La comptabilité du commerçant : inventaire, tenue comptable et comptes annuels

Pourquoi les commerçants doivent-ils tenir la comptabilité ?

Comptabilité commerciale : définition

Comme précisé en introduction, la comptabilité est rendue obligatoire en France par le Code de commerce, plus exactement par l’article L123-12 :

« Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.

Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.

Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable. » 

En qualité de professionnels disposant d’un statut juridique et assujettis à un régime fiscal, les commerçants sont tenus d’établir et de gérer leur comptabilité. On peut résumer les obligations comptables du commerçant en 3 parties :

• Saisir, classer, enregistrer et contrôler les données des opérations budgétaires, comptables et de trésorerie afin d’établir des comptes réguliers et sincères ;
• Présenter des états financiers reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat à la date de clôture de l’exercice ;
• Contribuer au calcul du coût des actions ou des services ainsi qu’à l’évaluation de leur performance.

Tous les commerçants sans exception sont dans l’obligation de tenir une comptabilité. Une comptabilité mal tenue, fictive ou inexacte expose l’entreprise à des sanctions : 500 000 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement.

Quelles sont les principales obligations comptables des commerçants ?

Le commerçant doit tenir une comptabilité régulière (en application de dispositions légales), sincère (de bonne foi) et fidèle à la réalité de l’entreprise. Par « tenir une comptabilité », on entend :

• Enregistrer, de façon chronologique, les achats et ventes du patrimoine de l’entreprise dans les documents comptables correspondants.
• Facturer ses fournisseurs et éventuellement ses clients.
• Faire l’inventaire, au moins 1 fois par an, pour contrôler physiquement l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise, à la date de clôture de l’exercice.
• Établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice comptable au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire (bilan, compte de résultat et annexe) et les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce.
• Ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle (facultatif pour les entreprises individuelles).
• Conserver toutes les pièces comptables (factures fournisseurs et clients, devis, bons de commande, de livraison, livre journal, grand-livre) au moins 10 ans après la clôture de l’exercice.

Le commerçant peut tenir lui-même sa comptabilité, ou la confier à un(e) expert(e) — comptable inscrit(e) au tableau de l’ordre.

L’enregistrement des mouvements de l’entreprise

L’enregistrement des flux entrants et sortants de l’entreprise, aussi appelé saisie comptable, consiste à entrer les écritures dans les documents suivants :

• Le livre-journal
• Le grand-livre

Une écriture comptable est une suite d’informations relatives à un mouvement (achat, vente), elle doit comprendre :

• La date,
• Le montant au débit et au crédit
• L’intitulé de l’opération,
• Le numéro du compte mouvementé,
• Le numéro de la pièce justificative.

Pour procéder à la saisie comptable des écritures, le commerçant (ou son expert-comptable) s’appuie sur les factures d’achats et de vente émises et reçues sur une période, en veillant à ce que les colonnes débit et crédit s’équilibrent. En cas d’annulation, il faudra alors repasser l’écriture en sens inverse, puis inscrire une nouvelle écriture au besoin.

Les factures clients et fournisseurs font office de justificatifs sur le plan commercial, comptable et fiscal. Elles doivent obligatoirement être collectées, traitées et enregistrées pour la bonne gestion des comptes. Si elle n’est pas obligatoire, l’utilisation d’une caisse enregistreuse simplifie grandement la tâche. Le commerçant doit veiller à enregistrer chaque facture en comptabilité dans l’ordre chronologique, mais aussi les avoirs, factures d’acompte et d’escompte.

Pour vous aider dans la tenue quotidienne de vos comptes, consultez nos fiches pratiques dédiées :

• Comment comptabiliser une facture fournisseur ?
• Comment comptabiliser une facture fournisseur non parvenue ?
• Comment comptabiliser un avoir non parvenu ?
• Comment rapprocher des bons de livraison et des factures fournisseurs ?
• Comment escompter une facture ?

La facturation

Aux clients

Dans le cas d’une prestation de service, le vendeur est tenu de délivrer une facture au client dès que le montant dépasse 25 € TTC. Autrement, la délivrance d’une facture se fait à la demande du client.

Aux fournisseurs

Entre professionnels, la facturation est obligatoire pour toute prestation de services ou de vente de marchandise. Cette règle s’applique à toute activité de production, de distribution ou de services. Pour facturer un fournisseur dans les règles, 3 règles à suivre :

• Rédiger la facture en français ;
• Établir la facture en double ;
• Apposer l’ensemble des mentions obligatoires dans la facture.

Concernant le format, le commerçant peut choisir d’envoyer ses factures sur papier ou par voie dématérialisée. Pour des raisons logistiques et financières, cette seconde option est plus que recommandée.

L’inventaire

Dans le secteur de la vente, l’inventaire physique des stocks (marchandises achetées, mais pas encore vendues) est obligatoire au moins une fois par an. Cette opération vise à recenser le nombre d’unités en magasin. Pour procéder à un inventaire dans les règles, les commerçants doivent respecter trois principes :

Le dépôt des comptes annuels

Chaque année, lors de la clôture de l'exercice comptable, les entreprises font le bilan. C’est-à-dire qu’elles établissement les comptes annuels (ou comptes sociaux), au travers de ces trois documents :

1. Le bilan comptable
2. Le compte de résultat
3. L’annexe

Là encore, la présence d’un(e) expert(e) — comptable est souvent requise pour éviter des erreurs qui aboutiraient à un rejet de comptabilité.

