Dans le commerce de détail, votre compétitivité dépend de votre capacité à gérer vos stocks de manière proactive, avec un minimum d'intervention humaine. Une gestion proactive des achats et des stocks vous permet de contrôler ces coûts tout en améliorant les ventes et le service à la clientèle.
C’est quoi, la gestion des stocks ?
Gestion des stocks : définition
La gestion des stocks est u n processus continu de planification, d’organisation et d’exécution du réapprovisionnement et du flux de marchandises des fabricants aux entrepôts, puis aux points de vente. Dans le secteur de la vente au détail, il s’agit d’un élément clé de la chaîne d’approvisionnement, mais il peut s’avérer extrêmement difficile. Elle implique un suivi constant des tendances, des prévisions de la demande et un œil attentif pour identifier les articles qui se vendent bien, où ils se vendent le mieux et à quelle fréquence.
Les quantités de chaque article stocké doivent être basées sur des facteurs, tels que :
Les cycles de vente saisonniers,
Les promotions
Les efforts de marketing
Et les tendances actuelles de votre secteur.
Avec la gestion des achats, la gestion des stocks relève de la fonction approvisionnement. Il y a donc une petite nuance entre approvisionnement et gestion des stocks.
Chaîne logistique de la fonction approvisionnement
Cycle d'exploitation : flux d'informations, flux financiers et flux physiques
Les enjeux de la gestion des stocks
En entreprise, le réapprovisionnement des stocks est un enjeu à part entière. Sur le plan logistique, mais aussi comptable et financier :
Une entreprise dont les stocks sont insuffisants risque de se trouver en rupture de stock, de perdre des clients et de manquer des opportunités de vente.
À l’inverse, une entreprise dont les stocks sont trop importants peut avoir des liquidités excessives immobilisées dans des stocks qui peuvent devenir obsolètes ou ne plus être vendables.
La gestion des stocks est un défi, car elle exige une planification et une exécution minutieuses pour être efficace. Les détaillants doivent être en mesure :
D’identifier rapidement les articles les plus populaires et d’adapter leurs stocks en conséquence ;
D’équilibrer vos stocks de manière à ce que les articles les plus populaires et ceux qui se vendent lentement soient toujours disponibles
De garder une vue d’ensemble de leurs niveaux de stock actuels et futurs.
De suivre les niveaux de stock sur tous les canaux de distribution à tout moment.
Ce 4e point est particulièrement vrai dans le e-commerce , où le volume des ventes est plus élevé que dans les magasins de vente au détail et donc plus souvent sujet à des pénuries et à des problèmes de service client comme les commandes en attente.
Gestion des achats : définition
La gestion des achats dans une entreprise détermine - dans un cadre contractuel et juridique - quand, à quel prix et quel type de produits vous voulez commander, et de quelle qualité. La réponse à ces questions dépend de votre produit final et du service que vous souhaitez offrir à vos clients.
La gestion des achats dans une entreprise ou organisation concerne notamment :
Les pièces de rechange pour la maintenance,
Les fournitures de bureau,
Les matières et les composants nécessaires à la fabrication des produits.
La procédure de gestion des achats comprend 3 étapes principales :
L'achat amont qui concerne la compréhension du besoin et le marketing achats associé.
L'achat : il s'agit de l'acte d'achat à proprement parler c'est-à-dire de la consultation des fournisseurs (envoi du cahier des charges, appel d'offres) à la signature du contrat
Le management des fournisseurs et les périphériques : c'est ce qui pourrait être appelé l'« achat aval ». L'acheteur s'assure du bon déroulement de la prestation et évalue la performance de celui-ci.
Alors que la fonction achats avait seulement pour rôle la négociation et la contractualisation (avant qu'elle ne devienne une fonction à part entière) il y a quelques années, le processus achats s'est étendu allant de l'expression des besoins à l'évaluation du fournisseur.
Quelles sont les notions fondamentales de la gestion des achats ?
Le management des achats dans l’entreprise est un élément majeur à l’optimisation de la logistique en adéquation avec la gestion des approvisionnements.
La fonction achat consiste à assurer la mise à disposition à l’entreprise des produits et des services nécessaires à son activité, en conformité avec ses besoins de sécurité, de performance et de coût global. Pour cela, la plupart des responsables utilisent la matrice de Kraljic , qui distingue 4 catégories de produits :
Les achats simples les produits commun pour lesquels il existe une multitude de fournisseurs (matériel de bureaux, outillage, matières premières, etc.).
Les achats leviers ont un impact décisif sur le business de l’entreprise, mais leur approvisionnement reste également simple. Avec les achats leviers, l’entreprise dispose d’une marge de manœuvre confortable et d’opportunités de gain intéressantes.
Les achats stratégiques sont les achats qui sont au coeur de métier de l’entreprise (le cuir pour une maroquinerie, la farine pour une boulangerie, etc).
Les achats à risques sont appelés ainsi car ils nécessitent un approvisionnement complexe, pour un impact sur l'activité faible.
Quelles sont les méthodes de gestion des stocks ?
