Comment effectuer un sourcing fournisseur efficace ?

Sourcing fournisseur : définition

On parle de sourcing fournisseur pour désigner la démarche qui consiste à identifier et comparer vos potentiels nouveaux partenaires afin d’obtenir le meilleur rapport entre qualité, prix, et délais de production. En résumé, cela consiste donc à rechercher, localiser et évaluer ses fournisseurs pour choisir les meilleurs. La recherche de fournisseurs est peut-être l’étape la plus importante du développement de votre entreprise. Le fonctionnement de votre activité en dépend.

Pourquoi est-il si important de gérer une bonne recherche de fournisseurs ? Dans l’océan des affaires, ce sont les fournisseurs qui maintiennent votre entreprise à flot. En fait, une chaîne d’approvisionnement saine est un élément essentiel de toute entreprise prospère. Dans les grandes structures, c’est généralement le service des achats ou la comptabilité qui se chargent de trouver les futurs prestataires.

Sourcing fournisseur : méthode

Comment faire du sourcing ? La recherche de fournisseurs est un processus complexe, qui exige une préparation méticuleuse et beaucoup de temps consacré à la recherche de fournisseurs. Alors, comment s’y prendre ? À quoi devez-vous faire attention et quelles actions devez-vous entreprendre ? Voici quelques conseils essentiels :

1. Assurez-vous que la qualité n’est pas compromise au profit de la quantité. C’est un problème courant dans les secteurs où de gros volumes de produits sont nécessaires. Les fournisseurs n’ont souvent pas d’autre choix que de rogner sur les coûts lorsqu’ils n’ont pas assez de temps ou de ressources pour réaliser un travail de manière optimale.
2. Vérifiez que le prix n’est pas sacrifié au profit de la qualité. Bien que ce concept puisse paraître étrange, de nombreux fournisseurs essaient de répercuter les coûts supplémentaires en substituant des matériaux ou en modifiant des procédures qui n’affectent pas nécessairement le produit final, mais qui font néanmoins augmenter les coûts.

Dans ces situations, c’est à vous de vous assurer que vous pouvez faire confiance au fournisseur pour fournir une qualité constante. Cela passe en partie par une diligence raisonnable lors de la sélection et de l’examen des fournisseurs. Cela implique également un suivi régulier du fournisseur tout au long de votre relation de travail.

10 critères de sélection pour bien faire son choix

Outre la grille tarifaire, lorsque vous démarchez un fournisseur, soyez particulièrement attentif à :

• Son offre de service,
• Sa solidité et sa solvabilité,
• Sa réactivité,
• Ses moyens de production,
• Sa compétence industrielle,
• Sa démarche qualité,
• Ses références,
• Son contact commercial,
• Sa proximité géographique.

Mettre en place un sourcing efficace

C’est comme la recherche de candidats ; cela passe par un recrutement en plusieurs étapes.

• Identification des besoins de l’entreprise ;
• Identification des profils recherchés ;
• Ciblage et collecte d’informations ;
• Approche, évaluation ;
• Analyse ;
• Short-list et sélection

Bien définir vos besoins en amont

À première vue, on pourrait croire que la recherche de fournisseurs consiste à trouver le meilleur prix. Spoiler alert : c’est faux. L’essentiel est de comprendre de quel type de fournisseur vous avez besoin. Vous êtes peut-être convaincu de savoir exactement ce que vous voulez acheter, mais il vaut la peine de prendre le temps d’examiner vos options. Posez-vous les questions suivantes :

• Comment votre entreprise utilisera-t-elle le produit ?
• S’agit-il d’un produit interne ou sera-t-il vendu à des clients ?

En sachant cela, vous pourrez déterminer qui est votre fournisseur idéal. Les fournisseurs peuvent se spécialiser dans un domaine ou un autre. Ainsi, si vous achetez un article destiné à la revente, recherchez un fournisseur spécialisé dans la vente au détail.

Si vous recherchez une marque spécifique, vérifiez si les fournisseurs sont des revendeurs agréés. De nombreux grands fournisseurs sont capables de se procurer des produits directement auprès des fabricants et de faire bénéficier leurs clients des économies réalisées. Toutefois, si vous recherchez un article particulier qui risque d’être en rupture de stock ou indisponible jusqu’à l’année prochaine, cette solution peut ne pas s’appliquer, à moins que vous puissiez accepter d’acheter un autre modèle.

