Gestion des approvisionnements : le digital au service des restaurateurs

Comment gérer au mieux les achats en restauration ? Comment optimiser la gestion des approvisionnements et des stocks dans la chaîne logistique ?

La gestion des stocks et des approvisionnements : défi des restaurants modernes

La gestion des approvisionnements est l’un des aspects les plus importants du fonctionnement d’un restaurant. Réduire les coûts, optimiser le stock, prévenir les dates de péremption, etc. tout cela nécessite un système efficace ; organisé, sous contrôle, et qui permet de suivre les fournisseurs à tout moment. Avec l’augmentation rapide du volume de nourriture et des demandes des clients, les restaurants doivent faire un usage efficace de leurs ressources. Cela nécessite une approche sophistiquée qui combine :

• La gestion des ressources humaines,
• La planification stratégique,
• Le contrôle de la qualité.

Gestion des stocks : quels enjeux ?

La gestion de stock d’un restaurant est un numéro d’équilibriste. Bien gérer ses stocks, c’est savoir exactement quelle quantité commander et à quel moment. L’organisation et l’approvisionnement en restauration peuvent faire ou défaire votre entreprise de restauration. Bien optimisées, elles contribuent à améliorer les ventes et la rentabilité tout en réduisant les coûts d’inventaire. Une visibilité optimale de ses stocks offre un avantage compétitif au restaurateur, qui sait de suite combien de stocks sont disponibles par rapport à combien de stocks sont nécessaires ou doivent être réapprovisionnés. Cette information permet aux propriétaires de restaurants de planifier plus efficacement et de réagir en conséquence, évitant ainsi la thésaurisation et les ventes perdues. Au final, c’est toute la productivité du restaurant qui profite.

En tant que propriétaire ou gérant d’un restaurant, il est important de disposer de tous les outils et ressources nécessaires pour gérer votre entreprise avec succès. Pour éviter la rupture de stock, fatale aux équipes de cuisine, mais aussi le surstockage. En effet, même s’il est indispensable de garder des réserves, ne serait-ce que pour rendre la trésorerie d’un restaurant positive, il arrive un moment où avoir trop en stock représente aussi un risque.

Un stock trop important peut donc entraîner un ralentissement des ventes, rendre le personnel improductif en essayant de déchiffrer quels articles doivent être stockés. Le risque est aussi de voir ses produits frais périmés, et donc perdus. Sans parler des conséquences sur le temps de préparation des repas, et l’impact sur la patience des clients…

Des outils comme Yokitup, conçus pour la gestion multi-sites, aident les restaurateurs à simplifier la gestion de leurs stocks et à réduire leurs pertes en offrant les fonctionnalités suivantes :

• Prévision et automatisation des commandes fournisseurs : passer les commandes appropriées au bon moment pour éviter le gaspillage ou les ruptures de stock.
• Simplification des opérations : faciliter la saisie des inventaires et l'identification des pertes.
• Accès en temps réel aux ratios de rentabilité : visualiser des indicateurs clés sur un tableau de bord personnalisable pour détecter rapidement les pertes de marge.

Lorsque vous gérez bien les approvisionnements, vous réduisez le temps nécessaire à l’acheminement des nouveaux produits vers vos clients, selon la façon dont vous travaillez avec les fournisseurs.

Comment gérer les approvisionnements grâce au digital ?

Ces dernières années, on a assisté à une évolution des modèles traditionnels de chaîne d’approvisionnement vers des méthodes plus numérisées qui permettent une distribution beaucoup plus efficace et efficiente des marchandises entre différents lieux ainsi qu’entre différents types de détaillants. Les entreprises de restauration ont commencé à mettre en œuvre la planification numérique des approvisionnements ou la gestion numérique des stocks dans le but d’accroître l’efficacité et de réduire les coûts d’inventaire.

Cette évolution n’a rien de surprenant : voilà déjà plusieurs années que le secteur de la restauration a pris le virage digital. Réservation en ligne, menu digitalisé, gestion des plannings, des commandes, Click’n’Collect, etc. Si le phénomène a été largement amplifié par la crise sanitaire, ses bénéfices ne sont plus à prouver.

