Comment tenir un registre des achats ? Mode d’emploi

Quel est l’intérêt de ce type de document ? Libeo vous en dit plus sur les obligations comptables du micro-entrepreneur, et en particulier sur la tenue du registre des achats.

LE REGISTRE DES ACHATS : UNE OBLIGATION COMPTABLE DU MICRO-ENTREPRENEUR

Si le micro-entrepreneur n’a pas l’obligation de tenir une comptabilité complète, il est néanmoins soumis à certaines formalités, à commencer par la tenue d’un registre des recettes et des achats.

UNE COMPTABILITÉ ALLÉGÉE

En tant que micro-entreprise, il n’est pas nécessaire de tenir une comptabilité complexe et de faire trop de calculs. En fait, vous bénéficiez d’une comptabilité simplifiée. Pourquoi ? Tout simplement, car vous bénéficiez du régime microfiscal et d’une franchise en base de TVA. Vous aurez donc une chose de moins à gérer en tant que propriétaire de petite entreprise. De même, vous n’avez ni l’obligation de recourir à un expert-comptable, ni de déclarer vos comptes annuels.

Bon à savoir : lorsqu’il réalise un chiffre d’affaires annuel supérieur à 10 000 € pendant deux années consécutives, le micro-entrepreneur doit ouvrir un compte bancaire dédié à son activité. Nulle obligation toutefois d’ouvrir un compte professionnel : un compte courant suffit. C’est ce compte qui servira à encaisser les recettes, effectuer des achats ou encore obtenir un crédit.

Cela étant dit, le micro-entrepreneur reste un chef d’entreprise. À ce titre, il doit répondre à des obligations comptables, comme facturer ses clients, déclarer son chiffre d’affaires (chaque mois ou chaque trimestre) et sa TVA, tenir un

Qu’est-ce qu’un registre des achats ?

Comme son nom l’indique, le registre des achats est un document comptable qui répertorie l’ensemble des achats effectués au cours de l’année. Il apporte de nombreuses indications sur ces opérations telles :

• La date
• Le mode de paiement
• Le montant
• Le compte bancaire affecté
• Le libellé de l’écriture comptable
• Le compte comptable affecté

Le livre d’achats en comptabilité permet d’opérer un suivi de votre activité professionnelle pour mieux la comprendre.

Le livre de recettes est un document comptable

QUI DOIT TENIR UN REGISTRE DES ACHATS ?

Seule une certaine catégorie de professionnels est concernée par la tenue d’un registre des achats. C’est le cas des micro-entrepreneurs relevant du régime fiscal micro BIC ou micro BNC qui exercent une activité de vente de marchandises, de fournitures et denrées, ou de prestations d’hébergement à leurs clients.

Quelles sont les activités soumises à l’obligation de remplir un registre des achats ?

Si vous êtes dans l’un de ces cas, vous devrez obligatoirement remplir un registre des achats selon les termes de l’article 50-0.5 du Code général des impôts :

« Les entreprises qui n’ont pas exercé l’option visée au 4 doivent tenir et présenter, sur demande de l’administration, un livre-journal servi au jour le jour et présentant le détail de leurs recettes professionnelles, appuyé des factures et de toutes autres pièces justificatives. Elles doivent également, lorsque leur commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou de fournir le logement, tenir et présenter, sur demande de l’administration, un registre récapitulé par année, présentant le détail de leurs achats ».

Bon à savoir : si vous exercez une activité de prestation de services, le registre des achats n’est pas obligatoire. Cela dit, la tenue de ce journal est recommandée, pour prendre de la hauteur sur les dépenses réalisées et ajuster la politique d’achat.

Un micro-entrepreneur bénéficie d’un allègement comptable conséquent. Il doit toutefois être en mesure de présenter ses documents officiels en cas de contrôle. Il doit ainsi conserver son registre des achats et son livre de recettes pour une période minimale de 10 ans.

QUE CONTIENT UN REGISTRE DES ACHATS ?

Le registre des achats peut être dématérialisé ou prendre la forme d’un document papier. Si cet aspect est peu normé, le registre des achats doit en revanche intégrer différentes informations bien précises.

QUELLES INFORMATIONS DOIVENT Y FIGURER ?

Quelle que soit la forme qu’il prend, le registre des achats doit comporter plusieurs informations dont :

• La date de paiement de la facture d’achat ;
• La référence de la facture ;
• L’identification du fournisseur ;
• La nature de l’opération réalisée ;
• Le montant TTC payé ;
• Le mode de paiement (espèces, virement…).

Tous les achats réalisés dans le cadre de votre activité professionnelle doivent y être listés, quels que soient leur montant et leur nature. Il peut s’agir des matières premières dont vous avez besoin pour votre activité, ou des fournitures nécessaires. Pour faciliter la comptabilité, les différents achats peuvent aussi être regroupés en catégories bien définies.

Bon à savoir : remplir un registre des achats ne suffit pas. Il est indispensable de conserver les pièces justificatives pour appuyer son contenu en cas de contrôle. C’est le cas de vos factures fournisseurs, qui constituent un justificatif à la fois comptable, fiscal et juridique. Pour ne perdre aucune facture, adoptez une solution de gestion des factures fournisseurs. Le principe ? Dématérialiser les factures, pour les collecter et les payer plus facilement.

TENIR UN REGISTRE DES ACHATS : MODE D’EMPLOI

Vous pouvez tenir votre registre des achats sur différents supports. En effet, vous pouvez :

• Acheter un livre comptable dans le commerce : respectueux des normes, son format papier le rend moins pratique à gérer au quotidien
• Télécharger un document officiel sur le web : souvent disponible au format Excel, il est personnalisable. Il faut néanmoins le remplir régulièrement pour être à jour ;
• Utiliser un logiciel comptable spécifique : offrant un véritable gain de temps, il génère un document aux normes en quelques secondes grâce aux informations collectées.

Bon à savoir : dans la mesure où le registre des achats est un document inaltérable, il n’est pas possible d’utiliser un tableur où des modifications a posteriori peuvent être réalisées.

REGISTRE DES ACHATS : EXEMPLE

Le plus souvent, le registre des achats se présente sous la forme d’un tableau à 6 colonnes. Une ligne complète correspond à une unique facture, chacune y étant inscrite dans l’ordre chronologique.

Un registre des achats est inaltérable et ne peut donc pas être modifié. Bien que les textes n’apportent aucune précision sur la manière de tenir un tel document, il est préférable de suivre les mêmes règles qui sont en vigueur pour le livre des recettes. Le remplissage doit ainsi se faire au jour le jour. De plus, le registre des achats ne doit comporter ni blanc ni rature.

Comment remplir le registre des recettes et des dépenses ?

Pour simplifier leur comptabilité, beaucoup d’entrepreneurs choisissent de ne tenir qu’un seul registre des recettes et des achats. Ce journal se présente sous la forme d’un livre, où chaque page est un tableau à deux colonnes : pour les dépenses, et pour les recettes.

Le registre de recettes et de dépenses est facile à remplir : il suffit d’entrer les sommes adéquates dans chaque colonne, chaque jour ou après chaque transaction.

Pour les dépenses, précisez :

• La date de paiement ;
• La référence de la facture ;
• L’identification du fournisseur ;
• La nature de l’opération réalisée ;
• Le montant TTC payé ;
• Le mode de paiement (espèces, virement…).

Pour les recettes, précisez :

• La date de règlement ;
• La référence de la facture ;
• L’identification du client ;
• La nature de l’opération réalisée ;
• Le montant TTC réglé ;
• Le mode de paiement (espèces, virement…).