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De la réception à l'arrière-boutique : les étapes du flux de marchandises

De la réception à l'arrière-boutique, à la surface de vente et en ligne, le flux de produits est un aspect essentiel de la vente au détail. Il est essentiel de comprendre cette chaîne logistique pour gérer efficacement les opérations de vos magasins et pour élaborer des stratégies saisonnières efficaces.

Alice BLED • Libeo

Publié le 27 avr. 2022 | Mis à jour le 27 juin 2023

Sommaire

Qu’est-ce qu’un flux de marchandises ?

Le flux logistique de marchandises est le parcours que suivent les produits de détail depuis leur arrivée dans les locaux d’un commerce jusqu’au moment où ils sont vendus au client final.

Cartographie des flux du cycle d'achat

Chacune des étapes comprend des contrôles, des procédures et des activités pour garantir un processus sans faille, à savoir :

Une livraison en temps et en heure pour garantir l’équilibre des stocks ;
Des produits conformes à la commande, livrés en bon état ;
Les documents attestant de la conformité des produits livrés (devis, bon de livraison, facture fournisseur, bordereau d’expédition, etc.)

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Qu’est-ce que la gestion de flux ?

La gestion des flux des marchandises, par définition, désigne le processus de gestion du mouvement des marchandises d’un point d’origine à un point de destination : depuis la réception des marchandises du fournisseur jusqu’à l’emballage ou la livraison au back-office, en passant par le stockage :

Durant tout le processus d’acheminement, les responsables des achats doivent surveiller les flux de marchandises, mais aussi :

Les flux d’informations (à double sens)
Les flux financiers (à sens unique)

Pour le détaillant et les acteurs de la supply chain, tout l’enjeu est de distinguer les processus de flux physique et de flux d’information, et de maintenir un équilibre entre eux.

Dans le commerce de détail, on distingue les flux internes des flux externes.

Les flux internes (ou flux de production)

Ils désignent l’ensemble des mouvements liés aux composants et aux différents matériaux requis dans le réseau d’approvisionnement :

Transformation,
Fabrication,
Manutention,
Stockage et transport des matières premières.

Les flux externes

Cette catégorie regroupe :

Le flux d’approvisionnement : concerne la circulation de matériaux et de consommables du fournisseur jusqu’à l’entrepôt.
Le flux de distribution concerne la circulation des produits de l’entrepôt vers le client final.

En plus de la distinction flux internes/externes, il existe 3 degrés de complexité de flux, selon le secteur d’activité, le volume des marchandises et des opérations internes à réaliser :

Les flux simples : réception, stockage et expédition.
Les flux moyens : réception, stockage, zone de picking, allotissement et expédition.
Les flux complexes sont ceux qui nécessitent le plus de logistique et d’organisation, comme l’explique le schéma ci-dessous.

Exemple de flux de marchandises complexes :

Lorsqu’elle est effectuée correctement, la gestion des flux de marchandises permet à l’entreprise de rester rentable, notamment le transport, l’entreposage et les achats. C’est pourquoi la gestion des flux de marchandises est un élément clé du processus d’approvisionnement.

Le temps qui s’écoule entre l’arrivée des marchandises et le moment où elles sont prêtes à être vendues dépend du nombre d’étapes nécessaires pour les intégrer à l’inventaire, avec l’étiquetage et les informations de prix appropriés.

Si vous gérez une entreprise de restauration, il y a plusieurs étapes supplémentaires qui peuvent inclure le lavage des produits, la découpe de la viande en portions adaptées à la cuisson (steaks, cubes de bœuf haché, rôtis avec os, etc.) avant qu’ils puissent être stockés correctement dans des zones réfrigérées.

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De la réception à l’entrepôt : quelles sont les étapes de la gestion des flux ?

Les détaillants doivent tenir compte des quatre principales étapes du flux de marchandises :

Réception des marchandises
Entrée en stocks
Production
Approvisionnement

1) Réception des marchandises

La première étape de la gestion des flux de marchandises consiste à recevoir les marchandises des fournisseurs. Il peut s’agir :

d’un produit physique ;
des matières premières nécessaires à sa fabrication.

Le fait est que ce sont les articles qui seront finalement vendus aux clients. La réception consiste à vérifier l’exactitude des expéditions entrantes par rapport aux bons de commande et aux factures. Elle consiste également à inspecter les envois pour vérifier qu’ils ne sont pas endommagés ou cassés. S’il y a une différence entre le contenu de la commande et de la livraison, la commande sera refusée. Sinon, le détaillant valide la commande fournisseur, ce qui déclenche le processus de paiement. Ce dernier doit être effectué dans un délai déterminé. Une fois le paiement effectué, les marchandises sont officiellement entrées en possession du commerçant et le flux de marchandises prend fin.

2) Stockage

La deuxième étape du processus de flux de marchandises est le stockage. Cette étape consiste à déplacer la marchandise de la réception à son lieu de stockage réel. Cette opération peut être effectuée à la main ou à l’aide de systèmes automatisés (chariots, convoyeurs ou mezzanines supportées par des étagères). L’entrée en stock est généralement effectuée par un employé qui s’est vu attribuer une zone du magasin à entretenir.

Les conditions de stockage sont propres à chaque secteur d’activité. Par exemple, si vous tenez une boulangerie et recevez de la farine et du sucre, vous devrez stocker ces ingrédients dans un endroit sec à température ambiante jusqu’à ce que vous les utilisiez pour préparer des gâteaux et des biscuits pour vos clients.

