Guide dématérialisation factures

Le guide de la dématérialisation de factures en entreprise

Votre entreprise souhaite passer à la facture dématérialisée ? Vous entendez parler de dématérialisation de factures sans trop savoir de quoi il retourne ? Loin d’être une simple transition numérique, la dématérialisation des factures représente un véritable enjeu pour les entreprises : refonte des process, nouvelle organisation, mise en place du workflow de validation, nouveaux paramétrages de contrôle, de sécurité.

Comment s’y préparer efficacement ? Quels sont les avantages de ce changement ? Suivez le guide.

DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : UNE OBLIGATION DÈS 2023

C’est une réalité : à compter de 2023, les entreprises françaises devront s’habituer à envoyer et recevoir toutes leurs factures (fournisseurs, prestataires et autres) au format dématérialisé.

Exit les bonnes vieilles factures papier au format A4 ; d’ici 2023, la facture électronique deviendra obligatoire, et ce pour toutes les entreprises, peu importe leur statut juridique, leur effectif, ou encore leur secteur d’activité. Des plus petites TPE aux grandes multinationales, toutes les sociétés devront passer par un logiciel de gestion des factures. Des téléprocédures sont déjà en place pour les entreprises du B2G (Business to Governement). La dématérialisation des factures dans le secteur public est déjà devenue la norme, et à compter de 2023, elle concernera toutes les entreprises du secteur privé.

Fin des factures papier : une transition en douceur

Au vu des difficultés techniques et organisationnelles qu’implique un tel changement, la transition sera évidemment progressive. La dématérialisation des factures ne deviendra une obligation dès 2023, sans préparation au préalable.

Dans un premier temps, à compter du 1er janvier 2023, les entreprises auront l’obligation d’accepter les factures électroniques, sans forcément les émettre sous ce format.

Elles disposeront d’un délai de deux ans, entre 2023 et 2025 pour abandonner définitivement la facture papier.

Pour tous les secteurs d’activité, c’est un véritable challenge à la fois technique, financier et organisationnel. D’après le Forum National de la Facture Electronique, sur les quelque 2,5 milliards de factures échangées chaque année, seules 15% sont envoyées en ligne. Beaucoup d’entreprises se fient encore aux factures papiers, par habitude ou réticence, mais surtout par manque de connaissances des systèmes de facturation dématérialisés.

Le saviez-vous ? La dématérialisation des factures est devenue obligatoire le 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises ayant pour client l'État ou les collectivités territoriales. Autrement dit, les entreprises du BtG (Business to Government).

Qu’appelle-t-on exactement « dématérialiser » ses factures ?

S’il s’agissait uniquement de scanner un document, de l’enregistrer au format PDF et de le glisser en pièce jointe d’un mail, l’affaire serait vite réglée. Mais il s’agit là de numérisation, et non de dématérialisation. Il est vrai qu’entre dématérialisation, digitalisation et numérisation de facture, la nuance est subtile. Il est facile de les confondre.

Discernons ces trois termes :

  • La numérisation est la conversion d’une facture papier vers un support numérique, en garantissant une reproduction à l’identique.

  • La dématérialisation est un processus complet qui n’implique pas l’existence préalable d’un document papier. Elle consiste à créer directement un document numérique pour l’intégrer à un processus qui comprend une signature électronique, une piste d’audit fiable et un workflow de validation.

  • Enfin, la digitalisation désigne le processus de transformation de l’entreprise, de son organisation, ses méthodes de travail mais aussi ses échanges et canaux de communication.

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POURQUOI LA DÉMATÉRIALISATION DE FACTURES VA DEVENIR INDISPENSABLE

Face aux changements intronisés par le digital dans les habitudes et les comportements des consommateurs, difficiles pour les entreprises de ne pas suivre le mouvement. Alors que la France totalise 52,9 millions d’internautes en janvier 2021, que 82% de la population française était équipée d’un ordinateur, 65% d’un smartphone et 40% d’une tablette en 2017, beaucoup d’entreprises privilégient encore le traitement manuel des documents, et l’envoi par courrier.

