TPE-PME : Comment amorcer le virage de la facture électronique ?

TPE-PME : amorcer le virage de la facture électronique et anticiper les changements

Avec 99,8 % du nombre total d’entreprises sous ce statut, les TPE-PME sont le moteur de l’économie française. Cependant, beaucoup d’entre elles se trouvent encore à la traîne en matière de numérisation et d’adoption de nouvelles technologies. L’une des avancées majeures qui pourraient bénéficier à ces entreprises est la facture électronique.

Qu’est-ce que la facture électronique ?

La facture électronique est un moyen de facturation dématérialisé qui remplace les factures papier traditionnelles. Elle consiste en l’émission, l’envoi, et la réception de factures sous forme électronique. Contrairement aux factures papier, les factures électroniques sont transmises via des réseaux informatiques sécurisés.

Avantages de la facture électronique pour les TPE-PME

Tout d’abord, ce mode de facturation réduit considérablement les coûts liés à l’impression, à l’affranchissement et à l’envoi des factures. En outre, elle offre des délais de paiement plus courts, contribuant à améliorer la trésorerie et le Besoin en Fonds de Roulement de l’entreprise.

Schéma : traitement d’une facture en réception au format papier vs au format électronique

De plus, la facture électronique simplifie le processus de suivi des paiements et de gestion des factures impayées. Les entreprises peuvent automatiser certaines tâches administratives, ce qui fait gagner du temps et optimise les ressources humaines.

Généralisation de la facturation électronique : Bercy confirme son calendrier

Fruit d’une large concertation et s’inspirant de plusieurs partenaires européens dont l’Italie, le déploiement de l’obligation de facturation électronique est un chantier amorcé depuis quelques années, qui se construit en tenant compte de la taille des entreprises.

Quelle est la réglementation concernant la facture électronique et les dates de mise en œuvre ?

Afin de permettre à chacune de s’approprier ses nouvelles obligations dans les meilleures conditions, le passage à la facturation électronique débutera dès 2024 et durera 3 ans. Le déploiement de l’obligation de transmission des données à l’administration (e-reporting) suivra le même calendrier.

Dernières à passer le cap, les TPE-PME devront mettre à profit ce délai imparti pour se préparer efficacement à la réforme. Alors qu’elles constituent 99 % du tissu économique français, les petites et moyennes entreprises accusent un retard sur la digitalisation. D’après la 3e édition du baromètre sur la dématérialisation des factures, publié par Best Practices Systèmes d’information et Generix Group, 22,5 % des entreprises n’ont pas connaissance de la réforme fiscale 2024-2026.

40 % des entreprises ne savent pas quand elles auront l’obligation d’émettre des factures électroniques et 41,3 % ne savent pas quand elles devront être en capacité de les recevoir…

Les changements à anticiper pour la transition vers la facture électronique

Cadre juridique et réglementaire

La transition vers la facture électronique implique de se conformer à certaines obligations légales et réglementaires. Les entreprises doivent s’assurer de respecter les exigences en matière de signature électronique, de conservation des factures, et de validité juridique des documents électroniques.

Systèmes de facturation électronique

La mise en place d’un système de facturation électronique nécessite une analyse approfondie des besoins de l’entreprise et le choix d’une solution adaptée.

Formation du personnel

La transition vers la facture électronique implique également de former le personnel à l’utilisation des nouveaux outils et des nouvelles procédures. Il est important de prévoir des sessions de formation et de sensibilisation pour assurer une adoption fluide de la facture électronique.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Évaluation des besoins et objectifs

Avant de passer à la facturation électronique, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise et de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre. Cela vous aidera à choisir la meilleure solution de facturation électronique adaptée à votre volumétrie de factures, vos cycles client et fournisseurs et votre comptabilité.

Sélection d’un prestataire de services

Il existe de nombreux prestataires de services spécialisés dans la facturation électronique. Mais seuls le Portail public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) agrégées par l’administration seront habilités à émettre et recevoir des factures électroniques en 2024. Si vous utilisez un opérateur de dématérialisation (OD), assurez-vous que celui-ci est déjà engagé dans une démarche d’immatriculation auprès de l’AIFE pour devenir PDP.

