secteur privé

Facture électronique obligatoire : ce qui change pour le secteur privé

La France émet entre 2 et 3 milliards de factures papiers par an. L’obligation dématérialisation des factures est déjà en place dans le secteur public depuis 2020, elle s’étendra désormais au secteur privé, avec les changements qui l’accompagnent. Que va changer la facturation électronique obligatoire pour les TPE / PME ? Pourra-t-on refuser la facture électronique ? Libeo fait le point.

Traitement des factures dans le secteur privé : où en est-on ?

Chaque année en France, ce sont environ 2,5 milliards de factures BtoB qui sont éditées, dont « seulement » 3% au format électronique. Mais la loi de finances 2020 (l’article 153 pour être plus précis) va radicalement changer la donne puisque la facture électronique va obligatoire en 2023.

Pourtant, les entreprises françaises ne sont pas réticentes à l’utilisation de la facture électronique, pourvu qu’elles conservent un double au format papier. C’est ce que révèle un rapport de la FNFE, publié en 2018 :

  • 74% des entreprises déclarent échanger des factures sous format électronique…
  • …mais 86% accompagnent encore leurs factures en papier (double envoi électronique + papier) !

Parmi les formats d’envoi et de réception des factures les plus couramment utilisés, on trouve :

  • le format papier à plus de 80% ;
  • le PDF à 70% pour les factures entrantes, 50% pour les factures sortantes ;
  • l’EDI à 40% en envoi ; 20% en réception.

Si on regarde de plus près, peu d’entreprises suppriment réellement le papier : il reste une valeur sûre, tangible et pérenne. Plus concret qu’un fichier PDF ou EDI qui peut se perdre dans un flot de mails. Pour autant, s’il présente un aspect rassurant (car tangible), le format papier est également source de coûts et de délais supplémentaires pour les services comptables.

Traitement manuel des factures : 4 points bloquants

En règle générale, les services comptables recensent 4 principaux problèmes liés au format papier :

  • le délai de traitement : comptez en moyenne 2 semaines entre la réception d’une facture et son paiement. Sans parler des délais de contestation. Un problème particulièrement présent dans les micro-entreprises et les petites structures type TPE, qui dépendent beaucoup de la réactivité de leurs clients.
  • L’archivage : une entreprise traite en moyenne 67 factures par mois (jusqu’à 130 dans le secteur du digital). Ce qui représente 804 factures par an qu’il faut trier, classer, ranger et stocker dans des armoires. Il n’est pas rare que certaines entreprises dédient une salle entière à l’archivage des factures, parfois jusqu’à devoir en louer une, ce qui implique des coûts supplémentaires.
  • Les erreurs de saisie des factures dans le logiciel comptable, qui viennent fausser les écritures et nécessitent un rapprochement bancaire.
  • La perte de documents : entre l’envoi, l’ouverture, le traitement et l’archivage, il n’est pas rare que les « feuilles volantes » se perdent. Non seulement ces pertes compliquent la tâche des services comptables, mais elles peuvent aussi coûter cher en cas de contrôle fiscal.

Dématérialisation des factures : obligation dès 2023 pour le BtoB

Facture électronique obligatoire depuis 2020 : Chorus Pro

Depuis 2017, l’État encourage la digitalisation des processus de facturation. De cette transition est né le Portail Chorus Pro.  Conçu pour les entreprises du BtoG (Business To Government), pour qui la facture électronique est obligatoire depuis 2020, Chorus Pro est la plateforme d’envoi aux Etablissements Publics par défaut.

⇒Le saviez-vous ? Parmi les 80 000 fournisseurs de l’état utilisant Chorus, 80 % sont des PME.

Facture dématérialisée, facture électronique, quelle différence ?

Il ne faut pas les confondre :

  • la facture électronique est une facture d’origine qui n’a jamais existé sous format papier : elle a été créée, envoyée, reçue et conservée en ligne, dans les conditions légales en vigueur.
  • La facture dématérialisée est une facture papier qui a été numérisée. Cette démarche est autorisée pour les entreprises depuis le 1er janvier 2018.

Comment faire pour qu’une facture dématérialisée soit valide ?

Pour que vos factures dématérialisées soient recevables, dans le cadre d’un audit comptable par exemple, elles doivent répondre à un certain nombre de critères de fond et de forme. Scanner vos factures papier ne suffit pas à les rendre conformes à la réglementation fiscale. Pour numériser correctement vos factures papier, vous devrez garantir :

  • l’authenticité de l’origine de la facture : l’émetteur doit être identifiable.
  • L’intégrité du contenu de la facture : l’intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture n’a pas été modifiée.
  • La lisibilité de la facture : elle doit être accessible et compréhensible par toutes les parties impliquées.

Concrètement, ça veut dire quoi ? La reproduction digitale de la facture doit être la copie conforme de sa version d’origine (papier ) : format, couleurs, contenu, présence de logo, de signature, etc., sans perdre la moindre information. Votre copie numérique doit mentionner la date et l’heure de sa création, et être conservée en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), assorti soit :

  • d’un cachet « certificat conforme »,
  • d’une empreinte numérique,
  • d’une signature électronique conforme,
  • d’un dispositif sécurisé équivalent autorisé par une autorité de certification.

Par décret, la facturation électronique va devenir obligatoire. Ce qui implique qu’il ne suffira plus de numériser ses factures papier pour être conforme aux règles fiscales. Il faudra mettre en place un système de facturation entièrement numérisé.

TPE / PME : comment anticiper le changement ?

Les TPE / PME auraient de quoi se réjouir de la dématérialisation des factures fournisseurs : le montant estimé de retard de paiement en France dans ces structures est estimé à 20 milliards d’euros, porté ou subi à hauteur de 80% par les PME/TPE et 20% par les ETI.

La mise en place sera évidemment progressive, pour laisser le temps aux services comptables des entreprises de se familiariser avec les nouveaux outils et procédés. Mais on déconseille fortement aux entreprises du secteur privé d’attendre décembre 2022 pour commencer à automatiser leur comptabilité. Au contraire, anticipez dès à présent la transformation digitale de vos services comptables avec une solution Procure-to-Pay (PtoP) comme Libeo. Les avantages sont là, et on ne parle pas seulement des étapes de mise sous plis, des coûts de timbres, et de la logistique de traitement du courrier, ou des mètres carrés nécessaires à l’archivage des documents.

À moyen et long terme, la dématérialisation B2B optimise considérablement la productivité de l’entreprise :

  • Gain de temps (diminution des étapes manuelles, recherche directe dans un référentiel électronique de documents) ;
  • Convergence vers un processus unique tout numérique (gain de formation des équipes, de contrôle et pilotage via des indicateurs homogènes) ;
  • Diminution des risques de fraude ;
  • Facilité à mettre en place des actions correctives en cas d’erreurs ou de défaillances.

En bref…

La dématérialisation des factures fournisseurs représente 4 enjeux considérables pour le secteur privé :

  1. optimisation des processus d’échanges,
  2. réduction des coûts administratifs et de gestion,
  3. amélioration des délais de paiement,
  4. meilleur recouvrement de la TVA

Libeo simplifie la gestion de vos fournisseurs

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