L’ouverture d’un compte bancaire professionnel

Pour créer et gérer une activité de commerce (vente au détail ou e-commerce) en tant que sociétés à capital social, vous devez détenir un compte professionnel dans une banque. Cette obligation ne s’applique pas aux entreprises individuelles.

Sans ce compte, qui sert à séparer vos opérations commerciales de vos finances personnelles, il vous sera impossible d’obtenir un certificat de dépôt de fonds, et donc une immatriculation.

De plus, ouvrir un compte professionnel permet d’accéder à des services réservés aux professionnels.

La conservation des pièces comptables

Obligation légale, la conservation des pièces comptables permet, en cas de contrôle fiscal ou d’audit comptable, de justifier les mouvements (encaissements, décaissements), opérations et résultats de l’entreprise. Pour garantir un archivage conforme, il est (vivement) conseillé d’instaurer une Gestion Électronique des Documents (GED) ainsi qu’une Piste d’Audit Fiable.

Commerçants, êtes-vous concernés par la facturation électronique ?

Dès 2024, toutes les entreprises — quelle que soit leur taille — auront pour obligation de recevoir leurs factures de façon électronique à travers une plateforme de facturation électronique, publique ou privée (e-invoicing). Elles devront aussi transmettre leurs données de paiement et de transactions à l’administration fiscale (e-reporting). Il s’agit des données de vente qui ne font pas l’objet d’une facture électronique : les factures de vente B2C, les factures d’export ou encore les Z de caisse. L’administration fiscale exploitera ces informations pour pré-remplir la déclaration de TVA.

En tant que commerçants, vous êtes concernés par la réforme. Même si vous n’émettez pas de factures, vous devrez accepter les factures électroniques émises par vos fournisseurs et partenaires commerciaux grandes entreprises (première cible d’application de la réforme) à compter du 1er juillet 2024.

Par ailleurs, si vos fournisseurs sont des ETI, TPE-PME qui choisissent de passer à la facturation électronique avant la date butoir, vous devrez être en capacité de recevoir les factures sous ce format à ce moment.

Enfin, même en tant que commerçant de détail, vous êtes soumis à l’obligation de facturation électronique pour vos achats B2B (I.1a de l’article 289 du CGI). C’est par exemple de cas d’un boulanger qui achète du mobilier ou de la décoration dans le cadre de son activité professionnelle par exemple (pour aménager sa boulangerie).

Bon à savoir : si vous vendez exclusivement auprès d’une clientèle de particuliers (B2C) et émettez des tickets de caisse, vous n’êtes pas concernés par l’obligation de facturation électronique. Vous pourrez continuer à émettre des justificatifs papier à la demande du client. Mais vous restez soumis à l’obligation de transmission des données à l’administration fiscale.

Si vous utilisez un logiciel de caisse ou un Terminal Point de Vente, celui devra obligatoirement disposer d’une attestation ou certificat de conformité à la loi anti-fraude (obligatoire depuis janvier 2018).

Concrètement, ça veut dire quoi ?

Cela signifie que pour continuer à recevoir des factures de vos fournisseurs et, le cas échéant, envoyer des factures à vos clients, vous devrez utiliser une plateforme de facturation électronique certifiée. Cette plateforme peut être :

• Le Portail public de Facturation (PPF)
• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Les échanges de factures s’effectueront conformément au schéma en Y adopté par Bercy, dont voici une illustration :

Les factures de vos fournisseurs vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) choisie(s). De même, pour l’émission de vos factures à vos clients, vous devrez utiliser les services d’une plateforme.

Concernant l’obligation de e-reporting, il se présente comme un rapport de synthèse de ventes à transmettre à votre plateforme de facturation électronique (PDP ou PPF).

Quelle plateforme choisir pour mes factures ?

Toute entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de son choix. Cette plateforme peut être la même que votre fournisseur, une PDP distincte ou le portail public de facturation (PPF).

Là où le PPF assure un service minimum, les PDPs peuvent inclure des fonctionnalités métiers supplémentaires, qui peuvent s’avérer très utiles aux commerçants, comme le contrôle de factures, le rapprochement de la facture avec le bon de commande, l’automatisation des flux de paiement, etc.

Vous avez un expert-comptable ? N’hésitez à vous rapprocher de lui pour vous aiguiller dans votre choix.

Foire aux questions

Un autoentrepreneur est-il dans l’obligation d’avoir un comptable ?

D’un point de vue législatif, rien n’oblige les entreprises individuelles et les micro-entrepreneurs à avoir un(e) comptable. Cela dit, travailler avec un expert-comptable, pour une micro-entreprise, évite bon nombre d’erreurs et de problèmes,

Quelles sont les obligations comptables d’une association ?

Selon la taille de l’association, les dirigeants tiendront soit une comptabilité de trésorerie (suivi chronologique des encaissements et des décaissements), soit une comptabilité d’engagements, dans le but de rendre compte aux sociétaires, aux partenaires, aux financeurs, de l’utilisation d’une cotisation, d’une libéralité (subvention, apport, don, etc.).

Comment comptabiliser un achat dans une caisse enregistreuse ?

L'enregistrement comptable d'un achat via une caisse enregistreuse se fait comme suit :

• On débite le
• On crédite le compte 70 "Ventes"
• On crédit le compte44571 « TVA collectée »
• On débite les comptes 511 "cartes bleues à encaisser" pour les paiements par carte bancaire et  5112 « chèques à encaisser » pour les chèques.

Pour les paiements en espèces, la méthode est un peu différente :

• On crédite le compte 53
• On débite le compte 58 « Virements internes »
• On crédite le compte 58
• ON débiter le compte 512 « Banque ».