Il est important de choisir un prestataire fiable, offrant des fonctionnalités adaptées à votre entreprise (collecte des factures, paiement, rapprochement bancaire, réconciliation comptable, etc.).

Mettre en place un plan de transition progressif

Une fois le prestataire sélectionné, il est temps de mettre en place le système de facturation électronique. Cela implique généralement la configuration de la plateforme, la définition des circuits d’approbation et la formation du personnel et l’intégration du système avec les autres outils de gestion de l’entreprise.

Communication avec les clients et fournisseurs

Informez vos clients et fournisseurs de votre transition vers la facturation électronique. Expliquez les avantages de ce changement et fournissez-leur les informations nécessaires pour qu’ils puissent recevoir et traiter les factures électroniques.

Test et ajustements

Avant de passer complètement à la facturation électronique, effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Identifiez les éventuels problèmes et apportez les ajustements nécessaires pour garantir une transition fluide.

Passage à la facturation électronique

Une fois que tout est en place, vous pouvez commencer à facturer électroniquement. Veillez à archiver correctement les factures électroniques conformément aux réglementations en vigueur.

Les défis potentiels de la facture électronique pour les TPE-PME

Sécurité des données

La sécurité des données est l’un des principaux défis de la facture électronique. Les entreprises doivent s’assurer que les informations contenues dans les factures sont protégées contre les cyberattaques et les fuites de données. Il est recommandé d’utiliser des solutions de chiffrement et de stockage sécurisé pour garantir la confidentialité des données.

Adhésion des partenaires commerciaux

La transition vers la facture électronique peut rencontrer des réticences de la part des partenaires commerciaux qui préfèrent encore les factures papier. Il est important de communiquer efficacement avec les partenaires et de les informer des avantages de la facture électronique. La mise en place de processus de transition progressifs peut également faciliter l’adhésion des partenaires.

Libeo, candidat PDP aux côtés des TPE-PME

Spécialiste du paiement entre entreprises, Libeo construit, en association avec Docaposte, une Plateforme de Dématérialisation Partenaire certifiée par l'État. Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste, a récemment vu sa candidature retenue pour la phase pilote de la facture électronique.

Libeo se synchronise avec tous les logiciels comptables et toutes les banques du marché. La plateforme accompagne les TPE-PME dans la mise en place de la dématérialisation de leur processus d'achats :

• OCR avec taux de reconnaissance à 98%
• Règles d’automatisation et circuits d’approbation personnalisables
• Rapprochement bancaire automatisé
• Affectation comptable automatique
• Synchronisation avec vos outils de gestion
• Programmation des paiements avec débit immédiat ou différé

FAQ

Quelles sont les entreprises soumises à l’obligation d’émettre des factures dématérialisées ?

La facture électronique va devenir une obligation pour toutes les entreprises du secteur privé établies en France et assujetties à la TVA. Pour émettre et recevoir leurs factures, elles devront obligatoirement passer par le portail public de facturation (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Peut-on envoyer une facture électronique en PDF ?

Non. La facture électronique se définit par l’absence de support physique. Une facture numérisée ou créée au format PDF ne constitue donc pas une facture électronique. Les seuls formats homologués pour créer et émettre des factures électroniques sont les formats CII, UBL et le format hybride (type Factur-X).

Je suis micro-entrepreneur, suis-je concerné par la facture électronique ?

La facture électronique au sein des micro-entreprises est obligatoire si :

• Vous facturez des clients professionnels (B2B). Si vous ne facturez que des particuliers (B2C), vous continuez de facturer vos clients au format qui vous convient.
• Vous facturez vos clients en France. Si vous effectuez des transactions uniquement à l’international (y compris dans l’UE), vous continuez de facturer vos clients au format qui vous convient.
• Vous êtes assujetti(e) à la TVA : c’est-à-dire que vous n’opérez pas dans les domaines de la santé, de l’enseignement, de la formation, de l’immobilier, de l’assurance, etc.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

La facture électronique est une obligation pour toutes les entreprises françaises ou presque. Mais il ne faut pas croire que le sujet est exclusivement comptable et fiscal : les directions commerciales, financières, les fonctions Achats et même les Ressources humaines sont impactées par la réforme.