Gestion de factures : Libeo, la solution dédiée aux TPE-PME

La gestion épineuse des factures dans les TPE-PME

Avec près de 4 millions de structures recensées, les TPE-PME représentent environ 99,9 % des entreprises en France, soit 6,3 millions de salariés, et 43 % de la valeur ajoutée du pays. Pourtant la composante majeure du tissu économique du pays, les TPE-PME sont loin de disposer des mêmes moyens que les grandes entreprises pour gérer leurs factures : sans comptable ou de personnel administratif à leur disposition, elles doivent donc trouver un autre moyen de faire face à cette tâche administrative.

Résultat : dans ces petites et moyennes entreprises, il arrive (très) souvent que les dirigeants endossent plusieurs casquettes : DRH, CFO, expert-comptable, Office Manager, etc. Ces postes sont indispensables à la bonne gestion de l'entreprise, mais ils éloignent les dirigeants de l'essentiel : leur activité.

Des retards de paiement d'un niveau d’avant-crise

Le respect des délais de paiement est aussi une priorité pour les directions financières. En moyenne, le nombre de jours de retard de paiement s'élevait en 2022 à 13,7 jours pour les structures de 200 à 999 salariés et 10,8 jours pour les entreprises de 10 à 49 salariés, d'après Altares. Constat alarmant : chaque année, 25 % des TPE-PME françaises font faillite du fait de retards de paiement successifs.

Des problèmes structurels et une réaction en chaîne

Une TPE-PME traite en moyenne 67 factures par mois. Dans ces structures où la rentabilité est la priorité, le moindre retard de paiement peut déclencher une réaction en chaîne : allongement du délai de paiement fournisseur, décalages de trésorerie, augmentation du besoin en fonds de roulement, etc.La trésorerie des petites entreprises est souvent irrégulière et la facturation peut être un véritable casse-tête pour elles.

Gestion de factures : les fonctionnalités de libeo

La plateforme permet de gérer le cycle d’achat de bout en bout :

• Dématérialisation des factures papier
• Collecte automatique des factures par mail
• Import en masse depuis un PC ou smartphone
• Récupération des factures depuis les espaces clients des sites fournisseur
• Saisie automatique et traitement des factures ;
• Paiement avec options
• Export des écritures comptables
• Synchronisation bancaire

Voici, schématisé, à quoi ressemble le circuit d'approbation des factures fournisseurs avec Libeo :

Schéma : workflow de gestion de factures avec Libeo

La collecte et la centralisation des factures

Libeo est un outil de gestion de facture qui collecte automatiquement, et centralise de manière intelligente les factures au sein d'une plateforme sécurisée, accessible depuis le Cloud.

Lorsque l'utilisateur se connecte, il accède à son tableau de bord, d'où il peut voir en un coup d'oeil ses dépenses mensuelles, ses principaux fournisseurs et ses factures en attente :

Pour dématérialiser les factures au format papier, Libeo utilise la reconnaissance automatique des caractères par OCR. Cette technologie détecte, extrait et retranscrit les données contenues dans un document scanné ou imprimé au format électronique :

Depuis son réseau de collecteurs web (plus de 200), Libeo permet à ses utilisateurs de connecter leurs espaces clients pour récupérer directement les factures sur les sites des fournisseurs :

Enfin, les utilisateurs peuvent utiliser l'adresse mail générique Libeo comme adresse de facturation pour leurs fournisseurs. De cette façon, les factures sont automatiquement transférées dans Libeo.

Le contrôle et la validation

Toute facture importée dans Libeo fait l'objet d'un contrôle de l'IBAN et des informations de l'expéditeur. S'il détecte un éventuel doublon de factures, l'outil en avertit l'utilisateur :

Vous n’aurez plus qu’à valider l’import pour retrouver la facture dématérialisée dans votre tableau de bord.

La gestion centralisée de trésorerie

L’entreprise peut ainsi visualiser ses principaux postes de dépenses et optimiser ses flux de trésorerie :

La recherche est facilitée avec l’outil de gestion de facture Libeo. Un simple clic suffit pour retrouver une facture grâce aux différents filtres (par fournisseur, date de facturation, montant, statut, etc).

Pour un meilleur suivi de votre trésorerie et de vos journaux de banques, synchronisez vos comptes bancaires à Libeo. Cette fonctionnalité vous donne une vue d'ensemble sur les mouvements de vos comptes

L'accès expert-comptable

L'utilisateur peut choisir d'inviter son expert-comptable à collaborer dans Libeo, via un accès dédié. Ce partage d'accès simplifie la collecte et l'analyse des documents et renforce la communication :

Le traitement des factures

Libeo optimise le suivi des factures fournisseur grâce à un tableau mis à jour en temps réel qui retrace le fil d'activité de chaque facture, générant des pistes d'audit fiable. Il suffit de cliquer sur une facture pour connaître son statut et son historique :

Les circuits de validation

Grâce au paramétrage des droits d’équipe, les intervenants concernés sont associés aux différentes étapes du traitement des factures (import, approbation, paiement). Cette fonctionnalité permet de distinguer les personnes chargées de préparer les règlements de celles chargées de les déclencher.

Le paiement des factures

Une fois les factures contrôlées, l'utilisateur n’a plus qu’à choisir entre les différentes options de paiement :

• Paiement immédiat
• Paiement à échéance
• Paiement programmé
• Versement d'un acompte

Avec Libeo, vous pouvez payer une facture dès réception ou à échéance, payer plusieurs factures en même temps ou demander une approbation avant paiement.

L'export vers la comptabilité

Pour un traitement 100% automatisé des factures fournisseurs, Libeo s’intègre et se synchronise avec les plus grands outils de production comptables et de gestion du marché : QuickBooks Dext, RCA, MEG ou encore Cegid Loop afin que les données des factures remontent directement dans le logiciel comptable.

Retrouvez l'historique de vos exports comptables dans la section "Comptabilité" :

L'automatisation du cycle fournisseur avec Libeo

Libeo est ainsi le seul outil qui permet de couvrir tout le cycle d’achat de la réception de la facture à son paiement

Les factures clients et fournisseurs représentent 90% des écritures comptables. Or, leur saisie manuelle est extrêmement fastidieuse et donne souvent lieu à des comptes en double dans les logiciels de comptabilité, ce qui perturbe le processus d'enregistrement des recettes et des dépenses d'une entreprise. En outre, elles peuvent également représenter un risque pour la sécurité des deux parties.

Les conséquences de ces désagréments peuvent être graves : les factures saisies en doubles, les erreurs de montant, les pénalités de retard de paiement et de facturation nuisent à la trésorerie des entreprises et à leurs relations commerciales.

C'est pourquoi nous avons créé Libeo : un système de gestion des factures qui fonctionne avec les banques, simplifie les processus de paiement, centralise toutes les informations sur une seule plateforme.