préparer inventaire

FICHE PRATIQUE

Comment bien préparer son inventaire ?

Comment faire l'inventaire d'une boutique ou d'un magasin ? Quelles sont les étapes d'un inventaire ? Comment faire un inventaire des stocks ? Avec quels outils ? Voici notre modèle de procédure d'inventaire des stocks.

Quels sont les étapes d'un inventaire ?

L'inventaire est une opération qui consiste à établir le bilan de la marchandise dans un magasin ou une entreprise. Étape importante dans la vie d'une société, il constitue aussi un acte juridique des plus importants dans le cadre de la gestion d'une entreprise. Il se décompose en plusieurs étapes :

  • Préparation ;

  • Identification ;

  • Méthode ;

  • Double comptage ;

  • Finalisation

Préparer un inventaire est un exercice complexe et fastidieux. Mais cette étape est primordiale, car elle permet de vérifier l'exactitude des stocks et de faire le point sur les besoins en approvisionnement.

Comment se prépare un inventaire annuel ?

1/Planifier le jour de l'inventaire

Tout d'abord, il est important de définir un planning précis de cette opération. La réalisation du bilan avec un expert-comptable peut être plus ou moins longue selon l'ampleur du projet et l'expérience des intervenants. Ainsi, il est recommandé de choisir une date avant le début du mois courant pour effectuer cet inventaire afin que les résultats soient disponibles pour la fin mois suivant, et d'ajouter les commandes en conséquences.

2/Déterminez les employés requis pour exécuter cette tâche

L'inventaire est un travail d'équipe qui comprendra au moins un gérant de magasin avec un ou plusieurs assistants. Dans votre plan d'inventaire, déterminez quels employés seront nécessaires pour réaliser votre inventaire. Vous pouvez avoir besoin de votre chef d'entreprise ou d'un autre responsable pour superviser le travail, mais il est important que vous choisissiez des employés qualifiés qui connaissent bien l'activité et/ou le magasin pour effectuer le travail.

3/ Expliquez-leur la méthodologie à suivre

Pour rappel, il existe plusieurs méthodes pour réaliser un inventaire :

  • Manuellement (possible si vos volumes de stocks sont faibles)

  • Avec un lecteur de codes-barres

  • Avec un appareil (de plus en plus de sociétés ont recours à ce type d'outils pour faire un inventaire)

Pour vous faciliter la tâche, formez vos salariés à la méthode à appliquer et aux outils à utiliser pour le bon déroulement du processus. Il faut donc que tout le monde soit au courant des techniques à mettre en place et des règles de gestion qu’il convient d’appliquer pendant cette période.

comment faire un inventaire de matériel

4/Gelez vos stocks

Cessez tous mouvements de stocks avant l'inventaire. Il faut éviter les erreurs dues aux mouvements de marchandises lorsque ces dernières sont répertoriées. Le but est de clarifier le stock avant l'entrée dans le logiciel SAP.

Évitez par exemple d’acheter ou de vendre des marchandises (dans la mesure du possible) pendant le mois où vous comptabilisez les stocks, afin que les quantités soient toujours les mêmes dans les différents postes comptables (vente à consommateur, vente au détail, etc.).

Reportez-vous à vos fiches de stocks pour connaître les dernières entrées et sorties de stocks. Consultez aussi vos factures pour avoir le nombre exact de produits achetés. Pour ce faire, utilisez le classeur "Factures" et affichez la liste des factures en fonction du nombre de pièces commandées.

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5/Préparer le terrain

Il faut maintenant mettre un peu d’ordre dans votre magasin afin que chacun puisse retrouver sa place et savoir où ranger les articles qui ne sont pas en rayon.

  • Organiser les produits

  • Vérifier les étiquetages

  • Nettoyer votre zone d'entrepôt / magasin

Ensuite vous pouvez baliser chaque zone avec un numéro que vous écririez sur une feuille de papier (ou autre support).

6/Délimiter toutes les zones de comptage

La première étape consiste à définir et à dessiner la zone de comptage, suivie par la planification des paramètres, comme le numéro d'identification d'un article et son poids.

Il est également possible d'inclure une référence aux dimensions du produit ou sa couleur.

BON À SAVOIR

Lorsque vous délimitez vos zones de comptage, n'oubliez pas d'inclure les stocks déportés (stockés chez des prestataires extérieurs).

7/Prévoir les bons outils

Une fois que cette zone est définie, il faudra prévoir des outils pour effectuer le comptage. Outre les "classiques" (blocs-notes, douchettes, scotch), on peut utiliser d'autres outils pour faire son inventaire, comme des caméras, qui facilitent la localisation des articles ou capteurs de proximité pour détecter les objets présents sur l'ensemble du stockage.

Comment calculer l'inventaire ?

Lorsque vous avez accompli le travail de préparation du bilan d'exercice, il vous reste à calculer l'inventaire final à la date de clôture. Ce calcul est simple à effectuer si vous avez tenu une comptabilité en partie double : il suffit alors d'additionner les montants des stocks au 31 décembre.

Cela donne la valeur finale de l’inventaire à la fin de l’exercice comptable.

Pour calculer l'inventaire, on peut employer l'une de ces deux méthodes :

  • La méthode du bénéfice brut

  • La méthode de vente au détail

Calculer l'inventaire à partir du bénéfice brut

  1. Commencez par définir le coût des biens disponibles à la vente en additionnant le coût des stocks d’ouverture au coût des achats effectués pendant l'exercice.

  2. Définissez ensuite le coût estimé des biens vendus en multipliant le pourcentage de marge brute par les ventes.

  3. Faites la différence entre le coût des biens disponibles à la vente et coût des biens vendus. Vous obtenez ainsi le stock final.

Calculer l'inventaire à partir de la vente au détail

Plus complexe, cette méthode est couramment employée par les commerçants pour calculer leur inventaire. Elle se déroule en 2 étapes :

  1. Estimer le stock final aux prix de détail en soustrayant le prix de détail des biens vendus du prix de détail des biens en stock.

  2. Convertissez le stock estimé au prix de détail en prix de revient en appliquant le pourcentage du coût au détail.

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