signature électronique

7 min

Comment choisir sa solution de signature électronique ?

Les solutions de signature électronique gagnent rapidement en popularité dans le monde des affaires. En tant que société Business to Business (B2B), vous avez intérêt à connaître les avantages et les inconvénients de certaines des solutions les plus connues du marché. Voici comment choisir votre solution de signature électronique.

QUELLE SOLUTION DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE CHOISIR ? 5 EXEMPLES

La mise en place d'une signature électronique nécessite de s’interroger au préalable sur ses besoins, ses ressources disponibles et ses points de blocage, et les recenser dans un cahier des charges. Pour ce faire, commencez par définir :

  • Le timing du projet.

  • Le budget.

  • Les objectifs.

  • Le ou les responsables.

  • Le volume de documents à signer.

  • Les logiciels déjà utilisés.

  • Les actions à mener après la signature du document.

Il faut également informer et former son équipe de travail à l’utilisation de nouvelles solutions dédiées à la signature électronique. De nombreuses solutions de signature électronique sont disponibles sur le marché. Avant de choisir l’une ou l’autre, assurez-vous que :

  • Les services proposés sont conformes au règlement européen eIDAS.

  • La solution intégre un horodatage qualifié.

  • Les fonctionnalités sont adaptées aux besoins de l’entreprise.

  • La solution choisie est facile à utiliser et ergonomique.

Voici 5 solutions de signature électronique à mettre en place au sein de son entreprise.

1/Yousign

Yousign est un outil facile à utiliser qui simplifie l’accès aux documents électroniques ainsi que leur signature et leur validation depuis n’importe où. Cette solution française sécurise ainsi la signature électronique et lui offre un cadre légal dans lequel agir. Il permet de signer un document en ligne, mais aussi d’attribuer les rôles de signataire ou d’approbateur aux bonnes personnes.

Le plus de Yousign : la fonctionnalité de relance automatique des personnes non-signataires.

2/Signaturit

Signaturit est une solution de signature électronique qui permet aux entreprises de simplifier et de digitaliser leurs processus. En présentiel ou à distance, cet outil facilite la signature électronique des documents depuis tous types d’appareils. Ce prestataire de services de confiance répond à toutes les exigences européennes et françaises en matière de signature électronique.

Le plus de Signaturit : une plateforme SaaS et une API pour s’intégrer aux différents outils déjà utilisés par l’entreprise.

3/DocuSign

Très populaire, DocuSign est l’une des solutions les plus déployées dans les entreprises. Sécurisé et simple d’utilisation pour toutes les entreprises, cet outil est facile à intégrer à de nombreuses applications telles que Microsoft ou SalesForce. Utilisable aussi bien sur smartphone que sur ordinateur, l’outil permet de signer ou de faire signer un document en un rien de temps.

Le plus de DocuSign : avec près de 200 millions d’utilisateurs, c’est l’un des outils de signature électronique les plus populaires.

4/Adobe Sign

Adobe est l’un des outils les plus connus dans le monde des documents électroniques. Offrant de nombreuses fonctionnalités et une utilisation simplifiée, cet outil peut être utilisé aussi bien sur ordinateur que sur mobile pour signer un document. Les signatures électroniques sont fiables et authentifiées grâce au service intégré.

Le plus d’Abode Sign : un forfait à partir de 17,99 € par mois, qui comprend un accès à Adobe Sign et Acrobat PDF.

5/Secured Signing

Les fonctionnalités de Secured Signing sont nombreuses et attrayantes. Accessible, l’outil est modulable afin de s’adapter aux besoins de l’entreprise qui l’utilise.

Le plus de Secured Signing : la confirmation de signature par vidéo, qui certifie l’identité du signataire de manière irréfutable.

Vous avez désormais une liste de solutions et toutes les clés en main pour utiliser la signature électronique. Pour continuer sur votre lancée, optimisez votre temps et vos ressources et faites un premier pas vers la facture électronique en adoptant une solution de dématérialisation des factures.