Selon l’activité, la nature des produits vendus et les canaux d’approvisionnement, la gestion administrative des stocks peut prendre plusieurs formes :
La méthode FIFO (First in first out)
La méthode FIFO (First in last out)
Le dropshipping
l’analyse ABC
Le principe de PARETO ou la règle du 20/80
L’inventaire
La méthode « Juste à temps » [ou point de commande]
Le recomplètement
La prévision de la demande
Le réapprovisionnement à la commande
Le réapprovisionnement calendaire
Parmi toutes ces méthodes, comment faire son choix ? En s’appuyant sur un certain nombre de facteurs tels que :
Vos volumes de commandes,
Votre capacité de stockage,
La conception de votre entrepôt,
Vos prévisions annuelles,
Les valeurs de consommation annuelles, etc.
Comment gérer les stocks, les approvisionnements et les achats de manière proactive ?
Une stratégie proactive de gestion des stocks est à la fois économique et rentable. Dans la gestion proactive des stocks , les entreprises analysent leurs données opérationnelles et décident des stocks dont elles ont besoin en fonction.
Les détaillants proactifs changent leur approche pour rester en tête de la concurrence. Ils prennent le contrôle de leur chaîne d’approvisionnement en adoptant de nouvelles technologies qui leur permettent de gérer plus efficacement les stocks sur tous les canaux. Ils se tournent vers des solutions basées sur le cloud computing qui fournissent des données en temps réel, afin de mieux prévoir ce que les clients vont acheter et dans quelles proportions.
Quelques-unes des raisons pour lesquelles les achats et la gestion des stocks avec le numérique rendent les entreprises plus efficaces.
Gérer efficacement vos stocks sur plusieurs sites et canaux de distribution
Les détaillants omnicanaux qui tirent parti de solutions proactives de gestion des stocks sont mieux équipés que ceux qui s’appuient encore sur des processus manuels ou des systèmes, non intégrés autres applications commerciales.
Là encore, les solutions comme OpenConcerto, Erplain, Dolisim ou encore Stocknet répondent parfaitement aux besoins des commerçants :
Automatiser les mises à jour des fiches d’inventaire sur tous les canaux.
Gérer facilement les niveaux d’inventaire sur plusieurs sites
Augmenter les ventes en minimisant les ruptures de stock
Améliorer la précision des prévisions et les taux d’exécution des commandes
Réduire les coûts de possession
Optimisez le retour sur investissement et minimisez les dépenses d’investissement en réduisant les stocks excédentaires
Le plus grand avantage de l’automatisation de la gestion des stocks est qu’elle libère du capital pour d’autres secteurs de votre entreprise.
Une stratégie proactive consiste à identifier les stocks excédentaires en faisant une analyse de toutes les marchandises stockées depuis plus d’un an. Ensuite, ils peuvent décider de vendre les marchandises à prix cassés pour écouler les stocks, ou simplement les éliminer. Dans la plupart des cas, les entreprises choisissent de vendre les articles obsolètes à des clients à prix cassés, en échange d’une remise.
En réduisant vos stocks excédentaires, vous maximisez votre retour sur investissement pour investir dans d’autres secteurs de votre entreprise.
Gagnez du temps grâce à l’automatisation des contrôles d’inventaire, des commandes et des points de commande.
De nos jours, il existe des logiciels spécialement conçus pour les détaillants, comme Erplain ou Monstock , qui gèrent les commandes automatiquement : dès qu’un article est épuisé, le système génère automatiquement une demande de commande.
La gestion automatisée des stocks contribue également à éliminer les erreurs de saisie de données et fournit des mises à jour en temps réel des niveaux de stock — des informations facilement accessibles de n’importe. Non seulement tout sera plus efficace et moins chronophage pour vous et votre personnel, mais que vous aurez également accès à des données pour vous aider à améliorer les performances globales de votre entreprise !
Pour plus de commodité, votre logiciel de suivi des stocks doit s’intégrer à votre logiciel de comptabilité , afin que vous puissiez accéder à des informations complètes (historiques de commandes, adresses de facturation, infirmations de paiement, etc.)
Améliorez le service client grâce au suivi et à la communication en temps réel des commandes, des livraisons, des retours et des crédits.
Le service clientèle est un élément clé de la réussite dans le secteur du commerce, et surtout dans le e-commerce. Un retard de livraison, un colis endommagé, et c’est l’avis négatif assuré… Pour simplifier le suivi des commandes et des livraisons, des solutions SaaS comme Shipup ou BigBlue centralisent les informations liées à la préparation et la livraison des commandes.
Connectées aux entrepôts, elles récoltent et analysent les données de suivi des commandes pour faire les remonter au service client. Mais ce n’est pas tout, à l’heure où certaines entreprises en ligne redéfinissent l’expérience post-achat, ces solutions fonctionnent aussi comme des outils marketing : communication personnalisée, publicités ciblées, offres promotionnelles, notifications proactives, etc.
Passer au « tout digital » pour vos commandes et factures fournisseurs
Les détaillants proactifs réagissent également plus rapidement aux changements dans leur organisation. Or, la gestion des achats est indissociable de la gestion du compte fournisseur. En passant à la gestion des factures dématérialisées, vous vous octroyiez un avantage concurrentiel ;
Une réduction de 70 % sur le coût de traitement des factures ;
Une diminution de 30 % sur le temps de traitement des factures ;
L'automatisation du rapprochement des bons de commande et des factures fournisseurs
Une réduction des délais de paiement, des retards et des litiges ;
Une vue centralisée et granulaire de tous vos flux de trésorerie, entrants et sortants ;
Une optimisation du ratio de rotation des stocks grâce au suivi des finances en temps réel et des indicateurs financiers.
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