La Gestion Électronique des Documents (GED) : le guide complet

Qu'est-ce qu'une Gestion Électronique des Documents (GED) ?

Gestion électronique des documents : définition

La GED en anglais, appelée Document Management System (DMS) ou Gestion Électronique des Documents, en français est un système pensé pour gérer n’importe quel document, quelle que soit son origine. Factures, bons de commande, processus, contrats… tous les contenus numériques de l’entreprise sont centralisés sur une plateforme unique.

Accessibles par tout ou partie des salariés de l’entreprise, les documents intégrés dans la GED sont dématérialisés, protégés et leurs parcours tracés. Les pertes et les suppressions sont presque impossibles, et les salariés peuvent plus facilement les retrouver à l’aide d’un simple mot-clé. Par exemple " toutes les factures reçues par mon entreprise après le 1er janvier " ou " tous les bons de commande créés par mon fournisseur au cours du 1er trimestre 2019 ".

Plus besoin de rechercher des informations stockées sur des documents papier, elles seront à portée de main en temps réel ! Par exemple : les factures des fournisseurs ou des clients, les bons de commande des fournisseurs, les ordres de paiement reçus des clients.

Avec la signature électronique et la Piste d'Audit Fiable, la GED fait partie des solutions préconisées pour reconstituer la totalité du processus de facturation et garantir la traçabilité des flux.

GED et archivage : quelle est la différence ?

• L'archivage fait référence au processus de conservation, de gestion et de stockage des documents qui ne sont plus utilisés au quotidien mais qui doivent être conservés pour des raisons légales. L'archivage peut être physique (dans des armoires ou des entrepôts) ou numérique.

• La GED désigne quant à lui un système électronique qui permet de gérer, organiser, rechercher, stocker, et partager des documents numériques tout au long de leur cycle de vie. Elle vise à améliorer l’efficacité du traitement documentaire, tout en garantissant la sécurité et l’accessibilité des documents.

Pourquoi la gestion électronique de documents doit devenir une priorité ?

Dans un monde de plus en plus digitalisé où les entreprises font face à un volume toujours plus croissant de données à traiter, la Gestion Électronique des Documents prend tout son sens. Élément essentiel de l'infrastructure informatique de toute organisation, la GED permet de stocker, d'extraire et de partager des informations plus efficacement que jamais.

Pourquoi la gestion électronique des documents devrait-elle devenir une priorité ? Voici 5 raisons :

• Se préparer à la facturation électronique
• Réduire les délais de collecte et les coûts de traitement des documents
• Fluidifier la communication entre les collaborateurs
• Sécuriser les informations
• Diminuer son empreinte carbone

1. Se préparer à la facturation électronique

À partir du 1er septembre 2016, toutes les entreprises établies en France devront accepter les factures électroniques. Au-delà du format dématérialisé, c'est toute la gestion des cycles clients et fournisseurs et la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise qui vont devoir évoluer. Cela inclut les processus et outils d'encaissement et de paiement des factures, les opérations liées à la recherche de documents, à leur transmission et à leur stockage en toute sécurité.

Pour répondre aux exigences de l'administration fiscale en termes d'e-invoicing et de e-reporting, les entreprises doivent adapter leurs processus à cette nouvelle façon de travailler. Pour ce faire, elles doivent repenser leur organisation et leurs processus internes et apprendre à fonctionner avec une plateforme de facturation électronique :

La mise en place d'une gestion électronique des documents est le meilleur moyen d'aborder cette transition en douceur. Les entreprises habituées aux supports et processus dématérialisés auront plus de facilité à adopter la facturation électronique.

2. Pour réduire les délais de collecte et les coûts de traitement des documents

Les économies réalisées ne sont pas uniquement financières : les délais de récupération des documents sont considérablement réduits lorsque les documents sont stockés sous forme électronique plutôt que sur papier. Les utilisateurs professionnels peuvent localiser les fichiers en quelques secondes via un moteur de recherche par filtres ou facettes. Ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent qui seraient autrement dépensés à fouiller dans des boîtes de dossiers papier ou des piles de dossiers sur des bureaux ou des étagères.

