui ont des obligations comptables importantes. Les micro-entrepreneurs, qui doivent simplement assurer une tenue comptable et bénéficient d'une franchise en base de TVA et qui n’ont que peu de charges.

Comment utiliser ce type de logiciel ?

Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion de facture, il faut le paramétrer, y entrer les informations nécessaires et configurer les profils d’utilisateurs.

Il faut ensuite créer les comptes clients et les paramétrer en ajoutant notamment leur dénomination sociale ou leurs coordonnées. D’autres informations comme le taux de TVA applicable ou les conditions de paiement négociées peuvent aussi être renseignées. Il suffira de sélectionner le bon compte client lors de la création d’une facture.

Des articles (biens ou services) doivent également être créés, en ajoutant pour chacun d’eux :

  • une description,

  • un prix de vente,

  • ou un taux de TVA notamment.

L’entreprise pourra ainsi sélectionner les bons articles à afficher dans ses factures sans avoir besoin de les recréer à chaque fois.

Des modèles de factures doivent ensuite être créés. Ils peuvent prendre appui sur les modèles vierges disponibles qui devront être personnalisés. L’entreprise peut y intégrer son logo ou encore adapter le contenu en fonction de son activité professionnelle. Lorsqu’elle travaille avec différentes catégories de clients ou qu’elle exerce plusieurs activités, elle peut créer plusieurs modèles de factures.

LIBEO, SOLUTION DE GESTION DES FACTURES

Libeo est une application Saas de gestion de factures fournisseurs. Conçue pour accompagner les TPE-PME, entrepreneurs et experts-comptables au quotidien, elle couvre l'ensemble du cycle de vente et d'achats :

  • Collecte et centralisation automatique des factures

  • Dématérialisation instantanée des factures

  • Workflow de validation en équipe et personnalisation des rôles

  • Paiements des factures en un clic et sans IBAN (immédiats, programmés, partiels…)

  • Connexion intégrée à toutes les banques européennes

  • Intégration avec les plus grands éditeurs comptables du marché

Libeo est compatible avec la plupart des intégrations et logiciels comptables du marché : Quickbooks, Cegid, Sage, Xero, Oracle, et bien d’autres encore. Couplée à un logiciel comptable, la solution Libeo participe au workflow de validation des factures, schématisé ci-dessous :

workflow de validation des factures

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Libeo facilite la comptabilité

Pour plus de simplicité, le logiciel de gestion de facture peut être connecté au logiciel de comptabilité de l’entreprise. Enfin, l’entreprise doit planifier des sauvegardes du logiciel pour s’assurer que la base de données soit correctement stockée et sécurisée.

LOGICIEL DE GESTION DE FACTURE : QUELS SONT LES AVANTAGES ?

Un logiciel de gestion de facture permet d’établir des factures aux normes, avec intégration des mentions légales et de la bonne numérotation. L’outil bénéficie de mises à jour automatiques dès qu’un changement de législation est constaté.

Il offre un gain de temps considérable aux entreprises qui l’utilisent et réduit le risque d’erreurs humaines. Les factures sont enregistrées immédiatement et automatiquement dans la comptabilité de l’entreprise. Elle a aussi la parfaite maîtrise des délais de paiement et optimise ses rentrées d’argent. L’entreprise bénéficie également d’un système d’archivage des factures performant.

Accessible à tous, quelles que soient leurs compétences informatiques, le logiciel de gestion de facture peut être associé à un outil CRM. L’entreprise profitera alors d’un historique complet sur ses clients et bénéficiera d’une meilleure gestion du parcours client. Grâce au logiciel de gestion de facture, elle a toutes les clés en main pour suivre les relances ou encore inclure des remises commerciales ou des pénalités de retard.

Bon à savoir : un logiciel est bien plus avantageux qu’une gestion des factures via Excel notamment. Lorsque les factures sont réalisées à la main, toutes les mentions sont ajoutées manuellement, leur révision n’est pas automatique et le suivi des règlements clients est plus complexe. Il diffère également du logiciel comptable, qui structure la comptabilité de l’entreprise.

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