Très prisés des restaurateurs, les solutions et logiciels de gestion de stocks servent visualisent tous les stocks et niveaux de commandes en temps réel. Mais ce n’est pas tout : ils automatisent aussi les différentes étapes de la chaîne d’approvisionnement ;

• Réception des matières premières,
• Réception des factures,
• Collecte des données,
• Gestion des comptes créditeurs et débiteurs,
• Feuilles de temps,
• Contrôle des stocks.

Notez que si cette transparence des stocks est vitale aux restaurateurs, elle profite aussi aux clients. Aujourd’hui, la tendance est à la traçabilité : au restaurant, on veut savoir d’où vient le contenu de notre assiette.

Aujourd’hui, les clients ont un accès illimité à des informations complètes sur les produits via leurs restaurants en ligne préférés. Cela donne aux restaurants la possibilité de proposer des offres et des promotions exclusives à leurs clients, tout en offrant un accès facile aux personnes soucieuses de sécurité pour surveiller les niveaux de stock à tout moment.

LA GESTION DES STOCKS, INDISSOCIABLE DE CELLE DES FACTURES

Matières premières, boissons, épicerie fine, produits frais, vaisselles, équipements, etc. Un restaurant peut compter des dizaines de prestataires. Et donc tout autant de factures. Entre la gestion des stocks, des équipes, des salles, des plannings, il est difficile de trouver le temps de vérifier chaque facture, chaque livraison, chaque bon de commande. Pourtant, la gestion de la chaîne d’approvisionnement dépend directement des factures fournisseurs.

C’est simple : l’évaluation des fournisseurs et l’approbation des factures sont des étapes indispensables de la chaîne d’approvisionnement. Concrètement, il s’agit de s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre la commande fournisseur et la réception des marchandises. Les erreurs de facturation sont courantes dans la restauration :

• Erreur de prix ;
• Mauvaise quantité (produits manquants ou en trop) ;
• Erreur de commande ;
• Écart entre la facture et le bon de réception ;
• Produits au cours ;
• Frais supplémentaires (de facturation, de livraison, de transport, de préparation, etc.)

La facture doit être approuvée puis envoyée au service des comptes fournisseurs. Pour être compétitif, vous devez rationaliser ce processus et profiter de l’automatisation qu’offre Libeo à votre restaurant..

Libeo, spécialiste du paiement fournisseur pour les restaurateurs

La journée d’un restaurateur commence vers 9 h ou 10 h du matin, pour se terminer vers 1 h ou 2 h (toujours du matin). Tout au long de sa journée, il est successivement gestionnaire, manager, hôte, barman, etc. Le temps et les efforts nécessaires pour collecter, dématérialiser et traiter les factures le détournent de son cœur de métier : la restauration. Libeo permet d’automatiser ces processus et de laisser vos fournisseurs s’occuper du reste.

En plaçant toutes vos factures fournisseuses dans une vue unique Libeo, vous pouvez repérer très tôt les problèmes de liquidités, les paiements en attente, en retard, les doublons de factures, etc.

FOIRE AUX QUESTIONS

Quelles sont les étapes de l’approvisionnement ?

Le circuit d’approvisionnement des biens et marchandises se compose de 9 grandes étapes :

• Identifier les besoins
• Matérialiser la demande d’approvisionnement
• Recevoir l’approbation de la demande
• Passer la commande
• Faire approuver la commande
• Vérifier la réception des marchandises
• Évaluer les fournisseurs
• Approuver la facture
• Payer la facture

Le saviez-vous ? Grâce aux différentes intégrations comptables, Libeo réunit le paiement et la comptabilité. Payez vos factures depuis Libeo et comptabilisez directement dans votre logiciel.

Quels sont les types d’approvisionnement ?

Dans le B2B, on distingue trois grandes catégories d’approvisionnements :

• Matières Premières (activité industrielle) ;
• Immobilisations (biens durables) ;
• Marchandises (activité commerciale).