6 actions pour une gestion des achats exemplaire

Pourquoi la gestion des achats est-elle primordiale ?

Pour comprendre les enjeux liés à la gestion des achats dans une entreprise, il faut commencer par comprendre la fonction d’achat.

Gestion des achats : définition

Contrairement aux idées reçues, la gestion des achats ne se limite pas à l’acquisition de biens. Elle implique l’ensemble du cycle, de la planification à l’évaluation du processus en passant par sa mise en œuvre.

Quels sont les 3 objectifs de la fonction achats ?

La gestion des achats englobe donc le processus de création, de sélection et d’attribution de contrats avec des fournisseurs sur la base d’un ensemble de critères prédéfinis. Processus clé du cycle des achats, elle comprend toutes les étapes du sourcing fournisseurs :

• Planification
• Recherche de fournisseurs
• Négociation
• Sélection
• Suivi du contrat

Pour que les entreprises puissent obtenir les biens et services dont elles ont besoin en temps voulu, l’approvisionnement doit être un processus efficace.

La valeur de la gestion des achats réside dans sa capacité à garantir les prix les plus bas possibles pour des biens et des services de qualité. Mais aussi à assurer une rotation des stocks optimisée, afin d’éviter le surstockage et la rupture de stocks, ce qui améliore le Besoin en Fonds de Roulement et l’espace de stockage.

En outre, une bonne gestion des achats aide les entreprises à identifier les risques potentiels associés aux fournisseurs ou aux vendeurs (défaut d’approvisionnement, faillites, endettement), qui pourraient conduire à la ruine financière s’ils ne sont pas détectés dès le début du processus.

En mettant en œuvre un solide plan de gestion des achats, les détaillants peuvent économiser de l’argent et rationaliser leurs opérations pour fonctionner plus efficacement.

Quel est le rôle du service des achats ?

Le service des achats réalise les missions suivantes :

• Définition de la portée de l’approvisionnement.
• Gestion et suivi des coûts pour la recherche et l’acquisition de matériaux, de main-d’œuvre et d’équipement.
• Élaboration d’un calendrier des activités d’approvisionnement
• Sourcing fournisseur
• Négociation des contrats avec les fournisseurs
• Mise en place d’un système efficace de suivi des achats et des paiements

procédure gestion des achats : schéma des étapes et flux

Mesurer et rendre compte des indicateurs de base

Dans la plupart des entreprises, le reporting sur les indicateurs clés de performance (ICP) est effectué par le département financier. Mais pour être efficaces, les indicateurs clés de performance des achats doivent eux-mêmes être alignés sur les indicateurs clés de performance de l’entreprise.

Vente au détail : 9 indicateurs à connaître

• Le coût moyen de la commande ;
• Le délai moyen d’exécution
• La durée du cycle d’approvisionnement
• Le respect des commandes
• Le taux de défaut du fournisseur ;
• Le taux de conformité
• Le taux d’acheminement en urgence
• Le retour sur investissement ;
• La LPP (Linear Performance Pricing)

Par exemple, si la principale mesure de votre entreprise est le retour sur investissement (ROI), vous voudrez rendre compte à la fois des coûts et des bénéfices dans vos données d’achat. Pour chaque achat, vous aurez besoin de savoir :

• Le coût des matériaux utilisés
• Le coût de la main-d’œuvre
• Le coût de l’expédition
• Le coût total de l’achat

Examiner les tendances et les prévisions en matière d’achats

Un service des achats idéal suit les tendances d’achat pour aider à déterminer ce qui doit être commandé et quand.

Pour ce faire, il faut rassembler les registres d’inventaire de l’année précédente, les comparer aux prévisions de ventes pour l’année à venir et déterminer comment les deux ensembles de données se recoupent. Si une entreprise a un modèle de vente saisonnier, la direction des achats voudra anticiper les pics et les creux de ce modèle, puis planifier en conséquence.

Au cours de votre analyse, examinez également les tendances qui entourent les prix et les stocks. Par exemple, s’il existe un article saisonnier qui a toujours été acheté en grande quantité à une période spécifique de l’année, vous pourriez vouloir en acheter davantage lorsque les prix sont bas.

