Le compte fournisseur : définition, dettes et factures fournisseur

Le compte 401 « fournisseur » du plan comptable général est celui qui doit référencer l’ensemble de ces opérations comptables. Comment fonctionne le compte fournisseur ? Comment comptabiliser une facture fournisseur ? Libeo vous conseille.

À quoi sert le compte fournisseur ?

Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous avez de nombreuses interactions avec différents fournisseurs. Ces partenaires commerciaux vous approvisionnent en services, produits ou matières premières en l’échange d’un paiement qui fait suite à l’établissement d’une facture. Vous êtes ainsi redevable d’une dette fournisseur auprès de votre partenaire commercial.

Pour enregistrer les dette non réglées dans le plan comptable, il existe un compte spécifique : le compte fournisseur. Correspondant au compte 401 « fournisseur » du Plan Comptable Général, lui-même subdivisé en plusieurs comptes. C'est ce compte qui permet d’enregistrer toutes les factures fournisseurs non réglées lors de l'édition des comptes annuels financiers de votre structure.

Comme le compte client notamment, le compte fournisseur est intégré au bilan comptable qui regroupe les comptes 1 à 5 du plan général comptable. Il fait ainsi partie des comptes de la classe 4. Cette classe comptabilise l’ensemble des dettes et des créances qu’a l’entreprise envers ses prestataires (clients et fournisseurs). Il prend la forme d’un T et présente deux colonnes :

• Une colonne débit ;
• Une colonne crédit.

Regroupant l’ensemble des dettes fournisseurs en cours au moment où les comptes annuels sont réalisés, le compte fournisseur fait partie du passif du bilan comptable, dont voici le détail :

Les dettes fournisseurs ne disparaissent du bilan que si elles s’éteignent sur le plan juridique, en principe suite au règlement des factures concernées.

Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité ou leur taille sont amenées à gérer un compte fournisseur lorsqu’elles doivent tenir leur comptabilité.

Comment fonctionne la comptabilité fournisseur dans une entreprise ?

Si vous tenez vous-même votre comptabilité, vous devez prendre en charge la comptabilité fournisseur. Cette verticale de la comptabilité consiste à réceptionner les factures transmises par chacun de vos partenaires, les rapprocher avec les bons de livraison correspondants, et procéder à leur règlement.

Lire aussi : Quelles sont les écritures du règlement fournisseur ?

Le traitement des factures

Dès réception de la facture, elle doit être enregistrée par votre service comptable dans le compte fournisseur (401). Cet enregistrement doit se faire le jour du paiement de la facture. Cela correspond ainsi :

• À la date d’émission si vous réglez votre facture par chèque ;
• À la date d’ordre si vous réglez par virement bancaire.

Ce n’est qu’à partir de leur enregistrement que les factures sont ainsi considérées comme étant en attente de paiement.

Les sommes dues à vos fournisseurs figurent au crédit des écritures comptables, tandis que les créances sont enregistrées au débit. Ainsi, c’est le compte fournisseur créditeur qui indique le montant restant dû aux fournisseurs par votre entreprise.

Sur le plan comptable, lorsqu’une facture fournisseur est enregistrée, on doit débiter un compte de charge avant de créditer le compte fournisseur 401. Si vous traitez avec de nombreux fournisseurs, vous pouvez néanmoins créer autant de comptes « fournisseurs » que vous avez de partenaires. Chaque fournisseur bénéficie ainsi d’un compte dédié. Une fois la facture réglée, le compte fournisseur est débité.

Faut-il gérer soi-même le compte fournisseur  ?

Pour tenir correctement votre compte fournisseur, vous devez comprendre quelles sont les techniques de saisie comptable adaptées. Pour optimiser au mieux la collaboration que vous entretenez avec eux, n’hésitez pas à confier l’ensemble du processus de traitement des factures à un professionnel. Si vous souhaitez tout de même gérer vous-même votre comptabilité fournisseur, vous pouvez vous doter d’un logiciel spécifique grâce auquel vous pourrez enregistrer vos factures et régler automatiquement vos partenaires principaux.

