Comment dématérialiser les factures ?

Les formats numériques (PDF, XML, Word)

C’est la façon la plus directe de dématérialiser les factures : au lieu d’imprimer vos factures depuis votre logiciel de facturation, sauvegardez-les et convertissez-les dans un format numérisé : PDF, docx, JPG, PNG. etc.

Si possible, privilégiez le PDF : ce format conserve la mise en forme de vos factures, quel que soit l’application d’ouverture ou le système d’exploitation. Pour encore plus de sécurité, vous pouvez y ajouter une signature électronique.

Informez vos clients de votre changement de mode de facturation et demandez-leur de vous fournir une adresse mail pour l’envoi de factures.

Prévoyez une solution d’archivage électronique pour conserver la valeur probante de vos factures.

Le mode EDI

L’Échange de données informatisé (EDI) est un format d’échange informatique qui permet aux entreprises d’échanger des documents commerciaux (documents, bons de commande, etc.) sous la forme d’un message structuré. Il est défini comme :

1. Un échange ordinateur à ordinateur de documents commerciaux (factures, bons de commande, etc.) ;

2. Dans un format électronique standard ;

3. Entre les partenaires commerciaux (une entreprise et ses fournisseurs par exemple).

L’envoi et la réception de factures dématérialisées par EDI nécessitent d’installer un logiciel spécialisé, habilité à échanger des données d’ordinateur à ordinateur (peer to peer), au travers de messages standardisés, comme schématisé ci-dessous :

En termes de coûts de traitement et de sécurisation des factures, l’EDI est très avantageux. Cette solution convient notamment très bien aux entreprises qui ont un nombre conséquent de partenaires commerciaux (fournisseurs, banques, clients, etc.) et des informations à communiquer sous forme de documents électroniques.

Les plateformes de dématérialisation de factures

Une plateforme de dématérialisation est une interface habilitée à récupérer, lire et convertir au format électronique automatiquement toutes les factures d’une entreprise, quels que soient leur provenance et leur hébergement (espaces clients, boîtes mail, dossier, espaces de stockage en ligne, etc.).

La plupart des plateformes de dématérialisation utilisent des technologies de reconnaissance automatique des caractères pour convertir un document papier au format dématérialisé. Libeo par exemple, a recours à l’océrisation, et à Document AI pour la saisie et la révision des factures. Ces procédés d’extraction classent et divisent les données des factures à l’aide d’une suite de modèles pré-conçus ou via des modèles personnalisés.

Résultat ? Un processus de traitement dématérialisé et automatisé, garant des protocoles de sécurité et protégé contre la fraude.

Comment faire une facture dématérialisée ?

La facture dématérialisée obéit aux mêmes règles de facturation que sa version papier. Pour commencer, elle est toujours rédigée en français et établie en deux exemplaires (un pour le client, un pour l’entreprise qui émet la facture).

Ensuite, elle comporte les mêmes mentions obligatoires que sa version papier, listées ci-dessous :

Quelques cas particuliers nécessitant des mentions spécifiques :

• Le fournisseur/vendeur est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée : ajoutez la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».

• Le fournisseur bénéficie de la franchise en base de TVA : ajoutez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».

• Le fournisseur a recours à une entreprise de sous-traitance et déclare la TVA à sa place : ajoutez la mention « auto-liquidation de la TVA » en précisant qu’il s’agit du montant hors taxe.

• Les artisans ou micro-entrepreneurs qui nécessitent une assurance professionnelle dans le cadre de leur activité : précisez l’assurance souscrite.

En plus de mentions suscitées, il faut ajouter trois garanties complémentaires :

• L’ authenticité de la facture : la facture doit garantir l’identité du fournisseur ou de son émetteur.

• La lisibilité : la facture doit être présentée dans un format lisible par tous sur écran ou papier.

• L’ intégrité : l’intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture d’origine, ne doivent pas être modifiées.

Pour garantir ces trois valeurs, vous pouvez utiliser soit :

• une signature électronique via un certificat qualifié

• Une norme acceptée par les deux parties (EDI, Factur-X, XML, etc.)

• Un circuit de validation, qui consiste en la mise en place de contrôles retraçant le fil d’activité de la facture, et garant du lien entre transaction, facture et paiement.