Simplifier la comptabilité dans le commerce de détail avec le cloud

Pourquoi les commerçants doivent-ils tenir la comptabilité ?

L’obligation de tenir une comptabilité est régie par le Code de commerce, plus exactement par l’article L123-12 ;

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.

Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.

Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable.

Les comptes sont exigés par la loi, mais ils vous aident aussi à comprendre comment votre entreprise se porte, comment évoluent vos stocks et à établir des prévisions budgétaires.

Comment faire la comptabilité d’un commerce ?

La comptabilité d’un commerce de détail est une obligation légale. Mais quelles sont les principales obligations comptables des commerçants ?

• Enregistrer, de façon chronologique, les achats et ventes du patrimoine de l’entreprise.
• Facturer ses fournisseurs et éventuellement ses clients.
• Faire l’inventaire, au moins 1 fois par an, pour contrôler physiquement l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise, à la date de clôture de l’exercice.
• Établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire (bilan, compte de résultat et annexe) et les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce.
• Ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle (facultatif pour les entreprises individuelles).
• Conserver toutes les pièces comptables (factures fournisseurs et clients, devis, bons de commande, de livraison, livre journal, grand-livre) au moins 10 ans après la clôture de l’exercice.

Le commerçant peut tenir lui-même sa comptabilité, ou la confier à un(e) expert(e)-comptable inscrit(e) au tableau de l’ordre.

Comment le Cloud simplifie la comptabilité de détail ?

Gestion des stocks, facturation, préparation des colis, paiement des factures, etc. Toute la journée, les gérants de magasins jonglent entre leurs obligations comptables et commerciales. Jadis, la tenue des comptes était un processus laborieux qui nécessitait beaucoup de documents papier et un système comptable sophistiqué. Certains commerçants le font encore à l’ancienne : ils conservent devis, factures, bons de commande, reçus, etc. dans des classeurs, des dossiers, ou même dans des feuilles de calcul Excel. Si cette approche n’a rien d’anormal, elle reste chronophage et source d’erreurs.

Pour de nombreux acteurs de la vente, le passage au Cloud computing (ou informatique dématérialisée) est une solution plus efficace. Des technologies comme la reconnaissance automatique des factures ou le Request-to-Pay leur simplifient énormément la tâche.

1. Il automatise les tâches à faible valeur ajoutée

Les entreprises se tournent de plus en plus vers le cloud pour automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et libérer du temps pour des tâches plus importantes. Pour la comptabilité de détail, cela signifie utiliser des solutions Cloud pour automatiser les processus chronophages qui assurent le bon fonctionnement des magasins comme :

• La paie
• La saisie des écritures comptables
• Le rapprochement bancaire et le lettrage des comptes
• Le paiement des factures fournisseurs
• La récupération des factures ;

Pour le commerçant, c’est d’autant plus de temps consacré à des tâches de haut niveau comme l’analyse des tendances des ventes et la préparation des budgets. Tout en assurant la gestion des tâches routinières, comme les exports comptables ou la ventilation de la TVA sur les ventes.

2. Il favorise des écosystèmes collaboratifs

La notion d’écosystème prend de plus en plus de place dans le monde de l’entreprise. Dans un article paru dans les Échos Entrepreneurs, Arnaud Lacan et Romaric Servajean-Hilst, tous les deux professeurs à l’école Kedge, définissent ainsi cette notion :

« La valeur de l’écosystème repose dans la force des liens entre les parties prenantes et dans la capacité des commerçants à pouvoir faire confiance à leurs clients et fournisseurs. »

Une collaboration efficace nécessite une interface facile à utiliser qui permet aux utilisateurs de partager des informations sur plusieurs appareils sans avoir à se soucier des problèmes de compatibilité ou des risques de sécurité. Le cloud computing offre cette fonctionnalité tout en garantissant l’intégrité des données grâce à des sauvegardes redondantes et des protections contre les catastrophes naturelles et la fraude.

3. Il réduit le temps de traitement des documents

Pour un commerce de vente au détail, les tâches comptables représentent un énorme gouffre de temps. Le traitement des factures des fournisseurs et le rapprochement des reçus de vente nécessitent tous deux une saisie de données importante, et plus vous en avez à traiter, plus cela prend du temps.

Cela peut peser sur vos ressources (et sur le moral de votre personnel). Le Cloud peut faciliter ces tâches pour les détaillants en permettant aux informations de circuler facilement dans vos systèmes, réduisant ainsi le temps de traitement manuel des documents comptables.

Prenons un exemple concret : la récupération des factures. Pour faire tourner son commerce, le commerçant dépend de ses fournisseurs. Pour les achats de produits et matières premières, mais aussi pour les frais généraux (fourniture d’énergie, d’accès à Internet, assurance, loyer, équipement informatique, etc.).

Pour chaque prestataire, le mode de facturation est différent : certains envoient leurs factures par mail, d’autres par courrier, d’autres encore les déposent dans un espace client sur leur site. Bref, pour la personne chargée de les récupérer, c’est un véritable travail d’archéologie qui s’opère. Dans les cabinets d’expertise-comptable, on estime que 30 % du temps de travail est consacré à la récupération des documents…

Grâce à des technologies comme les collecteurs web ou l’océrisation, le Cloud permet aux détaillants de centraliser leurs factures de fournisseurs différents.

4. Il participe à la gestion des flux de marchandises

Le Cloud aide les détaillants à gérer leurs stocks plus efficacement en leur fournissant des informations de dernière minute. Ce type d’information est crucial dans le secteur du commerce de détail, car il aide les détaillants à prendre des décisions sur les articles à réapprovisionner ou à vendre à prix réduit afin de booster les ventes. Certaines solutions offrent également des fonctionnalités qui permettent aux détaillants de prévoir la demande en fonction des tendances de vente qu’ils observent en magasin et sur les plateformes de vente en ligne comme eBay et Amazon.

Ensuite, grâce au Cloud, les détaillants de suivre les niveaux de stock et de surveiller les ventes en temps réel. Une fonctionnalité d’autant plus importante pour la comptabilité du e-commerce, où les flux de marchandises sont plus importants. C'est pour cela qu'un bon logiciel comptabilité e-commerce doit être évolutif, et s'adapter au volume de transactions.

Enfin, c’est un outil formidable pour le traitement et le paiement des commandes. Lorsque les clients passent des commandes, celles-ci doivent être traitées en transactions de vente puis envoyées pour être exécutées par l’entrepôt ou le service de livraison. Les systèmes basés sur le cloud computing offrent un accès en temps réel à ces informations afin que les détaillants puissent voir quels articles se vendent le plus rapidement, ce qui leur permet d’ajuster leurs niveaux de stock en conséquence.

5. Il réduit les frais en interne

Si de nombreux commerçants préfèrent les solutions et outils cloud, plutôt qu’un logiciel avec achat de licence, c’est parce que ce dernier est souvent plus cher à l’achat et à l’entretien. Avec le Cloud, la question de la maintenance ne se pose pas : toutes les opérations de mise à jour, de sauvegarde et d’entretien sont gérées par le fournisseur. Plus besoin de serveurs coûteux ou de personnel informatique spécialisé !

Enfin, en éliminant la saisie manuelle des données, ces outils permettent aux petites entreprises de gérer facilement leurs flux de trésorerie.