Bon à savoir : Avec Libeo, vous avez la possibilité de créer des comptes fournisseurs, d’intégrer les factures correspondantes, de suivre les paiements et les dates d’échéances pour éviter les retards de paiement. Vous pouvez également enregistrer les dettes fournisseurs en comptabilité directement au sein du compte correspondant.

Le lettrage du compte fournisseur

Les factures fournisseurs peuvent être connectées à leur règlement grâce à une opération de lettrage. Concrètement, le lettrage consiste à associer une lettre de l’alphabet à un montant indiqué au débit. La même lettre de l’alphabet est utilisée pour le montant figurant au crédit associé. Les montants des factures indiqués au crédit sont ainsi directement rapprochés des montants des règlements inscrits au débit.

L’opération de lettrage permet de visualiser les factures en attente de paiement. Réalisé de manière automatique ou manuelle, le lettrage permet de s’assurer de l’équilibre de sa trésorerie. Grâce au lettrage, vous pouvez par exemple vérifier qu’il n’y a aucune erreur de comptabilisation ou de factures manquantes en vous assurant qu’aucun compte fournisseur ne soit débiteur notamment. Cette situation est toutefois normale si votre entreprise a bénéficié d’un acompte ou d’un avoir. En dehors de ces cas particuliers, un compte fournisseur débiteur permet par exemple de mettre en évidence :

• Une facture manquante,
• un règlement effectué en doublon,
• ou encore une erreur de saisie.

Le compte fournisseur est un excellent témoin de la bonne gestion des factures.

Se servir du compte fournisseur pour gérer son entreprise

Une meilleure maîtrise des coûts de gestion

Entretenir une bonne relation avec vos fournisseurs est essentiel pour assurer la pérennité de votre entreprise. Les enjeux du compte fournisseur sont en effet très importants. La bonne gestion de ce poste vise notamment à réduire les coûts en ayant une parfaite maîtrise de toutes les transactions effectuées, qu’elles concernent l’achat de matières premières, de fournitures, ou de produits auprès de vos fournisseurs. Il permet également d’évaluer la volumétrie des factures réceptionnées, ou encore le délai moyen au bout duquel les factures sont numérisées et archivées.

Une visibilité accrue sur la stratégie

Cette méthodologie est particulièrement intéressante pour les Très Petites Entreprises (TPE). Elles peuvent s’en servir pour analyser les dépenses effectuées et pour optimiser leurs rentrées d’argent. Le compte fournisseur et plus généralement la comptabilité fournisseur permettent d’avoir une pleine maîtrise de ses coûts de gestion. Il permet également d’analyser la stratégie menée par son entreprise. En effet, un compte fournisseur peu fourni peut signifier que les délais de règlement sont courts, traduisant un potentiel manque de confiance exprimé par les fournisseurs, mais également des difficultés à venir pour la trésorerie de l’entreprise, d’autant plus si les recettes tardent à arriver. A contrario, un compte fournisseur trop fourni peut signifier que les délais de paiement sont trop longs et que l’endettement de l’entreprise est conséquent. C’est signe de difficultés financières.

Le choix des meilleurs partenaires commerciaux

L’autre enjeu du compte fournisseur est de s’assurer du paiement en temps et en heure des factures fournisseurs pour entretenir les meilleures relations possibles avec ses partenaires stratégiques. Deux solutions s’offrent à vous pour optimiser le paiement de vos dettes fournisseurs : externaliser la gestion de votre comptabilité à un expert du secteur, et passer à la facture dématérialisée. C’est le meilleur moyen de retrouver facilement l’ensemble de vos factures fournisseurs sur une seule et unique interface. Vos paiements pourront être suivis, planifiés et comptabilisés automatiquement.

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