3. Pour améliorer sa communication en interne

L’aspect collaboratif de la Ged est crucial : elle permet de partager des données avec à la fois un client, un fournisseur ou encore un expert-comptable ou un DAF externalisé. C'est un gain de temps et de place, en évitant de stocker plusieurs fois le même document.

Un système de gestion électronique des documents vous permet d'améliorer votre communication interne en mettant les documents à la disposition de tous ceux qui en ont besoin. Il offre également un moyen de suivre ces documents et de s'assurer qu'ils sont toujours à jour.

Avec une GED, les documents sont centralisés et correctement organisés. Vous pouvez les utiliser pour envoyer un grand nombre de documents et de fichiers à des personnes de différents niveaux au sein de votre entreprise, notamment des employés, des partenaires, des fournisseurs et des clients.

4. Pour sécuriser ses informations

Il est indéniable que les documents papier comportent leur propre lot de risques (vol, perte, incendie, dégâts des eaux, etc.) qui peuvent menacer les résultats de votre entreprise. Avec une GED, ces risques sont définitivement supprimés.

Une seule copie de sauvegarde d'un dossier électronique peut être stockée à plusieurs endroits, de sorte que si une copie est perdue ou endommagée, d'autres seront toujours disponibles pour être récupérées. De même, l’accès étant limité à ceux qui en ont les droits, les informations les plus sensibles sont mieux protégées.

5. Pour réduire son empreinte carbone

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises cherchent à limiter leur consommation de papier pour réduire leur empreinte carbone dans un souci écologique. Opter pour une Gestion électronique des Documents s’inscrit dans une démarche plus verte de développement durable. L’entreprise a ainsi un réel impact sur l’environnement.

Quelles sont les étapes de la GED ?

La GED est un projet qui implique des ressources matérielles, financières et humaines. Pour qu’elle soit réussie, il faut s’assurer que les changements induits sont parfaitement acceptés par l’ensemble des équipes.

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour garantir la réussite de votre projet de GED :

• Élaborer un plan
• Faire une analyse de rentabilité
• Déterminer le besoin de GED
• Désigner les rôles et les responsabilités
• Mettre en œuvre des processus

1. Élaborer un plan de migration

La première étape consiste à créer un plan pour passer de la méthode actuelle de stockage des documents à un nouveau système électronique. Ce plan doit inclure le processus de transfert des documents de leur emplacement actuel en format papier vers le nouveau système. Le plan doit également indiquer comment vous allez traiter les documents existants qui ne peuvent pas être numérisés.

Pour vous aider, faites un inventaire de tous les documents électroniques existants (papier et électroniques). Dans cet inventaire, recensez :

• L’identification des documents actifs et inactifs,
• La détermination de la durée de conservation de chaque document,
• L’identification des lacunes dans les périodes de conservation, etc.

2. Faire une analyse de rentabilité

L’étape suivante consiste à préparer une analyse de rentabilité pour le projet. Vous y exposerez les raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’un système de GED et les avantages qu’elle en tirera en termes de réduction des coûts, d’augmentation de la productivité et d’amélioration du service à la clientèle. Vous devez également inclure des éléments tels que :

• Un calendrier de mise en œuvre
• Un budget pour la mise en œuvre
• Une liste de fournisseurs potentiels pouvant fournir des solutions de GED (si nécessaire).

3. Déterminer le besoin de GED

Après cette étape, vous devez commencer à rassembler des informations sur les systèmes de GED actuellement disponibles sur le marché.

Si vous utilisez déjà un système de gestion documentaire, vous souhaiterez peut-être le mettre à niveau ou y intégrer de nouvelles fonctionnalités. Si vous n’en utilisez pas actuellement un tel système, vous pouvez opter pour :

• Un logiciel de GED on-premise comme Sharepoint,
• Une solution SaaS comme Libeo
• Ou encore un système GED Open Source

4. Désigner les rôles et les responsabilités

Identifier les principales parties prenantes qui participeront aux discussions sur l’état actuel de votre GED, ainsi que celles qui doivent être informées de tout changement futur. Déterminez ensuite qui sera responsable de la gestion des documents à chaque étape de leur vie.

