Planifier les paiements de vos clients avec Libeo

Importer les factures de vos fournisseurs

La planification du paiement des factures consiste à établir un calendrier de paiement des factures en fonction des dates d’échéances et d’autres facteurs, comme le délai moyen de paiement fournisseur (DPO), le besoin en fonds de roulement ou encore le Days Sales Outstanding (DSO).

La première étape est d’importer vos factures dans Libeo. Afin de pouvoir gérer vos factures, vous devez les avoir dans votre bibliothèque. Connectez-vous à votre espace Libeo.

Importez vos factures depuis vos espaces clients et vos outils

Vous pouvez récupérer automatiquement depuis vos espaces clients via les collecteurs web (en rouge) ou votre outil de gestion comptable :

Importez vos factures en drag and drop

Depuis votre PC ou tablette, utilisez la fonction glisser-déposer pour importer vos factures en .jpg, .png ou .pdf. :

Récupérez vos factures par mail

Vous pouvez collecter automatiquement vos factures depuis votre adresse mail Libeo si vous l’avez communiquée à vos fournisseurs.

Collectez vos factures via OCR

Enfin, pour l’import des factures papier ; utilisez la fonction de reconnaissance automatique des factures de Libeo pour extraire automatiquement les données et les convertir au format électronique :

Une fois collectées, vos factures sont contrôlées avant validation pour paiement.

Cette procédure vise à saisir automatiquement les informations contenues dans les factures (dates, montants, fournisseur, etc.) pour ensuite les retranscrire dans la comptabilité. C’est aussi cette étape qui permet de détecter les doublons, configurer les comptes comptables et éventuellement demander une approbation.

Planifiez vos paiements

Une fois contrôlées, les factures apparaissent dans l’onglet « Payer », d’où vous pouvez alors choisir entre les différentes options de paiement. Pour payer à une autre date, cliquez sur « Procéder au paiement » puis programmez le paiement :

Vous visualisez le statut de la facture et son fil d’activité :

Cliquez de nouveau sur « Procéder au paiement » pour afficher les options et les détails de paiement. Pour programmer le paiement à la date souhaitée, cliquez sur « Pour réception d’ici le [date] ». C’est là que vous pouvez choisir la date de réception des fonds par le fournisseur ou le client :

Pour signaler le paiement à venir au fournisseur ou au client, envoyez-lui une notification en cliquant sur « En notifiant 1 contact(s) », à condition d’avoir préalablement rempli la fiche fournisseur avec son ou ses contact(s) et configuré la demande de notification :

Le bénéficiaire des fonds est ainsi prévenu de la date de réception du paiement. Vous pouvez le notifier :

• Avec une preuve de planification du paiement (PDF)

• Lorsque vos fonds quitteront Libeo

Suivi et analyse des dépenses sur le tableau de bord

Libeo est un outil de planification du paiement des factures qui vous aide à vous organiser et à payer vos factures à temps. C’est le moyen le plus simple de suivre vos dépenses et d’être au fait de toutes vos factures.

L’application présente un tableau de bord avec synthèse de toutes vos dépenses. Vous pouvez également suivre les dépenses individuelles par catégorie, date et montant :

Libeo vous permet aussi de suivre vos prévisions de trésorerie tout au long de l’année :

Vous pouvez ajouter toutes vos factures et vos paiements récurrents dans cette application, puis les visualiser sur le tableau de bord :

La solution Libeo offre un plan complet de paiement des factures. L’accès expert-comptable vous permet de programmer directement les paiements de vos clients en temps et en heure.

Plus qu’un simple calendrier, cette fonctionnalité de programmation est un véritable outil de gestion : sur la base de leurs données et besoins réels, il aide vos clients à prendre le contrôle de leur trésorerie et optimiser l’utilisation de leurs créances.