Or, la généralisation des solutions digitales et le développement de nouvelles technologies ont complètement modifié la façon d’échanger et de consommer. Les entreprises sont désormais face à une audience et une clientèle beaucoup plus connectée et exigeante, qui attend davantage de leurs relations avec leurs fournisseurs et les prestataires.

Pour rester compétitifs, il faut s’adapter. Et la dématérialisation constitue l’une des étapes clés de la transformation digitale des entreprises. En remplaçant les supports d’information matériels par des fichiers numériques, l’entreprise optimise sa gestion et facilite l’accès aux données et aux documents, tout en renforçant la sécurité de ses processus de facturation.

1) Elle participe à la transformation digitale des entreprises

Pour résumer, la digitalisation des entreprises répond à 5 enjeux principaux :

  1. Réduire les délais de traitement des demandes grâce à l’automatisation des processus internes

  2. Limiter les coûts internes de traitement de l’information (absence de saisie ou de re saisie) sur toutes les taches sans valeur ajoutée,

  3. Améliorer la qualité des données et sécurisant le respect d’éventuelles obligations réglementaires,

  4. Réduire les coûts externes,

  5. Se libérer des tâches à faible valeur ajoutée pour se recentrer sur son cœur de métier.

Lorsqu’on parle de numérisation des entreprises, il faut comprendre l’expression dans son ensemble. La transformation digitale des entreprises s’articule autour de 3 axes majeurs de dématérialisation :

  • les documents avec la numérisation de documents papiers ;

  • les échanges, accélérés par le développement des plateformes de communication collaborative ;

  • les processus métier avec l’automatisation des tâches, des échanges, des relances, etc.

Véritable levier de croissance et de productivité en interne, la dématérialisation des processus métiers s’étend à tous les services de l’entreprise : achats, comptabilité, ressources humaines, marketing, etc.

2) Elle permet de mieux lutter contre la fraude

Une entreprise sur 5 a été victime de tentative de fraude en 2019, contre 1 sur 10 en 2017, révèle le baromètre du Réseau des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion (DFCG). Évolutive, la fraude peut revêtir plusieurs formes. Les 5 plus connues étant :

Au-delà du risque financier, ces tentatives de fraude représentent un véritable danger pour la protection des données, la réputation et l’activité de l’entreprise. Il est donc impératif d’apprendre à les déjouer et à les prévenir. En déployant une solution de dématérialisation des documents par exemple. Cela permet :

  • de renforcer les procédures de contrôle en interne ;

  • de mettre en place un audit des systèmes d’information régulièrement.

Le tout avec une démarche de sensibilisation des effectifs (séminaires, formations, etc.) sur le risque de fraude. On estime qu’environ 50% des dispositifs ayant permis de déjouer une tentative de fraude sont dus à une réaction ou une initiative humaine. D’ou l’importance de sensibiliser et former les salariés à la fraude en entreprise.

3) Elle garantit une meilleure protection des données

Plus qu’une preuve de paiement, la facture est avant tout un justificatif fiscal, juridique et comptable. À ce titre, elle fait l’objet de contrôles documentés et permanents, même après paiement. Aussi, la facturation électronique s’inscrit aussi dans une démarche de transparence vis-à-vis des services de l’administration fiscale. C’est pou

En ce qui concerne les factures, la dématérialisation est complétée par la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) et d’un Système d’Archivage Électronique (SAE).

Ces factures électroniques ou des données essentielles qu’elles contiennent devront aussi être envoyées à l’Administration fiscale pour contrôle (toujours par voie dématérialisée), notamment pour tout ce qui concerne la TVA et les échanges intracommunautaires.

LE RÔLE DE LA PLATEFORME CHORUS PRO ET DE LA FACTUR-X

Dans le secteur public, la facturation électronique est devenue la norme. Depuis 2017, l’État impose aux entreprises travaillant avec le secteur public de passer par la facture dématérialisée. Les premières à franchir le cap ont été les grandes entreprises et les personnes publiques (en 2017), suivies des ETI (en 2018) puis des PME (2019) et enfin des micro-entreprises (en 2020).