• Les rapports d’achat de plusieurs départements différents
• Les rapports de vente de plusieurs canaux de vente différents
• Des enquêtes de satisfaction client
• Les études de marché

Analyse des réapprovisionnements

Gestion des achats et approvisionnements sont intrinsèquement liés. L’analyse des réapprovisionnements est essentielle pour une gestion efficace des achats. Cette analyse vous permettra de mener une politique d’achat plus efficace, plus rationalisée et de ne garder que les meilleurs fournisseurs.

Mais ce n’est pas tout : en prenant le temps d’analyser vos approvisionnements, vous optimisez votre trésorerie, évitez les temps morts et renforcez votre position dans les négociations avec vos fournisseurs. Pour ce faire, commencez par analyser les données fournies par vos fournisseurs :

• Le délai moyen d’approvisionnement de chaque fournisseur.
• Le nombre moyen de commandes passées par mois
• Le montant moyen des stocks à la fin du mois ou de l’année.

Une façon simple d’analyser les réapprovisionnements est d’utiliser le principe de Pareto : 80 % de votre chiffre d’affaires provient de 20 % de vos articles. Or, c’est dans cet espace qu’il faut porter une attention particulière, car il représente la majorité de votre chiffre d’affaires ! Vous pourrez ainsi prendre des décisions éclairées sur vos futurs achats.

Analyser les données sur les ventes et les stocks

Pour optimiser le processus d’achat, il est nécessaire d’analyser les données relatives aux ventes et aux stocks. En analysant ces chiffres, vous pouvez déterminer l’équilibre optimal des stocks, en tenant compte du risque de rupture de stock et du coût élevé des stocks.

La capacité à évaluer les niveaux de stock vous aidera également à prévoir la quantité de chaque produit à commander pour répondre à la demande des clients sans surstocker ou épuiser les stocks.

Il est essentiel pour toute entreprise de bien connaître le taux de rotation de ses stocks, autrement dit le nombre de fois où les stocks sont vendus ou utilisés au cours d’une période définie. Le taux de rotation peut être calculé en divisant le coût des marchandises vendues par la valeur moyenne des stocks.

Dématérialisez vos factures fournisseurs

L’amélioration de la gestion des achats dépend directement de la modernisation du service comptable. Pour cela, vous devez commencer par identifier les fuites, les doublons, les manques et les incohérences. Pour ça, une seule source : la facture fournisseur. À la fois justificatif commercial et comptable, la facture fournisseur constitue à la fois une preuve d’achat et une source d’information capitale pour les responsables des achats.

Si vous souhaitez rationaliser le processus de gestion des factures dans votre entreprise, l’une de vos premières mesures doit être de les dématérialiser. Voici quelques raisons :

• Réduction des délais de paiements
• Réduction des coûts de traitement des factures d'achats
• Amélioration du contrôle des processus d’achat
• Rapprochement des factures fournisseurs et des bons de livraisons
• Association automatique des bons de commande et factures fournisseurs
• Amélioration du BFR

De cette manière, toutes vos données sont stockées dans un référentiel unique, ce qui permet aux personnes en charge de la comptabilité d’y avoir plus facilement accès et de les analyser afin de prendre de meilleures décisions.

Comment le Cloud Computing améliore la gestion des achats

Transformation digitale oblige, de nombreuses entreprises choisissent d’utiliser un logiciel de gestion des achats ou une solution cloud comme Libeo pour améliorer leur processus de paiement. Grâce à l’accès à des données en temps réel, le cloud computing améliore la gestion, la collaboration et la conformité des achats aux réglementations gouvernementales.

• Une prise de décision plus éclairée
• Une amélioration de la collaboration, tant en interne qu’en externe
• Une meilleure visibilité sur la performance des fournisseurs
• Un meilleur contrôle des dépenses des fournisseurs
• Une intégration facile dans les flux de travail existants

L'analyse des données et la rationalisation des processus permet aux les acteurs du retail d’automatiser le cycle des achats et la comptabilité fournisseur, tout en veillant à atteindre leurs propres objectifs via la création de workflows d'approbation des dépenses, comme schématisé ci-dessous :