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QU’EST-CE QU’UNE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?

Signature électronique : définition

Introduite par la loi du 13 mars 2000, la signature électronique est une version numérique de la signature manuscrite. Attention, il ne s’agit pas d’un simple scan visuel d’une signature manuscrite : la signature électronique est une suite de chiffres associée à la fois au signataire et au document concerné. Ce procédé technique permet au signataire de donner son approbation sur un document électronique. Elle fait donc intervenir un signataire, un document et un outil dédié.

C’est ce dernier axe qui est le plus difficile à appréhender pour les entreprises. Autant signer un document au stylo est extrêmement simple, autant les options pour apposer une signature électroniques sont diverses et variées. On utilise généralement généralement un certificat de signature lié à un tiers de confiance pour identifier le signataire (à partir de certificats électroniques) et sécuriser le document afin d'en assurer l’intégrité.

Quels sont les 3 niveaux de signature du règlement eIDAS ?

La réglementation européenne prévoit 3 types de signatures électroniques, selon le niveau de sécurité et de l’enjeu du document à signer :

  • Signature électronique simple ;

  • Signature électronique avancée ;

  • Signature électronique qualifiée.

Comme le précise le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, seule la signature qualifiée équivaut à la signature manuscrite. En cas de litige, elle constitue un élément de preuve. C’est cette version qu'il faudra utiliser pour valider les actes authentiques et les marchés publics.

Les critères requis d’une signature électronique

La signature électronique garantit l’intégrité d’un document et l'identité de son auteur. Elle apporte la preuve du consentement. Pour être valide, elle doit présenter les caractéristiques suivantes :

  • Authentique : le signataire doit pouvoir prouver facilement son identité.

  • Infalsifiable : un signataire ne peut pas être pris pour une autre personne.

  • Non réutilisable : la signature électronique apposée sur un document ne peut pas être déplacée pour être mise sur un autre.

  • Inaltérable : la signature ne peut pas être modifiée.

  • Irrévocable : le signataire ne peut pas la contester.

QU'EST-CE QUE LA VALEUR PROBANTE D'UN DOCUMENT ?

POURQUOI PASSER À LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?

Qui dit signature électronique dit dématérialisation. La signature électronique facilite la gestion des documents dans la mesure où ils peuvent être conservés au format numérique. Elle constitue un outil de productivité, tant pour l’entreprise que pour ses partenaires :

  • Elle facilite les échanges et le suivi des documents : l’entreprise distingue les documents signés de ceux en attente de validation.

  • Elle offre un gain de temps : la solution est si efficace les directions marketing et commerciales des entreprises encouragent l’adoption de la signature électronique. Pas besoin d’échanges papier, un simple mail et quelques clics suffisent pour signer un contrat en temps réel. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’attendre plusieurs semaines pour que toutes les parties prenantes valident un contrat. C’est d’autant plus efficace que les jeunes générations sont particulièrement sensibles aux nouveautés technologiques.

  • Des données sécurisées : la signature électronique garantit l’intégrité des données grâce au prestataire de confiance.

  • Des économies : sur les frais d'envoi et d'impression, mais aussi sur les coûts liés à l’archivage des documents papier.

  • Enfin, elle améliore le quotidien des salariés en leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier et de gagner du temps sur les tâches administratives courantes.

La signature électronique garantit une transaction conforme et sécurisée, comme en face à face. Elle constitue une véritable avancée vers la digitalisation et la gestion électronique des documents (GED) en entreprise, quelle que soit leur taille. En effet, il ne s’agit pas d’une solution technique destinée aux grands groupes : les petites et moyennes entreprises, les professions libérales et les artisans l'utilisent régulièrement dans le cadre de leur activité.

Que peut-on signer avec une signature électronique ?