La loi est formelle : toute entreprise assujettie à la TVA traitant avec l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements doivent désormais passer par la plateforme ChorusPro pour déposer leurs factures. Pour accompagner les PME et les TPE dans cette transition, une nouvelle norme de facture électronique a été créée : Factur-X. Un format hybride, qui contient deux formats de fichiers :

  1. un PDF, qui reprend toutes les informations nécessaires au traitement humain de la facture.

  2. Un format XML qui présente une version détaillée structurée permettant un traitement automatisé des données par une machine.

La norme Factur-X a été conçue pour être lisible et exploitable par tous les utilisateurs et les logiciels comptables. Elle vise à rendre la transition vers la dématérialisation peu coûteuse, plus “conviviale_”_ et surtout “adaptée” aux besoins des petites et moyennes entreprises.

Tout ceci va s’organiser autour de la plateforme ChorusPro, qui joue un rôle de concentrateur pour l’Administration fiscale, de gestion de l’annuaire des entreprises et de plateforme d’échange. Mais aussi au travers de Plateformes Privées Certifiées, qui pourront accompagner cette transformation digitale massive et rapide annoncée pour les processus métiers d’achat / vente sous-jacent des factures.

DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : RÉGLEMENTATION

La dématérialisation des factures fournisseurs est très encadrée par la loi, plus précisément par la directive européenne 2010-45 CE de 2010. Transposée en France depuis le 1er janvier 2014 (article 289-V du Code Général des Impôts), cette directive décrit avec exactitude à quoi doit ressembler une facture électronique.

Sur le format

Sur la forme, la loi n’impose aucun format précis pourvu qu’il s’assure de respecter les trois fondamentaux de la facture électronique qui sont :

  • l’authenticité => le fournisseur doit bien être l’émetteur de la facture ;

  • la lisibilité => la lecture de la facture doit être possible par un humain ;

  • l’intégrité => aucune modification ne doit avoir été apportée à la facture postérieurement à son émission.

Important : ces trois principes s’appliquent aussi bien à l’expéditeur de la facture qu’à son destinataire.

facture électronique principes

Pour la mise en place des 3 grands principes, l’entreprise peut choisir parmi l’une des 3 « voies de sécurisation » :

Si les deux premiers entrent peu à peu dans le jargon des entreprises, c’est moins le cas du 3e. Le tableau ci-dessous vous les détaille.

voies de sécurisation

Ces différents processus permettent de retracer, cycle après cycle, le cheminement d’une facture, depuis son émission initiale jusqu’à l’archivage. En cas de contrôle par les services des impôts,

Sur le contenu

La facture est un document de comptabilité générale. En tant que tel, son contenu doit faire figurer certains éléments :

  • Date d'émission de la facture

  • Numéro de la facture

  • Identités du vendeur et de l’acheteur

  • Détail des produits et services facturés

  • Prix HT et TTC

  • Taux de TVA applicable(s)

  • Éventuelles remises

  • Montants totaux HT et TTC

Doivent également figurer un certain nombre de mentions obligatoires, comme les conditions de règlement. En cas de non-conformité, l’émetteur s’expose à des sanctions.

DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : AVANTAGES

La dématérialisation des factures chamboule le secteur privé. C’est à la fois une formidable opportunité et un enjeu majeur pour tous les secteurs d’activité sur le plan organisationnel, technique et financier. Si beaucoup d’entreprises appréhendent ce changement, c’est souvent parce qu’elles n’ont pas conscience des avantages et des atouts de la dématérialisation :

On ne s’en rend pas toujours compte, mais la gestion des factures fournisseurs est une tâche à la fois complexe, chronophage et sans véritable valeur ajoutée. De la récupération de la facture à la validation et au paiement final, il peut s’écouler jusqu’à 2 semaines. Sans parler des coûts cachés de facturation : entre les frais d’impression, de mise en pli, d’affranchissement, etc. on arrive à 14 € en moyenne, pour une facture papier.

Sachant qu’une structure de type TPE-PME traite en moyenne 67 factures par mois, on imagine sans mal l’impact sur les finances et la productivité de l’entreprise. D’autant plus que dans ces structures, c’est souvent le dirigeant lui-même qui gère la comptabilité. Une tâche complémentaire, souvent effectuée le soir après 19h ou les week-ends.