Désigner un coordinateur ou un gestionnaire des documents. Son rôle sera de définir les attentes et besoins de l’entreprise en matière de gestion documentaire et de mettre en œuvre des politiques et des procédures qui soutiennent la vision et les objectifs de l’organisation.

5. Mettre en œuvre des processus

Définissez des politiques et des procédures qui régissent la manière dont votre organisation gère ses documents. Cela peut inclure :

• Les périodes de conservation ;
• Des niveaux de sécurité sur des types de fichiers spécifiques ;
• Les informations à saisir pour chaque type de données, la manière de les saisir et de les organiser afin de faciliter la recherche et la récupération ultérieures
• Des règles pour la gestion des documents inactifs

Une fois que vous avez déterminé quels documents doivent être gérés et les rôles impliqués, il est temps de mettre en place le système lui-même.

Pourquoi choisir la solution GED de Libeo ?

La solution GED de Libeo révolutionne la gestion de vos documents. En centralisant tous vos fichiers (factures, avoirs, bons de livraison, commandes…) au même endroit, elle vous permet de les retrouver facilement, quel que soit le format (CSV, JPEG, PDF, etc.).

Plus besoin de vous soucier de la compatibilité, tout est centralisé et à portée de main.

Pour profiter de cette fonctionnalité, sélectionnez "Autres (GED)" lors de l'importation de vos documents :

Libeo vous permet de trier vos "Documents indésirables" avec :

• Un bouton "Envoyer dans la GED" pour les documents pertinents (contrats, RIB, catalogues...)
• Une option de suppression pour les éléments non pertinents (signatures, logos...)

Comment réussir l'implantation de sa GED ?

La GED aide à rationaliser les processus de votre entreprise, à améliorer la productivité et à réduire les coûts. Toutefois, la mise en œuvre d’un système de gestion électronique des documents n’est pas simple. Il n’y a pas d’approche unique pour la mise en œuvre d’une GED, mais il existe des pratiques exemplaires pour vous aider à démarrer.

Analyser ses besoins

La réussite d’un projet d’implantation de GED dépend de l’analyse au préalable des besoins. Le type d’outil utilisé et les fonctionnalités sont déterminés en conséquence :

• Reconnaissance de caractères (OCR et ICR)
• Lecture et reconnaissance automatiques de documents (Lad et Rad)
• Échange de données informatisé (EDI)
• Fonctions collaboratives
• Workflows et circuits de validation de documents
• Traitement du courrier ou des factures
• Gestion de documents RH

Toutes les entreprises ne mettent pas en place le même système de gestion électronique des documents. L’outil choisi doit être en adéquation avec les besoins exprimés par chaque service de l’entreprise. Il doit être mis en place de façon collaborative et répondre à des objectifs stricts comme l’automatisation de certaines tâches ou la mise en place d'une Piste d'Audit Fiable.

Sécurité avant tout

La sécurité est l’un des principaux enjeux d’une GED réussie. Un bon point de départ est de s’assurer que votre entreprise dispose de l’infrastructure adéquate. Cela inclut un réseau et un environnement de serveur robustes, ainsi que des mesures de sécurité adéquates. Une fois que vous avez fait cela, il est temps de commencer à planifier votre stratégie de mise en œuvre.

Préparez-vous à relever les défis de la gestion du changement

Pour que votre Gestion Électronique des Documents soit efficace, il faut que vos collaborateurs soient sensibilisés à cette démarche avant sa mise en place. Assurez-vous que vos employés comprennent pourquoi vous mettez en place un système de gestion électronique des documents et en quoi cela leur sera bénéfique à long terme.

Pour aider vos équipes à prendre en main la solution, Libeo propose une formation GED complète et gratuite. Cette fonctionnalité est incluse dans tous nos plans, sans frais supplémentaires.