Si vous cherchez à augmenter votre marge bénéficiaire en augmentant le prix du produit, choisissez un fournisseur haut de gamme qui sera en mesure de vous fournir des produits de qualité à des prix compétitifs.

Si le prix est votre principale préoccupation, rien ne vaut une recherche préalable. Il ne s’agit pas nécessairement de parcourir les listes de fournisseurs sur Google ; la plupart des détaillants disposent de moteurs de recherche spécialisés qui peuvent fournir des informations utiles. Par exemple, Amazon dispose de ses outils Marketplace, qui permettent aux acheteurs de comparer les prix entre différents vendeurs. eBay a une fonction similaire qui permet aux acheteurs de trouver des articles à des prix inférieurs à ceux pratiqués par les vendeurs.

Sourcer les profils

Les sources d’informations ne manquent pas, surtout sur le Net :

• Annuaires spécialisés ;
• Bases de données ;
• Pages jaunes ;
• Revues spécialisées ;
• Forums et salons professionnels ;
• Demande sur internet sur des sites de comparateur ;

Mais comment faire son choix parmi les centaines de prestataires disponibles sur le marché ? Par réflexe, les dirigeants d’entreprise privilégient le bouche-à-oreille pour débusquer les meilleurs prestataires.

Bon à savoir : à l’instar des cabinets de recrutements, il existe des sociétés spécialisées dans le sourcing fournisseurs.

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Comment challenger un fournisseur ?

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour mettre au défi un fournisseur potentiel :

• Regardez leur site web. Vend-il des produits similaires ? Le site a-t-il l’air professionnel ? A-t-il des comptes dans les réseaux sociaux ? Plus vous pouvez obtenir d’informations sur un fournisseur potentiel, mieux c’est.
• Lisez les avis clients : ils sont très révélateurs de la qualité et du professionnalisme d’un fournisseur. Pour aller plus loin, lisez les avis, mais aussi les réponses apportées !
• Contactez leurs clients actuels pour vous renseigner sur le fournisseur.
• Analyser son offre de services : comment passe-t-on une commande ?
• Étudier ses modalités de facturation
• Rencontrez-le en préparant en amont un questionnaire de sourcing fournisseur.

Voici quelques exemples de questions à poser :

• Quel est son CA (sur le dernier exercice, global) ?
• Comment se positionne-t-il par rapport à la concurrence : points forts, valeur ajoutée ?
• Quelle est son ancienneté sur ce type de prestations ?
• Quels sont les moyens humains affectés (existence ou non d’une équipe dédiée R&D ? Part du CA dédié à la R&D ? Dépôt de brevet) ?
• Qui sont ses principaux clients sur ce type de prestations ?
• Quelles sont ses projections de ce type de prestations dans les 5 années à venir ?
• D’où viennent ses produits/où sont implantés ses services ?
• Où est situé son centre de service ?

RFI, RFP et RFQ : rationaliser la gestion des achats de biens et de services

Lorsqu'une entreprise prospecte auprès de potientiels partenaires commerciaux, elle soumet des demandes pour se renseigner sur l'identité, les services et les tarifs d'un fournisseur. Selon ses critères de sélection, elle peut envoyer :

• Une RFI (Request for Information). C'est la première étape : l'acheter cherche en général à obtenir des informations générales sur les capacités et les biens/services de fournisseurs potentiels.
• Une RFQ (Request for Quotation) qui correspond à une demande devis
• Une RFP (Request for Proposal) une demande de tarif.

Attention à ne pas confondre les deux dernières : la RFQ est une demande d'envoi tarifs relatifs aux services dont l'acheteur a besoin. Plus complète, la RFP inclue l’historique du fournisseur, les descriptions détaillées de ses produits/services ainsi qu'un formulaire spécifique à compléter.

Pour choisir le bon fournisseur pour votre entreprise, tenez compte de ses conditions de paiement. Certains fournisseurs acceptent les cartes de crédit, d'autres n'acceptent que les chèques ou les virements bancaires. Certains fournisseurs peuvent également proposer des remises si le paiement est effectué à l'avance ou dans un certain délai après la livraison des marchandises.

À un an de l'entrée en vigueur de la réforme sur la généralisation de la facturation électronique, il est préférable de choisir des fournisseurs proposant des solutions de paiement dématérialisées, ne serait-ce que par souci de conformité. Mais aussi pour simplifier le traitement des factures et renforcer la sécurité du cycle d'achat.