Lire aussi : 11 chiffres-clés sur la gestion des factures dans les TPE-PME

En mettant en place une solution de gestion des factures fournisseurs, l’entreprise réalise un gain de temps précieux, et des économies. En moyenne, le temps de traitement des factures est divisé par 6, et son coût par 3. Couplée à un logiciel de comptabilité, elle permet de dématérialiser l’ensemble du Procure-to-Pay.

COMMENT METTRE EN PLACE UNE SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION DE FACTURES ?

Le déploiement d’une solution de gestion des factures et de dématérialisation ne se fait pas du jour au lendemain, sans consulter personne ni faire un petit tour des solutions proposées sur le marché. Compte tenu des enjeux que représente la dématérialisation des factures en entreprise, mieux vaut y passer du temps. La démarche de digitalisation des processus s’effectue en 4 temps.

1) Diagnostic des processus internes

C’est la toute première et sans doute la plus importante des étapes. Il s’agit de passer au crible le processus de gestion des factures en place actuellement, et d’en dégager les forces et faiblesses. Autrement dit faire un audit de votre comptabilité, votre logiciel comptable, les intervenants en place, le nombre de factures traitées par mois, de fournisseurs, vos délais moyens de paiement, etc.

Pour cela, on commence par mesurer le rapport complexité/efficacité et donc le gain en termes de performances. Mais surtout, au-delà de l’aspect financier et technique, pensez à ce que va changer l’automatisation des processus sur votre organisation interne :

  • Combien de factures traitez-vous tous les mois ?

  • Combien de fournisseurs avez-vous ? Quelles sont vos relations ?

  • À combien estimez-vous environ le volume total de vos paiements mensuels ?

  • Comment allez-vous gérer les accès équipes au logiciel ?

  • Votre expert-comptable pourra-t-il avoir accès ?

  • Comment allez-vous répartir les tâches de validation et de paiement des factures ?

  • Par rapport à l’organisation du télétravail, vaut-il mieux un progiciel ou une solution SaaS ?

2) Choix de la solution et mise en place des contrôles ou paramétrages

Concernant l’outil de dématérialisation, vous avez le choix : la licence ou la solution SaaS. À l’heure actuelle, la plupart des entreprises préfèrent la première : l’achat d’un logiciel en interne est sécurisant. Pourtant, au vu des coûts et des conditions de travail actuelles, les solutions SaaS semblent plus indiquées, notamment pour les PME :

  • Pas de frais de licence, ni de formation : le SaaS est hébergé sur le Cloud, et la prise en main des outils est très simple.

  • Possibilité de travailler à distance, depuis n’importe quel support (PC, tablette, smartphone) ;

  • Possibilité d’automatiser les processus de paiement grâce à la compatibilité avec les logiciels comptables.

La mise en place d’une solution implique une refonte des processus de paiement interne, donc des intervenants, du workflow de validation, des délais estimés de paiement, etc. Projetez-vous aussi sur les conséquences d’une telle refonte sur votre gestion des stocks.

Si besoin, cette étape est aussi l’occasion de mettre en place des processus de signature électronique ainsi qu'une gestion électronique des documents.

3) Phase de test et d’ajustement

Si vous avez toujours procédé avec un format papier pour la facturation, il est possible que vos équipes soient quelque peu déstabilisées par ces nouveaux processus. Il est capital, pour le bon fonctionnement de l’entreprise, de les associer dans la mise en place de vos processus de dématérialisation (de factures et autres).

4) Déploiement des solutions digitales

C’est l’ultime étape, et la plus pédagogique : il s’agit avant tout de faire adhérer les collaborateurs mais aussi les fournisseurs, de leur démontrer les bénéfices d’un nouveau modèle de gestion des factures. Vos fournisseurs sont acteurs de votre activité : il est important de les impliquer dans vos processus de paiement, dans les changements internes de votre entreprise. Expliquez-leur les avantages en termes de gain de temps, d’économies, de réduction des délais de paiement, etc.

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