3) La production

La troisième étape du processus de flux de marchandises est la production, où les matières premières sont transformées en produits. Par exemple, si vous dirigez une petite entreprise de t-shirts, vous pouvez vous faire livrer des t-shirts vierges, puis y imprimer des motifs avant de les envoyer à la vente.

4) L’approvisionnement

Lorsque des articles sont nécessaires pour la vente aux clients, ils sont retirés du stock et placés en position d’exposition ou de vente. Ce processus s’appelle l’approvisionnement.

Les articles qui sont fréquemment achetés seront stockés aux caisses ou sur des tables d’exposition près de l’entrée du magasin ;
les articles qui ne se vendent pas aussi rapidement peuvent être stockés sur des étagères dans une partie moins visible du magasin, ou dans une zone arrière appelée réserve.

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Quels sont les 4 flux gérés par la logistique ?

Pour optimiser la production, les entreprises peuvent choisir entre différentes manières de gérer leurs flux : flux poussés, flux tirés, flux tendus et flux synchrones. Pour garantir un niveau élevé de compétitivité, il est essentiel pour une entreprise de bien choisir la logistique adaptée à son activité. Cela commence par comprendre la différence entre les types de flux pour faire un choix pertinent pour une entreprise productive, rigoureuse et méthodique.

Type de flux	Fonctionnement	Avantages	Inconvénients
Flux poussés	Les produits sont fabriqués en fonction de la demande prévisionnelle	Efficacité dans la préparation des commandes	Risque de vente à perte ou de pénuries, selon l'évolution de la demande
Flux tirés	Les produits sont fabriqués en fonction de la demande réelle	Coûts et besoins en stockage faibles, voire inexistants Gestion optimisée des ressources	Allongement des délais de livraisons
Flux tendus	Les matières premières et les produits finis sont fournis uniquement à la demande	Coûts de stockage faibles Gestion optimisée des ressources	Coûts de transport élevés
Flux synchrones	Les différents matériaux et pièces sont fournis au fur et à mesure de la progression du processus de production.	Gestion optimisée des ressources	Aucune garantie en cas d'imprévu (accident, vol, défaut d'un fournisseur, etc.)

Comment optimiser la gestion des flux de marchandises ?

L’optimisation des flux de marchandises répond à trois nécessités :

Réduire les coûts d’approvisionnements.
Optimiser les processus logistiques.
Assurer une gestion des stocks fluide et transparente.

1/Optimiser le transport

Le transport des marchandises est l’un des coûts les plus importants dans une entreprise. L’optimisation du transport de marchandises est une tâche difficile qui fait intervenir de nombreux facteurs, notamment la demande de transport, la distance de l’itinéraire, les réglementations douanières, etc.

Afin d’optimiser le processus de livraison de marchandises, il est nécessaire d’évaluer l’état actuel des méthodes de transport et de distribution et de prévoir les changements à venir dans la demande. Les gestionnaires doivent pouvoir suivre à tout moment l’emplacement des marchandises, des fournisseurs et des véhicules de transport.

2/Déployer des technologies augmentées

Le pilotage des flux un défi pour les responsables de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement. Pour soutenir leurs activités, ils s’appuient sur des logiciels de gestion et des technologies avancées telles que la RFID, l’IoT, l’intelligence artificielle, etc.

3/Renforcer la proximité avec ses fournisseurs

Pour gérer ces flux de manière optimale, une bonne relation avec les fournisseurs est essentielle. Il est important d’établir une confiance mutuelle, de maintenir des canaux de communication ouverts et de développer une compréhension claire des attentes de chacun.

Et ce, avant la signature du contrat. C’est pour cela que le processus de sourcing fournisseur est essentiel. Pour rappel, il s’agit de l’ensemble des étapes de sélection d’un fournisseur par un client :

Définir de la stratégie de gestion des livraisons des fournisseurs ;
Identification ;
Prise de contact ;
Analyse des performances ;
Établissement des conditions contractuelles ;
Signature du contrat
Émission de commandes et suivi du processus de production ;
Suivi des paiements

Entretenir une relation fournisseur solide et assurer des paiements en temps et en heure est un gage de professionnalisme. C’est le meilleur moyen de les faire participer à la gestion des flux de marchandises.

4/Créer un processus de validation des factures fournisseur

La validation des factures fournisseurs est une partie essentielle de la gestion des flux de marchandises. Plus qu’une preuve d’achat, la facture constitue un justificatif commercial, juridique et comptable. Dans le processus d'approvisionnement, le mise en place d'un workflow de validation des factures est indispensable pour :

Vérifier que les factures fournisseurs sont conformes aux conditions contractuelles fournies par votre entreprise.
Valider que votre fournisseur a effectué toutes les livraisons indiquées sur la facture.
Vérifier si vos fournisseurs ont livré conformément à vos spécifications (quantités, dimensions, qualité…).
Vérifier que les factures de vos fournisseurs sont conformes aux conditions de paiement de votre entreprise.
Identifier les problèmes potentiels pendant la période de facturation : factures incorrectes, manquantes, doublon de factures, retards de livraison ou non-respect des spécifications.

Le circuit de validation des factures peut être automatisé au moyen d'une plateforme de dématérialisation comme Libeo.