Comment tenir un grand livre en comptabilité ?

Grand livre comptable : définition

Un grand livre est un document comptable obligatoire qui répertorie tous les comptes utilisés par l’entreprise dans le cadre de sa comptabilité au cours d’un même exercice comptable. Pour un dirigeant d'entreprise, le grand livre présente beaucoup d'avantages :

• Il lui permet d’avoir un regard plus fin sur l’ensemble des opérations affectées à un même compte.
• Il a accès à l’historique complet des comptes.
• Il peut identifier les similitudes entre les différents mouvements observés et peut détecter d’éventuelles erreurs.
• Enfin, le grand livre lui permet de comparer le solde final généré par chaque compte renseigné.

Le dirigeant peut alors se servir de ce document comptable pour s’assurer de la bonne santé financière de son business et identifier en amont d’éventuels goulots d'étrangement. Il est ainsi un formidable outil au service de la performance de l’entreprise.

Bon à savoir : comme le livre-journal et les autres documents comptables que doit tenir l’entreprise, le grand livre doit être conservé pour une période minimale de 10 ans à compter de la dernière inscription qui y a été faite. Il doit pouvoir être présenté à l’administration à tout moment au cours de cette période en cas de contrôle.

Qui doit tenir un grand livre ?

En dehors des micro-entreprises, toutes les entreprises françaises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doivent tenir une comptabilité. Le grand livre concerne ainsi :

• Les entreprises qui relèvent du régime réel normal ;
• Les entreprises qui relèvent du régime réel simplifié ;
• Les sociétés commerciales (SARL, SAS…)

Comme les micro-entreprises, les professionnels libéraux inscrits à l’URSSAF (et non au RCS) n’ont pas à tenir un grand livre. Les Sociétés Civiles immobilières (SCI) sont dans la même situation, sauf si elles sont assujetties à la TVA ou à l’IS (Impôt sur les Sociétés).

Bon à savoir : le dirigeant d’entreprise peut se charger lui-même de la tenue de son grand livre ou confier cette mission à son expert-comptable.

Quel est le rôle du grand livre ?

Le grand livre recense toutes les opérations comptables réalisées par l’entreprise au cours d'un exercice. Elles y sont reportées par ordre chronologique et sont classées selon une nomenclature précise.

Chaque information renseignée dans le grand livre doit comporter plusieurs mentions dont :

• Le numéro du compte ;
• La date de l’opération financière et son libellé ;
• La référence de l’opération ;
• Le journal auxiliaire où l’opération a été comptabilisée ;
• Le montant de l’opération…

De manière générale, un grand livre se décompose comme suit :

• Un grand livre général qui présente les comptes de la classe 1 à 7 ;
• Plusieurs grands livres auxiliaires présentent les classes 411 et 401 : grand livre fournisseur et grand livre client.

Bon à savoir : les entreprises qui tiennent des grands livres auxiliaires doivent centraliser les mouvements comptables enregistrés dans leur grand livre général au moins une fois par mois.

À quoi ressemble un grand livre ?

Le grand livre comptable suit la règle de la comptabilité en partie double. Il se présente sous la forme d’un tableau à deux colonnes :

• Une colonne pour les débits (à gauche)
• Une colonne pour les crédits (à droite).

Les informations comptables y sont enregistrées en suivant l’ordre établi dans le plan comptable général (classe 1, classe 2…). Les sommes indiquées doivent présenter un résultat identique au débit et au crédit. Chaque compte doit être alimenté par ordre chronologique.

grand livre comptable papier ou numérique ?

Le grand livre peut être digitalisé ou être tenu au format papier. Dans le premier cas, il se présente comme un cahier, où chaque page est une suite de lignes et de colonnes. Au format numérisé, il se présente comme fichier informatique par exemple. On trouve le grand livre comptable sur Excel, par exemple. Quelle que soit son format, il ne doit comporter ni blanc ni rature. Il s’agit en effet d’un document définitif qui doit être inaltérable.

Comment faire le grand livre comptable ?

Si la forme du grand livre importe peu, son contenu est quant à lui essentiel et doit répondre à un certain formalisme.

Le grand livre se complète à partir des informations qui sont contenues dans le livre-journal ou dans les journaux auxiliaires. Vous pouvez tenir vous-même votre grand livre manuellement ou utiliser un logiciel de comptabilité qui mettra à votre disposition des outils pour vous aider à créer et gérer ce document comptable.

Dématérialiser son grand livre est une solution pour les entreprises qui cherchent à gagner du temps. En effet, le grand livre est généré automatiquement par cet outil, et les informations comptables sont facilement transmissibles à votre expert comptable. Un logiciel adapté limitera également le risque d’erreur de saisie que vous seriez susceptible de faire manuellement.

Vous pouvez aussi faire appel à un expert-comptable qui prendra en charge cette mission pour vous. Vous aurez ainsi l’assurance que votre grand livre sera parfaitement tenu et qu’aucune erreur ne sera commise. De plus, vous bénéficierez d’un véritable accompagnement dans la gestion quotidienne de votre entreprise.

Quels sont les autres livres comptables ?

Le grand livre n’est pas le seul livre comptable que doivent tenir les entreprises. En effet, elles sont également concernées par le livre-journal et par le livre d’inventaire.

Le livre-journal

Le livre-journal est un document comptable obligatoire qui recense tous les mouvements financiers générés au sein de l’entreprise. On y retrouve ainsi les dépenses et les recettes au cours d’un même exercice comptable. Les informations y sont inscrites par ordre chronologique.

Bon à savoir : comme le grand livre, le livre-journal peut regrouper les différentes écritures présentes dans les livres auxiliaires. L’entreprise peut alors utiliser un livre des recettes, un registre des achats ou encore un journal de banque.

Le livre-journal permet à la fois au chef d’entreprise de mieux gérer son activité, mais également à l’administration de vérifier la régularité de la comptabilité réalisée.

Quelle est la différence entre le journal et le grand livre ?

Le grand-livre reprend les informations contenues dans le livre journal mais classées par compte comptable. Tandis que dans le livre-journal, elles sont présentées par ordre chronologique uniquement. À partir du plan comptable de l'entreprise, chaque mouvement est rattaché au compte comptable correspondant.

Le livre d’inventaire

Le livre d’inventaire est un document comptable non obligatoire qui indique l’ensemble des éléments dont dispose l’entreprise au passif et à l’actif. Chaque élément inscrit à ce document doit être accompagné :

• De la date à laquelle il a été réalisé ;
• De sa valeur comptable.

Un livre d’inventaire répertorie toutes les :

• Immobilisations corporelles, incorporelles et financières de l’entreprise ;
• Dettes fournisseurs ;
• Créances clients ;
• Ainsi que l’état des stocks.

Bon à savoir : bien que l’obligation de tenir ce document ait été levée, les entreprises doivent toujours réaliser un inventaire annuel pour vérifier l’état de leurs stocks. Pensez à conserver précieusement tous vos documents commerciaux : bons de commande et de livraisons, devis, factures fournisseurs.

La balance

La balance générale présente les soldes des divers comptes de l'entreprise. Ce document n'est pas obligatoire, mais très utile pour visualiser les soldes de chaque poste et suivre sa trésorerie. Outre la balance générale, on trouve :

• La balance auxiliaire qui détaille uniquement les comptes clients et fournisseurs ;
• La balance âgée qui détaille qui ventile les comptes clients ou fournisseurs selon les échéances de paiement.  

Quel est le lien entre le grand livre et la balance ?

La balance est simplement la totalisation des mouvements du Grand Livre par compte et par classe comptable. Elle se déduit du grand livre.