Tous les documents légaux peuvent être signés électroniquement, en Word, PDF ou encore JPEG, pourvu qu'il soit dématérialisé :

  • Contrat (de travail par exemple)

  • Devis

  • Facture

  • Bon de livraison / de commande

  • Document comptable

  • Abonnement en ligne

La signature d’un abonnement en ligne est un excellent exemple : l’abonné appose sa signature sur les documents envoyés pour valider de son contrat en quelques minutes à peine. De nombreux secteurs utilisent ainsi la signature électronique comme autorité de certification, à l’image des avocats et des huissiers, ou encore du monde de l’assurance et de la banque.

Facture et signature électronique : vers une généralisation en 2024

Dans le cadre du passage à la facture électronique en 2024, le format dématérialisé est déjà la norme pour toutes les entreprises qui opèrent dans la sphère publique (B2G).

Attention à ne pas confondre facture numérisée et facture dématérialisée. Une facture électronique n’est pas uniquement une facture créée, envoyée et reçue sous format électronique, en version PDF le plus souvent. C’est un document qui doit garantir trois conditions finalement assez proches des critères de la signature électronique (authenticité de l’origine, intégrité du contenu, lisibilité de la facture).

La valeur juridique d’une signature électronique

La signature électronique a une valeur légale et engage son auteur de la même manière qu’une signature manuscrite. Selon l’article 1366 du Code civil, l’écrit électronique a la même force probante qu’un écrit sur support papier dans la mesure où la personne dont il émane peut être identifiée et qu'il soit conservé de sorte à garantir son intégrité.

Toutefois, la signature électronique perd sa valeur probante si le document signé est imprimé puis numérisé. Son inaltérabilité n’est plus garantie : il est facile de modifier un document à l’aide d’un logiciel de retouche d’images. Idem pour la signature simple, qui ne permet pas d’authentifier le signataire avec certitude. C’est pourtant la signature la plus utilisée au quotidien, notamment pour les livraisons et les demandes de prélèvement.

Combien de temps conserver vos documents comptables ?

Comment faire une signature électronique ?

Il est essentiel de comprendre le fonctionnement de la signature électronique sur le plan technique avant d’en faire un usage pratique.

Comment fonctionne la signature électronique, techniquement ?

La signature électronique est un procédé technique qui fonctionne sur la base d’une infrastructure à clés publiques (ICP), qui fait appel à deux clés chiffrées, l'une publique, l'autre privée.

Lorsqu’un signataire appose sa signature électronique, cette dernière est générée grâce à sa clé privée. Indissociable de sa signature, elle prend la forme d’un message codé. La signature contient également le certificat du signataire qui intègre à la fois la clé publique et l’horodatage. Enfin, elle contient une fonctionnalité cryptée appelée hachage.

Lorsque le document signé parvient au destinataire, un nouvel hachage est créé. C’est le rapprochement entre ce dernier et le décryptage de celui obtenu dans la signature qui permet de s’assurer de la validité de la signature électronique. On a ainsi la certitude que le document signé n’a pas été falsifié.

Comment apposer une signature électronique sur un document ?

On peut signer électroniquement un document à distance ou en présentiel. Dans le premier cas, le signataire reçoit un mail avec un lien vers les documents à signer. Pour s’assurer de l’accès sécurisé, le signataire reçoit un code par SMS à indiquer sur le lien d’accès. Dans le second cas, c’est le commercial qui présente directement les documents à signer via un portail de souscription en ligne.

En fonction de la solution choisie, le signataire donne son accord :

  • À l’aide d’un certificat qualifié, c’est-à-dire d’un code personnel à saisir pour accéder au service de signature.

  • À l’aide d’un certificat avancé ETSI : l’outil s’assure de l’identité du signataire avant qu’il accède aux services. Pour cela, il peut télécharger sa pièce d’identité.

Une fois les documents signés, l’outil les archive au sein d’un coffre-fort électronique. Enfin, on enregistre la piste d’audit afin de retracer toutes les étapes de la signature électronique effectuées par le signataire. Cette piste d’audit constitue un ensemble de preuves qui pourra être utilisé en cas de contestation.

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