7 techniques pour améliorer la gestion des stocks en magasin

1. Appliquer la règle ABC (Activity Based Coasting)

La règle ABC est une technique de gestion des stocks qui classe les articles en trois groupes : A, B et C :

• Les articles du groupe A ont un volume et une valeur élevés, il faut donc accorder une plus grande attention à la gestion de ces articles (80 % des sorties)
• Les articles du groupe B ont un volume et une valeur moyens, ils nécessitent donc moins d’attention que les articles du groupe A, mais plus que ceux du groupe C (15 % des sorties)
• Enfin, les articles du groupe C ont un volume et une valeur faibles. Ils devraient donc recevoir le moins d’attention en termes de gestion des stocks (5 % des sorties).

L’objectif ? Améliorer la rentabilité des produits et des clients en identifiant les véritables facteurs de coûts et les économies potentielles. La méthode ABC permet de distinguer les activités rentables de celles qui le sont moins. Elle est utilisée pour répartir les coûts par activité.

Par exemple, les articles dont le taux de rotation est faible, comme les vêtements, nécessitent généralement des contrôles plus fréquents que ceux dont le taux de rotation est élevé, comme les produits d’épicerie ou l’électronique, car il y a moins de risque qu’ils soient en rupture de stock en raison d’un vol ou d’un dommage dû à la manipulation.

2. Lissez vos paiements avec le paiement avec débit différé

Dans un monde où la chaîne d’approvisionnement devient de plus en plus complexe, la gestion des paiements fournisseurs et des stocks devient plus difficile. Le paiement fractionné est idéal pour assurer le renouvellement constant des stocks et ne pas bloquer la mise en production des commandes par manque de liquidités :

Avec le paiement à débit différé, vous réglez une partie du montant de la facture lors de l’expédition des marchandises et une autre partie à la réception. De cette façon, vous assurez la rotation constante des stocks sans alourdir la dette fournisseur, honorent leurs commandes clients à l’heure, et, à terme, garantissent la continuité de leur cycle d’exploitation :

C’est aussi un moyen d’inciter vos fournisseurs à vous livrer en avance pour leur prochaine production !

3. Anticipez la rupture des produits

Mettez en place des alertes pour les faibles niveaux de stock. Une façon d’éviter les ruptures de stock est d’utiliser des alertes qui vous avertissent lorsque des articles particuliers sont en rupture de stock — ou lorsqu’il n’en reste plus aucun. Ces alertes peuvent être affichées sur votre système de point de vente ou envoyées automatiquement.

Utilisez des systèmes de point de vente (POS). Les systèmes de point de vente peuvent aider à suivre les achats et donner une image précise de ce qui se vend, quand, où et à quelle fréquence. En plus d’aider à la gestion des stocks, ils peuvent simplifier des tâches comme le suivi des retours ou le traitement des cartes de crédit.

4. Optimisez votre espace de stockage

Cela implique de maximiser l’espace dont vous disposez et de vous assurer qu’il est aussi accessible que possible pour vos employés. Il faut également prévoir des solutions de stockage adaptées à chaque type de produit.

Par exemple, vous pouvez utiliser un rack de stockage vertical pour vos articles à rotation lente et un chariot de préparation de commandes pour vos produits les plus populaires.

Créez plusieurs zones d’inventaire pour organiser votre inventaire et à suivre vos produits plus facilement. Vous pouvez notamment séparer :

• les produits de grande et de petite valeur,
• les produits saisonniers,
• les matières premières,
• Et les produits finis en différentes zones.

5. Automatisez le rapprochement des bons de commande et des factures

Pour améliorer la gestion des stocks, automatisez le processus de rapprochement des bons de commande et des factures. Vous aurez ainsi l'assurance de disposer d'inventaires précis, ce qui vous permettra de prendre de meilleures décisions concernant vos niveaux de stocks et vos pratiques de commande. C'est le meilleur moyen d'éviter les écarts de stock et de s'assurer que vous payez exactement ce que vous avez commandé. Avec une solution de paiement comme Libeo, associez vos bons de commandes à vos factures et retrouvez le détail de vos commandes pour chaque facture :

L'association systématique des bons de commande et des factures évitent que des erreurs soient commises ou que des vols se produisent sans que personne ne s'en aperçoive, jusqu'à ce que les rapports d'inventaire révèlent des écarts entre ce qui est censé être disponible et ce qui l'est réellement.

6. Connectez vos systèmes de données

Pour obtenir une vue complète de votre chaîne d’approvisionnement, vous devez combler le fossé entre votre système d’inventaire et vos systèmes de données. Vous ne pouvez pas savoir ce qui est en stock s’il est enfermé dans une autre base de données. En connectant vos systèmes de données, c’est toute la supply chain qui s’en trouve impactée, ce qui vous permettra de prendre de meilleures décisions et de tirer un meilleur parti de vos stocks.

Vous pouvez également vous assurer que les produits sont prêts à être commercialisés lorsqu’ils quittent l’entrepôt en mettant en place des systèmes ou des logiciels de gestion des stocks qui vous permettent de suivre les tendances des ventes et d’adapter vos stocks en conséquence.

Automatisez le processus de réception des stocks entrants en scannant ou en saisissant manuellement les détails de l’expédition dans un appareil mobile.

Connectez votre logiciel avec une solution de gestion des factures fournisseurs. Le suivi de l’inventaire de votre entreprise est beaucoup plus facile lorsque vous utilisez une solution dématérialisée : les factures sont centralisées, vérifiées et saisies automatiquement dans la comptabilité.

Cela vous permettra de rapprocher les bons de commande des factures fournisseurs de suivre au plus près les commandes et les paiements fournisseurs.

7. Créez des circuits d'approbation pour le processus achats-fournisseurs

Dans un environnement de vente au détail traditionnel, un chef de produit crée un bon de commande et l'envoie au service des achats. Ce dernier contacte alors le fournisseur pour confirmer les détails de la commande et la quantité. Une fois la commande confirmée, elle est renvoyée au chef de produit pour approbation. Si tout semble correct, une facture est générée et renvoyée au service des achats pour paiement.

Le problème de ce processus est qu'il y a de nombreux points où des erreurs peuvent se produire :

• Les chefs de produit ne savent pas de combien de stocks ils ont besoin et demandent donc trop ou pas assez.
• Les responsables des achats n'obtiennent pas toujours la confirmation des fournisseurs avant d'envoyer les bons de commande, ce qui les amène à croire qu'ils ont plus de stock qu'ils n'en ont en réalité (ou vice versa).
• Les responsables des achats ne reçoivent pas toujours les factures ou les reçus des fournisseurs lorsqu'ils reçoivent des livraisons, ce qui les amène à penser qu'ils ont payé plus que nécessaire ou pas assez - d'où un stock trop important ou trop faible à tout moment.

La solution consiste à créer un processus d'approbation pour les achats fournisseurs. Cela réduit le risque d'erreurs et de s'assurer que seuls les employés autorisés peuvent approuver les achats. Définissez clairement les rôles de chaque participant au processus afin que chacun sache qui fait quoi, comme illustré ci-dessous :

Schéma de création d'un workflow d'automatisation du processus d'achats fournisseurs

Par exemple, vous pouvez avoir un acheteur qui crée et soumet les bons de commande et un gestionnaire des stocks qui les libère une fois approuvés.